Decidir quin paquet EDMS és correcte perquè el treball que feu és la clau per implementar amb èxit els procediments de gestió de documents a la vostra oficina. Mirem els cinc millors paquets que hi ha i pesin els avantatges i els inconvenients abans de comprar.
01 de 05
Col·laboració de la volta
Autodesk Vault Collaboration es presenta en dos sabors: volta per a AEC i volta per a fabricació. Depenent del tipus de feina que feu, un d'aquests definitivament us proporcionarà totes les eines d'EDMS que necessiteu. Atès que Vault és un producte d'Autodesk, podeu estar segur que estan totalment desenvolupats i integrats amb el programari de disseny adequat d'Autodesk. Cada programa té una funcionalitat ampliada si utilitza Vertical AutoCAD com a paquet de disseny principal. Això no vol dir que Vault es limita a treballar amb aquests programes, no ho és. Vault també s'integra amb MicroStation i tota la línia de productes de Microsoft Office, però la seva veritable força es troba en la relació amb els diferents paquets de disseny d'Autodesk.
El meu equip treballa en el camp d'Infraestructura i Civil 3D és el nostre principal programari de disseny. Amb això en ment, estem canviant tota la nostra empresa des de Meridian i fins a Vault AEC Collaboration a causa dels beneficis addicionals que ens proporciona en compartir dades a través de fitxers que cap altre programari EDMS pot proporcionar. Atès que Civil 3D crea tota la seva informació de disseny (alineacions, superfícies, etc.) en un sol dibuix, haureu de crear manualment una referència de dades per permetre als usuaris compartir aquestes dades entre fitxers. Vault AEC té aquesta funcionalitat ja incorporada: quan tanca un fitxer dins de Civil 3D, Vault intervé i demana si voleu compartir aquesta informació de disseny amb qualsevol altre dibuix del projecte Vault. Un clic d'un botó i el que va ser un procés manual confús es realitza de forma coherent i eficient.
Hi ha desenes d'altres integracions entre els productes Vault i AutoCAD, com ara enllaç automàtic al Gestor de conjunts de fulls, de manera que podeu generar conjunts de dibuix complets en un sol pas i que els blocs de títol i els fulls de càlcul s'actualitzin automàticament quan canvieu les propietats del projecte i afegiu o suprimiu fitxers. Vault és un paquet EDMS molt potent i personalitzable i obté la meva més alta recomanació per a qualsevol persona que utilitzi els productes d'Autodesk de forma regular. Més »
02 de 05
Integració meridiana
Meridian Integration és un paquet EDMS molt potent que té algunes de les funcions d'integració més avançades disponibles al mercat. Meridian treballa amb gairebé qualsevol paquet de programari que tingui al vostre sistema i té una interfície molt desenvolupada amb tots els sistemes CAD principals que hi ha. Tot i que no se centra en cap indústria AEC en particular, Meridian té controls genèrics molt agradables per integrar-se amb el vostre estàndard AutoCAD, MicroStation i altres paquets d'elaboració. Per anar més enllà d'això, Meridian ha deixat obert una interfície d'usuari programable que podeu utilitzar per personalitzar el programa per accedir a pràcticament qualsevol funció dins d'aquests sistemes CAD.
Aquesta escalabilitat és una de les fortaleses de Meridian; realment podeu adaptar el programa al vostre propi procés de flux de treball amb una mica de programació. Si no teniu programadors al personal, la majoria dels distribuïdors ofereixen personalització a preus raonables. Hem utilitzat aquest programa en la nostra posició actual durant una bona part d'una dècada i hem aconseguit combinar algunes funcions reals d'estalvi de temps amb una inversió mínima. La reubicació de projectes, trameses per lots, signatures electròniques i mitja dotzena d'altres personalitzacions ens han estalviat innombrables milers d'hores facturables.
La capacitat de Meridian de fer un seguiment dels canvis en un fitxer, crear còpies de seguretat i revisions amb un sol clic, i veure i fitxers en xarxa sense necessitat d'obrir el dibuix real són eines fantàstiques. Us avisaré, però, que es tracta d'un sistema complex i hi ha una corba d'aprenentatge determinada per aconseguir que els vostres usuaris se sentin còmodes amb ell. Meridian és molt centrat en Autodesk Inventor però és tan configurable que adaptar-lo a diferents indústries no és un problema. Tanmateix, quan treballa amb Inventor, es fa un treball meravellós de crear catàlegs de peces, revisions de components de seguiment i creació de fitxers de visualització. Si Inventor és el vostre programa de disseny principal, Meridian definitivament és el paquet per a vostè. Més »
03 de 05
Adepto
Adept de Synergis Software és un programari de gestió d'documents d'enginyeria amb tots els processos bàsics estàndard que probablement trobeu en qualsevol sistema EDMS avançat. Permet configurar metadades completes de camps personalitzats, registrar / sortir de documents per part dels usuaris, control de versions i rutes d'auditoria per fer un seguiment de qui va fer el que i quan, a tots els vostres fitxers.
Adept se centra molt en la indústria manufacturera i s'integra amb programes com Inventor i SolidWorks , el que significa que Adept té la capacitat d'enllaçar directament amb elements de dibuix, com ara atributs i noms de blocs, per generar automàticament llistes de parts i comptes de material. Adept també té un client integrat que s'executa dins de qualsevol programari AutoCAD per donar accés directe als usuaris a les estructures de fitxers del projecte sense necessitat de sortir de l'AutoCAD. De la mateixa manera, Adept té una integració idèntica en la línia de productes MicroStation de Bentley.
Com que està molt enfocat en la fabricació, la integració d'Adept amb SolidWorks de sistemes Dassault és un dels seus components més forts. Els usuaris poden accedir a parts i muntats, executar consultes d'estat sobre ells, fins i tot cercar a través de diverses revisions i actualitzar automàticament els components del seu disseny a través del Panell de tasques d'Adept, que funciona completament dins de SolidWorks. A través d'aquest panell, podeu navegar a qualsevol part o muntatge i passar-hi el ratolí per obtenir informació sobre eines que mostri l'estat actual de cada part. També podeu fer clic amb el botó dret a qualsevol fitxer de la base de dades per obrir-lo o editar-lo sense haver de deixar el fitxer obert. Aquest és un gran estalvi de temps: podeu modificar peces del vostre disseny sobre la marxa i veure immediatament aquells canvis reflectits en els vostres plans generals sense haver de tancar un fitxer.
L'únic negatiu de l'Adept és també el seu major positiu: és realment destinat a la indústria manufacturera. Si aquest és el vostre món, Adept pot ser l'EDMS adequat per a vosaltres. Si el vostre treball és principalment en qualsevol altra indústria de l'AEC, és possible que vulgueu evitar aquest paquet i cerqueu quelcom més adequat al que feu. Més »
04 de 05
AutoEDMS
AutoEDMS de ACS Software és un programari de gestió d'equips d'enginyeria que pot atraure empreses més petites. AutoEDMS té el check-in / out estàndard, el flux de treball, la revisió i els controls de vinculació de blocs de títol que espera veure en qualsevol paquet EDMS, però més enllà d'això, manté les coses bastant senzilles. AutoEDMS no té les dades avançades i les parts que enllacen que molts dels seus competidors tenen, ni porta les eines de personalització i integració de gamma alta dels programes més grans. Això no és necessàriament una cosa dolenta. De vegades, una interfície més senzilla és tot el que necessiteu, així que, per què comprar un programa que us proporciona més del que us farà servir?
AutoEDMS és més que un sistema genèric de gestió de documents que permet el control bàsic d'una base de dades central per emmagatzemar i manipular els vostres fitxers en comptes de centrar-vos en paquets de disseny específics de la indústria. S'integra amb AutoCAD, MicroStation, SolidWorks i altres productes similars, però no ofereix cap enllaç de dades completament ampli que altres paquets EDMS fan.
Si voleu passar a un EDMS per primera vegada, pot ser una bona opció per a vostè. La interfície més simple us permetrà als vostres empleats confortables els conceptes bàsics de la gestió de documents sense confondre l'assumpte amb desenes de funcions avançades que mai no necessiteu. Comenceu amb un programari més petit, com aquest, i poseu-vos a si mateix, i al vostre personal, el temps per confondre's en un entorn EDMS abans de passar a un paquet més robust que s'especialitza en la vostra indústria. Més »
05 de 05
Control Central
Content Central d'Ademero és més que un paquet de gestió de documents recta que un sistema EDMS, però atès que permet emmagatzemar i accedir a qualsevol tipus de fitxer amb el seu programa natiu, he decidit incloure-ho aquí. Content Central és un sistema de gestió d'arxius ampli que us permet conservar tots els fitxers dins d'una estructura de carpetes de projecte definida i assignar informació ampliada a tots els fitxers d'aquesta estructura. Compta amb funcions de check-in / out estàndard i té eines per a la nomenclatura i la indexació de fitxers automàtics.
A diferència de la majoria dels altres paquets EDMS, Control Central també té una funcionalitat integrada per escanejar documents i utilitzar funcions de reconeixement automàtic per determinar el que són i on van al vostre projecte. Això pot ser una característica molt bona per tractar factures i contractes de consultors i clients. Aquest programa també té un sistema molt bonic per controlar les aprovacions i per compartir / col·laborar en fitxers amb altres usuaris.
Des del punt de vista de l'enginyeria, aquest paquet és una mica limitat. No té la integració que vulgueu amb el vostre paquet de disseny i no té un complement senzill per accedir a la base de dades des d'un altre programari. La major part de la vostra gestió de fitxers està pensada per fer-ho directament a través del client de Control Central, que acaba de llançar els fitxers del programa que els va crear quan feu doble clic. Aquest programari sembla més centrat en un model genèric de gestió d'oficines que en un d'enginyeria, però té unes característiques boniques que es poden adoptar per a una petita i mitjana empresa d'AEC. Més »