Netiquette que haureu de saber
Tot i que tothom utilitza el correu electrònic per almenys algunes comunicacions empresarials cada mes, alguns de nosaltres utilitzarem el correu electrònic com a eina diària per fer el nostre treball professional. Utilitzarem un correu electrònic per comunicar-nos amb clients, companys d'empresa, superiors i possibles nous contractes o possibles nous empresaris. I sí, aquestes persones ens jutjaran per la nostra capacitat d'elaborar un missatge escrit i clar.
L'etiqueta de correu electrònic, o 'netiquette', ha existit durant els 27 anys de la World Wide Web. Netiquette és un conjunt de pautes àmpliament acceptades per mostrar el respecte i la competència en el vostre correu electrònic. Malauradament, hi ha gent que mai no ha tingut temps d'aprendre netiquette de correu electrònic per a la configuració comercial. Fins i tot pitjor: hi ha persones que confonen la netiquette de correu electrònic amb l'estil lliure i informal de missatges de text.
No deixeu que un correu electrònic mal elaborat mati la vostra credibilitat amb un client o un empleat potencial superior o potencial. Aquí teniu les regles de netiquette del correu electrònic que us serviran bé i us estalviarà vergonya en el lloc de treball.
01 de 10
Introduïu l'adreça de correu electrònic com a última cosa que feu abans d'enviar.
Això sembla contra-intuïtiu, però això és excel·lent. Espereu fins al final de l'escriptura i correcció abans d'afegir l' adreça de correu electrònic al encapçalament del correu electrònic. Aquesta tècnica us estalviarà la vergonya d'enviar el missatge de manera accidental massa aviat abans que hàgiu acabat el contingut i la revisió.
Això és especialment important per a un correu electrònic més llarg que té contingut sensible, com ara enviar una sol·licitud de treball, respondre a la pregunta d'un client o comunicar-vos malament al vostre equip. En aquests casos, l'ajornament de l' adreça de correu electrònic afegeix seguretat quan necessiteu allunyar-se del vostre correu electrònic durant un temps per recollir els vostres pensaments i assajar les vostres paraules al cap.
Si respon a un missatge de correu electrònic i considera que el contingut té sensibilitats, simplement elimineu l'adreça de correu electrònic del destinatari de forma temporal fins que estigui preparat per enviar i, a continuació, torneu a afegir l'adreça. També podeu tallar i enganxar l'adreça de correu electrònic del destinatari en un fitxer Bloc de notes o una pàgina d'OneNote, escriure el correu electrònic i, a continuació, tallar i enganxar l'adreça de correu electrònic de nou.
Creu-nos en això: una línia de correu electrònic en blanc mentre que la creació de l'autor us estalviarà una pena considerable un dia.
02 de 10
Triple comprova que envieu un correu electrònic a la persona correcta.
Això és especialment important si treballeu en una gran empresa o departament governamental. Quan envieu un missatge de correu electrònic confidencial a "Mike" o "Heather" o "Mohammed", el vostre programa de correu electrònic vol escriure de forma predictiva l'adreça completa. Els noms més populars com aquests tindran molts resultats a la vostra llibreta d'adreces de la vostra empresa , i podríeu enviar-vos-ho de manera contundent més tard al vostre vicepresident o una resposta confidencial a la gent que no comptabilitza.
Gràcies a la regla de netiquette número 1 anterior, heu deixat d'adreçar-se al final, de manera que la verificació triple de l' adreça de correu electrònic del destinatari hauria de funcionar sense problemes com a últim pas abans d'enviar-lo.
03 de 10
Eviteu "Resposta a tots", especialment en una gran empresa.
Quan rebeu una emissió enviada a desenes de persones, és prudent respondre només al remitent. Això és especialment cert si es tracta d'una empresa emesa amb grans llistes de distribució.
Per exemple: el gerent general envia per correu electrònic tota l'empresa sobre l'estacionament en el lot sud, i demana a la gent que respecti les parades numerades i assignades que paguen els empleats. Si feu clic a "respon a tots" i comença a queixar-se d'altres empleats que penetren en el seu vehicle personal i esbrinar la seva pintura, podria ferir el seu progrés professional fent-se companyia de shmuck.
Ningú vol rebre missatges que no els apliquin . Més encara, ningú no agraeix queixar-se al grup o escoltar sobre els vostres greuges personals emesos en un format de difusió.
Eviteu aquest pas fals i utilitzeu la resposta individual al remitent com a acció predeterminada. Definitivament, també vegeu la regla núm. 9 a sota.
04 de 10
Utilitza salutacions professionals en comptes d'expressions col·loquials.
La millor manera d'iniciar un correu electrònic professional és una versió de les següents:
1. Bona tarda, senyora Chandra.
2. Hola, equip de projecte i voluntaris.
3. Hola, Jennifer.
4. Bon dia, Patrick.
NO, en cap cas, utilitzeu el següent per iniciar un correu electrònic professional:
1. Hola,
2. Sup, equip!
3. Hola, Jen.
4. Mornin, Pat.
Les expressions col·loquials com 'hey', 'yo', 'sup' poden semblar amigables i càlides, però en realitat erosionen la vostra credibilitat en un entorn empresarial. Si bé podeu utilitzar aquests col·loquialismes en una conversa una vegada que tingui una relació de confiança amb l'altra persona, és una mala idea utilitzar aquestes paraules en un correu electrònic empresarial.
A més, és una forma incorrecta d'obtenir dreceres ortogràfiques, com ara 'mornin'. És una forma molt dolenta d'escurçar el nom d'algú (Jennifer -> Jen) tret que la persona hagi demanat expressament que ho faci.
Igual que amb les comunicacions empresarials intel·ligents, és intel·ligent errar pel fet de ser massa formal i demostrar que creu en l'etiqueta i el respecte.
05 de 10
Revisa cada missatge, com si la teva reputació professional depengués d'ella.
I, de fet, la vostra reputació es pot desmantellar fàcilment per la gramàtica pobra, la mala ortografia i les paraules mal escollides.
Imagineu-vos com es farà el vostre professionalisme si envieu accidentalment ' Heu de consultar la vostra metà , Ala ' quan realment volíeu dir " heu de consultar les vostres matemàtiques, Alma" . O si dius que " puc fer una intervenció demà ", quan volies dir que " puc fer una entrevista demà ".
Realitza la comprovació de tots els missatges que envieu; fes-ho com si la teva reputació professional depèn d'ella.
06 de 10
Una línia de tema clara i clara aconseguirà meravelles (i l'ajudarà a llegir).
La línia de tema és un títol de comunicació i una manera de resumir i etiquetar el vostre correu electrònic per tal que es pugui trobar més tard. Hauria de resumir clarament el contingut i qualsevol acció desitjada.
Per exemple, una línia de tema: "cafè" no és molt clar.
En lloc d'això, proveu "Preferències del cafè del personal: la vostra resposta és obligatòria".
Com a segon exemple, la línia d'assumpte "la vostra sol·licitud " és massa vaga.
En comptes d'això, proveu una línia d'assumpte més clara com: " La vostra sol·licitud d'estacionament: es requereixen més detalls" .
07 de 10
Utilitzeu només les dues fonts clàssiques: variants Arial i Times Roman, amb tinta negra.
Pot ser temptador per afegir cares de font i colors amb estil al vostre correu electrònic per fer-lo cridaner, però és millor utilitzar Arial o Times New Roman de 12 punts o 10 punts. Algunes variants similars com Tahoma o Calibri estan bé, també. I si està cridant l'atenció sobre una frase o bala específica, llavors la tinta vermella o la font en negreta poden ser molt útils amb moderació.
El problema és quan els vostres correus electrònics comencen a ser incoherents i desenfocats o comencen a transmetre un desacord o una actitud pertorbadora de la vostra part. En el món dels negocis, la gent vol que les comunicacions siguin de confiança i siguin clares i breus, no decoratives i distractives.
08 de 10
Eviteu el sarcasme i els tons negatius / atrevits, a tota costa.
El correu electrònic sempre no permet transmetre la inflexió vocal i el llenguatge corporal. El que vostè pensa que és directe i senzill pot arribar a ser tan dur i significatiu una vegada que es posa en el seu correu electrònic. No utilitzar les paraules "si us plau" i "gràcies" causaran corrents negatives. I el que consideres humorístic i de llum pot transmetre de forma condescendent i groller.
El lliurament d'un to respectuós i un comportament personal en el correu electrònic pren pràctica i molta experiència. Ajuda quan llegeix el missatge en veu alta a tu mateix, o fins i tot a una altra persona abans d'enviar-lo. Si hi ha alguna cosa sobre el correu electrònic que sembla mitjà o dur, torneu-la a escriure.
Si encara està atrapat amb com transmetre el to d'alguna cosa en un correu electrònic, consideri seriosament recollir el telèfon i lliurar el missatge com una conversa.
Recordeu: el correu electrònic és per sempre, i una vegada que envieu aquest missatge, mai no podreu recuperar-lo.
09 de 10
Assumiu que el món llegirà el vostre correu electrònic, així que planifiqueu-lo degudament.
En realitat, el correu electrònic és per sempre. Es pot reenviar a centenars de persones en qüestió de segons. Pot ser convocat per la llei i els auditors fiscals si alguna vegada hi hagi una investigació. Fins i tot es pot convertir en notícies o mitjans socials.
Aquesta és una responsabilitat àmplia i esgarrifosa, però és la que tenim a l'abast: el que escriviu en un correu electrònic podria convertir-se fàcilment en coneixement públic. Escolliu acuradament les vostres paraules, i si creieu que hi ha alguna possibilitat que us pugui mossegar, considereu seriosament no enviar-ne el missatge.
10 de 10
Sempre acabeu amb un curt "gràcies" i un bloc de signatura.
El poder de niceties com "gràcies" i "si us plau" són immeasureables. A més, els segons addicionals addicionals per incloure el vostre bloc de signatura professional parlen volums sobre la seva atenció als detalls i que us pren la propietat de les vostres comunicacions marcant el vostre nom i la vostra informació de contacte.
Hola, Shailesh.
Gràcies per la vostra consulta sobre els nostres serveis de brodat a TGI Sportswear. Estaria molt feliç de parlar amb vostè per telèfon per explicar-vos més sobre les opcions de les nostres jaquetes esportives per al vostre equip. També podríem visitar el nostre showroom més endavant aquesta setmana, i us puc mostrar les nostres mostres en persona.
Quin número puc trucar? Estic disponible per parlar després de les 13:00 hores d'avui.
Gràcies,Paul Giles
Director de Serveis al Client
TGI, incorporat
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"La vostra marca és el nostre focus"