Introduïu-vos, configureu el context i feu-lo breu
La missatgeria instantània pot ser un mètode de comunicació estàndard per a vosaltres, però algunes persones encara la troben intimidant. Si està acostumat a enviar missatges de text o amics i companys de missatgeria instantània, és possible que no us adoneu de com un text pot semblar sortir del camp de l'esquerra a un contacte nou. Aquest tipus de sorpresa és especialment preocupant en un context empresarial. Quan utilitzeu els textos a les empreses, mantingueu en compte l'etiqueta de missatgeria de sentit commonsense i seguiu unes simples regles de conducta.
Sol·liciteu permís per enviar un missatge de text
Té la persona que vol text ha acordat contactar-se d'aquesta manera? No assumeixi que tothom porta un telèfon mòbil en tot moment per rebre missatges de text o està en línia per accedir als missatges instantanis a través d'una xarxa, Facebook o altres programes de missatgeria instantània. Pregunti en persona o en una conversa telefònica sobre com prefereixen contactar-los. Podeu descobrir que tenen un pla de missatges de text limitat o que l'ús de missatgeria instantània no es desanima a les seves estacions de treball.
Introduïu-vos a l'enviar un missatge inicial
Introdueix-te en el teu missatge i fes-ho breu. Tot i que el vostre nom, sobrenom o número de telèfon es mostri, depenent del mètode de missatgeria que utilitzeu, el vostre destinatari estigui veient el text fora de context. Comenceu el missatge amb una introducció i un marc de referència, com ara:
- "Jo sóc Joan Smith de XYZ Consultants. Tens temps per discutir la pregunta que em vas preguntar per telèfon la setmana passada?"
- "És la comptabilitat de Brad Jones, tinc una pregunta sobre la vostra sol·licitud de reemborsament. Tens temps per respondre ara o us he de trucar més tard?"
En fer-ho, eviteu que el vostre missatge sembli una pregunta aleatòria i possiblement incorrecta d'una persona que el destinatari només recordi vagament o no.
Tot i que molts programes de missatgeria instantània tenen un arxiu que permet que els usuaris esbrinin qui sou i el que ha estat parlant en el passat, sol ser una bona idea presentar-vos encara més breument en converses posteriors, especialment si heu canviat sobrenom o número de telèfon.
Mantenir el primer missatge d'un fragment de cadena
Comenceu amb la introducció i el context només fins que la persona respongui. En cas contrari, podeu redactar i enviar un missatge detallat que mai no es veu. Aquesta és una bona pràctica per a totes les cadenes de missatges.
Seguiu-me bé si no obté cap resposta
L'enviament d'un missatge de text o missatgeria instantània i sense rebre cap resposta pot significar diverses coses. La persona podria estar ignorant-vos, però és probable que la persona no controli el telèfon o l'ordinador per veure el missatge. Després d'un període de temps adequat, feu un seguiment amb un missatge addicional, però també intenteu contactar amb la persona per correu electrònic o per telèfon. Quan sigui apropiat, també podeu deixar al taulell de la persona.
Aquests protocols es remunten a la manera com es vol contactar amb la gent. Tot i que la missatgeria pot ser l'única manera de comunicar-se, no és la primera opció de tothom. Si voleu tenir relacions laborals productives, enteneu i respecteu que les persones tenen preferències diferents.