El procés per modificar una consulta de Microsoft Access és similar al procés per crear-ne un. Les consultes es poden canviar utilitzant Visualització de disseny o Visualització de SQL, però: no podeu utilitzar l'Auxiliar de consultes per modificar una consulta existent.
Comenceu fent clic amb el botó secundari a la consulta orientada dins del panell d'objectes a la part esquerra de la pantalla dins de la vostra base de dades. Al menú emergent, seleccioneu Vista de disseny. La consulta s'obre en la Vista de full de dades. Quan feu clic amb el botó dret del ratolí al nom de la consulta a la fila de la pestanya a sobre de la sortida de la fitxa de dades, podeu canviar el mode de visualització. De manera predeterminada, es troba en el full de dades, que no es pot editar estructuralment (encara que podeu inserir i eliminar dades d'aquesta vista). Tanmateix, des de les visualitzacions de SQL o de Disseny, podeu editar l'estructura de la consulta i desar o guardar-com l'objecte modificat segons calgui.
Vista de disseny
La vista de disseny obre una pantalla dividida horitzontalment. La meitat superior mostra els rectangles que representen cada taula o consulta alimentant la consulta que modifiqueu. Els camps clau, normalment un identificador únic, tenen una petita clau daurada al costat d'ells. Cada un dels rectangles s'uneix a altres rectangles mitjançant línies que connecten els camps d'una taula a camps d'un altre.
Aquestes línies representen relacions. A la vista Disseny, fer clic amb el botó secundari a la línia us permet canviar la relació. Podeu escollir entre una de les tres opcions:
- Files on els camps units a les dues taules són iguals
- Files on la taula de més a l'esquerra retorna tots els resultats i la taula correcta mostra resultats coincidents
- Files on la taula més dreta retorna tots els resultats i la taula esquerra mostra resultats coincidents
Aquests tres tipus d'unió (interior, esquerra, dreta) són un subconjunt del rang complet d'unions que una base de dades pot executar. Per fer consultes més complexes, haureu de passar a SQL View.
Quan connecta les taules seleccionades amb línies de relació, veureu que la meitat inferior de la pantalla mostra una graella que conté tots els camps que retornarà la consulta. El quadre Mostra mostra o suprimeix el camp quan s'executa la consulta: podeu filtrar una consulta en funció dels camps que no es mostren. També podeu afegir o modificar manualment l'ordre de classificació per ordenar els resultats de forma ascendent o descendent, tot i que Microsoft Access processarà diversos tipus d'ordre d'esquerra a dreta al llarg dels camps. Podeu reordenar les columnes arrossegant-les cap a l'esquerra o cap a la dreta per forçar un patró de classificació específic.
El quadre Criteria de la vista de disseny us permet ingressar criteris de limitació, de manera que quan la consulta s'executa, només es mostra un subconjunt de les dades que coincideix amb el vostre filtre. Per exemple, en una consulta sobre ordres de productes oberts, podeu afegir el criteri = 'MI' a una columna d'estat per mostrar només comandes de Michigan. Per afegir nivells de criteri, utilitzeu els o quadres de la columna o afegiu criteris a altres columnes.
Visualització SQL
A la vista de SQL, Microsoft Access reemplaça el full de dades amb la sintaxi del llenguatge de consulta estructurada que s'analitza per determinar quines dades voleu obtenir d'una font i amb quines regles comercials.
Les instruccions SQL generalment segueixen un formulari de bloc:
SELECT Table1. [Fieldname1], Table2. [Fieldname2]
FROM Table1 DEREU JOIN Taula 2 A la taula1. [Clau1] = Taula2. [Clau2]
WHERE Table1. [Fieldname1]> = "FilterValue"
Els diferents proveïdors de bases de dades admeten versions lleugerament diferents de SQL. L'estàndard base, anomenat sintaxi compatible amb ANSI, hauria de poder treballar en tots els entorns de la base de dades. Tanmateix, cada proveïdor augmenta l'estàndard SQL amb els seus propis ajustaments. Microsoft, per exemple, utilitza el motor Jet Database Engine dins d'accés. Microsoft també admet el servidor SQL. Altres proveïdors utilitzen diferents enfocaments, de manera que SQL generalment no és tan interoperable com el suport estàndard.
Si no esteu familiaritzat amb la sintaxi de la implementació de SQL del motor de base de dades de Jet, després ajustar la vista de SQL pot trencar les vostres consultes. S'adhereix a la vista de disseny, en canvi. Tanmateix, per als ajustaments molt ràpids, de vegades és més fàcil d'ajustar l'SQL subjacent que modificar l'esquema de la vista de disseny. Si altres analistes de la vostra empresa volen saber com heu obtingut un resultat, enviar-los una retallada de la vostra instrucció SQL redueix la confusió sobre el disseny de la consulta.
Estalvi de la feina
A Microsoft Access 2016, podeu desar i sobreescriure la consulta actual fent clic amb el botó secundari a la pestanya i seleccionant Desa. Per desar la consulta revisada com un altre nom, permetent que la consulta actual es mantingui, feu clic a la pestanya Fitxer, seleccioneu Desa com i després Desa l'objecte.