Consells senzills per organitzar un seminari basat en web
En una època en què els pressupostos d'esdeveniments s'estan reduint i l'accés a Internet de banda ampla augmenta, els webinars són cada vegada més populars. Els seminaris són seminaris basats en la web, que solen incloure més de 30 participants i s'utilitzen per a realitzar presentacions, tallers, conferències i reunions a gran escala. Atès que els seminaris web es duen a terme en línia, permeten a les empreses estalviar diners en viatges, hostaleria i llocs, tots els costos són comunament associats amb seminaris cara a cara. No obstant això, a causa de la seva gran assistència, els seminaris web necessiten una planificació acurada per tenir èxit. És per això que aquells que planifiquen l'allotjament d'un lloc web necessiten dedicar-se el temps a assegurar-se que compleixin tots els passos necessaris que garanteixin l'èxit del webinar.
Per ajudar-vos a organitzar el vostre lloc web, he ressaltat els passos més importants que cal seguir a continuació.
Tria una data amb molta antelació
El primer que heu de fer quan planifiqueu un seminari web o una sèrie de seminaris web és referir-se a un calendari de vacances i esdeveniments amb molta antelació. Tingueu en compte que us convidarà a diverses persones amb horaris ocupats, així que us indiqueu prou com per donar temps al vostre seminari web. Per exemple, la setmana anterior al descans de Nadal podria estar molt ocupada, ja que la gent tracta d'atreure molts caps solts abans de sortir de vacances. Si teniu en compte les dates seleccionades, podeu assegurar la màxima assistència.
Assegureu-vos que tingueu el temps adequat
Considereu les diferències de zona horària; si es troba a la costa oest, però també convida els participants de la costa est (i viceversa), no programeu un seminari web quan els vostres participants estiguin fora de l'oficina. A més, no programeu el vostre lloc web massa proper al final del dia, és a dir, quan els vostres participants vulguin acabar i veure el que encara heu de fer per tornar-lo a casa a temps. Si esteu convidant a persones d'altres països, escolliu un temps que generalment funcioni per a tots els participants (cosa que és poc freqüent), o bé planifiqueu mantenir el vostre lloc web diverses vegades per tenir en compte diferents zones horàries.
Trieu l'eina webinar
La majoria de les eines de reunions en línia tenen opcions de webinar, només haureu d'escollir el pla que correspon al nombre de participants que espera convidar. Proveu les diferents eines disponibles i trieu el que tingui les funcions i la funcionalitat que més us convingui. Depenent del tipus de lloc web que es mostrarà, és possible que hagueu de canviar fàcilment els oradors o bé registreu el lloc web per publicar-los en línia. Investigueu totes les funcions de diverses eines diferents, i certament trobarà el programari perfecte per a la vostra ocasió. Assegureu-vos que una vegada que hàgiu triat l'eina, el vostre proveïdor estigui disposat a entrenar-vos perquè pugueu aprofitar al màxim el vostre lloc web.
Practica l'execució d'un seminari web
Com a amfitrió, s'espera que el seminari funcioni sense problemes. No hi ha excuses per no saber canviar entre parlants, fer una enquesta o enregistrar el seminari web, per exemple. Convideu a alguns companys que us ajudin a provar l'eina diverses vegades després de la vostra formació amb el proveïdor. Assegureu-vos també que tots els vostres presentadors estiguin familiaritzats amb l'eina webinar.
Desenvolupar un programa i una invitació
Abans d'invitar al vostre públic, configureu el vostre lloc web acuradament. Penseu en el temps que durarà el vostre lloc web i els elements principals que voleu discutir en l'ordre en què voleu comentar-los. També planifiqueu una sessió de Q & A, ja que els assistents probablement tindran algunes preguntes al final de la vostra presentació. A continuació, indiqueu l'ordre del dia a la invitació. Aquesta és la manera més fàcil per als participants de saber si el seu webinar serà rellevant per a ells. La invitació també hauria d'incloure un enllaç que permeti als participants connectar-se al webinar, així com un número de trucada, en cas que prefereixin escoltar-lo per telèfon.
Convida al teu públic
Penseu acuradament sobre el que voleu presentar i escolliu el vostre públic en conseqüència. Assegureu-vos de fer un seguiment de les vostres respostes, de manera que sàpiguen qui assistirà al vostre seminari web. Seguint de prop la llista de participants, podreu planificar el vostre seguiment per avançat.
Planifiqueu la vostra presentació
Tingueu en compte que les millors presentacions de reunions en línia són molt visuals i atractives. Si utilitzeu PowerPoint, per exemple, no creeu diapositives només amb paraules. Inclou imatges que siguin rellevants per al que esteu presentant. També podeu utilitzar vídeo i fins i tot jocs en línia, si escau, per donar vida a la vostra presentació. Alguns planificadors de llocs web fins i tot envien materials a les oficines dels participants abans de la reunió. Aprèn a pensar creativament, i el teu seminari virtual arribarà a la vida.
Registreu el vostre webinar
En fer una enregistrament del vostre lloc web disponible, els que vulguin tornar a visitar algunes de les discussions o els que no podrien fer-ho, són capaços d'escoltar allò que es deia en el seu moment. Si esteu enllaçant el vostre lloc web a una campanya de màrqueting en línia, podeu utilitzar la gravació en qualsevol correu electrònic que envieu, reforçant el vostre missatge.
Segueix
Igual que amb les reunions en línia, el seguiment d'un seminari és extremadament important. Recorda als teus participants del que s'ha discutit i realitza una enquesta per recollir els seus pensaments sobre com va anar el seminari web. Si esteu planificant un altre seminari web que podria ser d'interès per al vostre públic, assegureu-vos-en de deixar-los saber quan poden esperar una invitació.
Reviseu els vostres comentaris
Sempre assegureu-vos de revisar qualsevol comentari que hàgiu rebut als vostres webinars. Així podeu millorar els vostres propers. Presteu especial atenció als comentaris relacionats amb la presentació, ja que constitueixen el nucli del webinar.