Trencant la diferència entre un full de càlcul i una base de dades
Una de les raons per les quals les empreses dubten a utilitzar Microsoft Access és la manca de coneixement de la diferència entre un full de càlcul i una base de dades. Això fa que moltes persones creguin que el seguiment de la informació del client, les ordres de compra i els detalls del projecte en un full de càlcul és adequat per a les seves necessitats. El resultat final és que és difícil mantenir el control de configuració, els arxius es perden a la corrupció i els empleats sobreescriuen accidentalment la informació pertinent. Amb una mica de coneixement sobre el poder i molts usos d'una base de dades, és més fàcil per a les petites empreses veure quan un full de càlcul és suficient per a un treball i quan cal crear una base de dades.
És important tenir una comprensió bàsica del que és una base de dades . La majoria de les persones han accedit a bases de dades abans, com les de la biblioteca pública, però simplement fer-ne ús no deixa clar com els fulls de càlcul i les bases de dades són diferents. Passar uns minuts aprendre bases de dades ajudarà a fer la comparació més clara.
Organització de dades
Potser la diferència més òbvia entre un full de càlcul i una base de dades és la forma en què s'organitzen les dades. Si les dades són relativament planes, un full de càlcul és perfecte. La manera de determinar si una taula plana és la millor, preguntar si tots els punts de dades es poden representar fàcilment en un gràfic o taula? Per exemple, si una empresa vol rastrejar els guanys mensuals al llarg d'un any, un full de càlcul és perfecte. Els fulls de càlcul estan destinats a gestionar molts dels mateixos tipus de dades, mapejant el progrés d'alguns punts clau.
En comparació, les bases de dades tenen una estructura de dades relacionals. Si un usuari extregués dades, hi hauria molts punts a tenir en compte. Per exemple, si una empresa vol fer un seguiment dels seus ingressos mensuals i comparar-los amb els competidors durant els darrers cinc anys, hi ha una relació entre aquests punts de dades, però no un únic enfocament. Fer una sola taula per informar els resultats serà difícil, si no impossible. Les bases de dades estan dissenyades per facilitar als usuaris generar informes i executar consultes.
Complexitat de dades
La forma més fàcil de comparar si les dades s'han de mantenir en un full de càlcul o una base de dades és examinar la complexitat de les dades. Això ajuda a aclarir com s'han d'organitzar les dades si un usuari encara no està segur.
Les dades del full de càlcul són senzilles. Es pot afegir fàcilment a una sola taula o taula i afegir-la a una presentació sense haver d'excloure la informació. És fàcil de mantenir, ja que només es mostren uns quants valors numèrics clau. Si només es necessiten algunes files i columnes, les dades s'emmagatzemen millor en un full de càlcul.
Les bases de dades contenen molts tipus de dades diferents que tenen relació amb les altres dades de la base de dades. Per exemple, les empreses mantenen una quantitat important de dades als seus clients, des de noms i adreces per ordre i venda. Si un usuari intenta armar milers de files en un full de càlcul, les probabilitats són bones que s'haurien de traslladar a una base de dades.
Repetició de dades
Només perquè les dades necessitin ser actualitzades no significa necessàriament que es requereixi una base de dades. Es repetirà constantment la mateixa informació? I el negoci està interessat a seguir esdeveniments o accions?
Si els punts de dades canvien, però el tipus de dades és el mateix i fa un seguiment d'un únic esdeveniment, probablement aquesta informació és plana. Un exemple és la quantitat de vendes al llarg d'un any. El període de temps canviarà i els nombres fluctuen, i no hi haurà dades repetides.
Si algunes parts de les dades segueixen sent iguals, com ara la informació del client, mentre que altres canvien, com ara el nombre de comandes i la puntualitat dels pagaments, les probabilitats s'estan realitzant accions. És quan s'ha d'utilitzar una base de dades. Les accions tenen molts components diferents per a ells, i intentar rastrejar-los requereixen una base de dades.
Objectiu principal de dades
Els fulls de càlcul són excel·lents per a esdeveniments que no requereixen el seguiment de molts aspectes. Per als projectes que necessiten una o dues cartes o taules per a una presentació abans d'arxivar-se, un full de càlcul és la millor manera d'anar. Si l'equip o l'empresa necessiten calcular resultats i determinar percentatges, aquí és on els fulls de càlcul són els més útils.
Les bases de dades són per a projectes més llargs on les dades es poden utilitzar una vegada i una altra. Si es necessiten notes i comentaris, les dades s'han de traslladar a una base de dades. Els fulls de càlcul no estaven dissenyats per fer el seguiment dels detalls, només uns quants punts numèrics clau.
Nombre d'usuaris
El nombre d'usuaris podria acabar sent el factor decisiu sobre si s'ha d'utilitzar un full de càlcul o una base de dades. Si un projecte requereix que un gran nombre d'usuaris puguin actualitzar dades i fer canvis, això no s'hauria de fer en un full de càlcul. És molt més difícil mantenir un control de configuració adequat amb un full de càlcul. Si hi ha pocs usuaris per actualitzar les dades, generalment entre tres i sis, un full de càlcul ha de ser adequat (tot i que assegureu-vos d'establir regles abans d'avançar-hi).
Si tots els participants en un projecte o departaments sencers necessiten fer canvis, la base de dades és la millor opció. Fins i tot si una empresa és petita i només té una o dues persones al departament ara, consideri quantes persones podrien acabar en aquest departament en cinc anys i preguntar-se si totes hauran de fer canvis. Com més usuaris tinguin accés, més probable és que la base de dades sigui la millor opció.
També cal tenir en compte la seguretat de les dades. Si hi ha molta informació sensible que cal assegurar, les bases de dades ofereixen una millor seguretat. Abans de fer la mudança, assegureu-vos de llegir sobre els problemes de seguretat que s'han de tenir en compte abans de crear una base de dades.
Si esteu preparat per fer el pas, llegiu el nostre article Conversió de fulls de càlcul a bases de dades per començar a començar el viatge.