L'ús del text enllaçat en diversos fitxers de MS Word estalvia temps
Actualitzar el mateix text en diversos documents de Word pot trigar molt de temps, molt de temps si té molts documents per editar. Afortunadament, MS Word inclou una funció d'enllaç molt útil que pot fer que tot aquest procés sigui realment senzill, però cal preparar-lo.
Aquest tipus d'enllaços és útil si el text és el mateix en tots els documents i , quan el text ha d'actualitzar-se, cal actualitzar tot el text . Es tracta d'un escenari molt específic, però que us pot estalviar molts temps si ho feu servir.
Per exemple, assegureu-vos que teniu 20 documents de Microsoft Word configurats per imprimir 20 fulls diferents d'etiquetes d'adreces, i cada pàgina té dotzenes d'etiquetes. Si creieu que és possible que hàgiu d'actualitzar aquestes adreces, podeu evitar fer-ho manualment fent un document separat que enumera les 20 adreces. A continuació, només cal que enllaça els 20 documents amb una sola pàgina d'adreces, de manera que quan actualitzeu una adreça allí, també s'actualitzarà qualsevol document que la vinculi.
Un altre exemple per ajudar a entendre el concepte d'enllaçar documents de Word es pot veure si teniu diversos documents de Word amb el vostre nom escrit en cadascun, però us casareu aviat. En lloc d'haver de tornar a cada document més tard per canviar el vostre cognom, només heu de posar un enllaç a un document diferent i, quan actualitzeu el vostre cognom allà, el vostre nom canviarà a tots els altres documents.
Com podeu veure, és una manera senzilla de reemplaçar text en diversos documents de Word alhora. De nou, però, és realment útil només si inseriu el mateix bloc de text a tot el lloc i el text haurà d'actualitzar-se en algun moment.
Nota: aquest tipus d'enllaç de text no és el mateix que els hipervincles que obren pàgines web o altres fitxers quan es fa clic.
Com inserir un enllaç de text a Word
- En un nou document de Microsoft Word , introduïu el text al qual us voldreu enllaçar des dels altres documents. Formateu-lo exactament com vulgueu que aparegui en tots els documents. Per obtenir el préstec del primer exemple anterior, aquest document és on heu d'escriure les 20 adreces diferents.
- Deseu el fitxer per generar l'enllaç. No importa on la deseu, però assegureu-vos de saber on està.
- Important: si moveu el fitxer que conté el text, heu de tornar a inserir un enllaç actualitzat al text en tots els documents enllaçats, pel que és millor considerar-ho abans de triar on guardar-lo.
- Ressalteu el text que voleu enllaçar perquè es seleccioni.
- Feu clic amb el botó dret o premeu i manteniu premut el text seleccionat i, a continuació, seleccioneu Copia al menú. Una altra opció és utilitzar el vostre teclat : utilitzeu Ctrl + C en una PC o Command + C en una Mac.
- Des d'un document diferent o fins i tot el mateix, col·loqueu el cursor allà on vulgueu que el text enllaçat aparegui. Sempre podeu canviar la ubicació més tard, de la mateixa manera que podeu en moure qualsevol text.
- Des de la pestanya Inici a edicions més noves de Word, seleccioneu la fletxa petita a "Enganxa" i, a continuació, seleccioneu l'opció Enganxa especial ... En versions anteriors, utilitzeu el menú Edita per seleccionar l'element Pegar especial .
- Des del quadre de diàleg "Enganxa especial", seleccioneu l'opció Pegar vincles .
- A la part dreta d'aquesta pantalla hi ha diverses opcions, però el text amb format (RTF) és el que enganxa el text enllaçat exactament com apareix al document original.
- Repetiu aquest procés tantes vegades com necessiteu en el mateix document o per a cada document separat que voleu enllaçar amb el text original.