Les etiquetes de Microsoft Word faciliten la cerca i organització dels vostres documents
Les etiquetes de Microsoft Word afegides als documents us poden ajudar a organitzar i localitzar fitxers de documents quan els necessiteu.
Les etiquetes es consideren metadades, igual que les propietats del document, però les etiquetes no es guarden amb el vostre fitxer de document. En canvi, aquestes etiquetes són manejades pel sistema operatiu (en aquest cas, Windows). Això permet utilitzar etiquetes a diferents aplicacions. Això pot ser un gran avantatge per organitzar fitxers relacionats, però cadascun d'ells és un tipus de fitxer diferent (per exemple, presentacions de PowerPoint, fulls de càlcul d'Excel, etc.).
Podeu afegir etiquetes a través de l'Explorador de Windows, però també podeu afegir-les directament a Word. La paraula us permet assignar etiquetes als vostres documents quan les deseu.
L'etiquetatge és tan senzill com desar el fitxer:
- Feu clic a Fitxer (si feu servir Word 2007, feu clic al botó d' Office a la part superior esquerra de la finestra).
- Feu clic a Desa o Desa com a Obre la finestra de desar.
- Introduïu un nom per al fitxer desat si encara no el teniu.
- A sota del nom del fitxer, introduïu les vostres etiquetes al camp etiquetat Etiquetes . Podeu introduir tants com vulgueu.
- Feu clic a Desa .
El vostre fitxer ara té les etiquetes que heu seleccionat.
Consells per etiquetar fitxers
Les etiquetes poden ser el que vulgueu. Quan introduïu etiquetes, Word us pot oferir una llista de colors; aquests es podrien utilitzar per agrupar els vostres fitxers, però no heu d'utilitzar-los. En el seu lloc, podeu crear els vostres propis noms d'etiqueta personalitzats. Aquestes poden ser paraules individuals o paraules múltiples.
Per exemple, un document de factura pot tenir l'etiqueta obvia "factura" adjunta a ella. També és possible que vulgueu etiquetar factures amb el nom de l'empresa a la qual s'envien.
Quan introduïu les etiquetes a Word per a la PC (Word 2007, 2010, etc.), separeu diverses etiquetes amb punts i coma. Això us permetrà utilitzar etiquetes de més d'una paraula.
Quan introduïu una etiqueta al camp en Word per a Mac, premeu la tecla Tabulador. Això crearà la unitat d'etiquetes i, seguidament, mourà el cursor cap endavant per tal que pugueu crear més etiquetes si voleu. Si teniu una etiqueta amb diverses paraules, escriviu-les totes i premeu la pestanya perquè totes formen part d'una etiqueta.
Si teniu molts fitxers i voleu utilitzar etiquetes per ajudar-vos a organitzar-los, us recomanem que pensem en els noms d'etiquetes que usareu. Un sistema de tags de metadades que s'utilitza per organitzar documents es denomina de vegades taxonomia en la gestió de continguts (tot i que té un significat més ampli en el camp). Al planificar els noms d'etiquetes i mantenir-los de forma coherent, serà més fàcil mantenir la vostra organització de documents ordenada i eficaç.
La paraula us pot ajudar a mantenir coherents les vostres etiquetes fent suggeriments d'etiquetes usades anteriorment quan introduïu una etiqueta mentre deseu un fitxer.
Canvi i edició d'etiquetes
Per editar les etiquetes, haureu d'utilitzar el panell Detalls a l'Explorador de Windows.
Obriu l'Explorador de Windows. Si el panell Detalls no és visible, feu clic a Veure al menú i feu clic a Panell de detalls . Això obrirà el panell al costat dret de la finestra de l'Explorador.
Seleccioneu el document i consulteu el panell Detalls de l'etiqueta Etiquetes. Feu clic a l'espai després de les etiquetes per fer canvis. Quan hàgiu acabat els canvis, feu clic a Desa a la part inferior del panell Detalls.