Segur que necessites respondre a tothom en un missatge de grup?
Si és bo respondre, hauria de ser encara millor respondre a tots. Dret?
No sempre. Si la resposta és realment important per a tots els destinataris, s'hauria d'utilitzar una "resposta a tots".
Alguns responen que tots els escenaris es deuen a errors quan un destinatari no s'adona que heu fet clic o ha fet clic a aquesta opció. La majoria, però, són probablement degudes al fet que la persona no s'adona de quan enviar resposta a tots els missatges.
En qualsevol cas, és generalment molest per a les altres persones que participen en el missatge del grup. Per aquest motiu, és millor utilitzar Respondre a tots amb cautela.
Quan respon a tots
Utilitzeu la funció " Respon a tots " del programa de correu electrònic només quan:
- La vostra resposta serà necessària per conèixer el remitent original i totes les persones als camps A: i Cc: del correu electrònic original.
No responguis a tots quan:
- Només el remitent original necessita saber la vostra resposta,
- Els vostres comentaris seran crucials per conèixer el remitent original i alguns altres destinataris,
- Feu una resposta normal en aquest cas i, a continuació, afegiu els altres destinataris seleccionats manualment. Podeu copiar les adreces del correu electrònic original si això ho ajuda.
- El vostre missatge és senzill com "Gràcies". o "jo també:"
- Gràcies, les notificacions poden ser correctes per enviar, però no les envieu a qualsevol altre destinatari. Només el remitent realment ha de ser conscient de com se sent sobre el missatge, no totes les altres persones del grup.
Respon que tot està reservat només per a casos especials. Només s'ha d'utilitzar si heu d'enviar el mateix missatge a cada destinatari del grup. En cas contrari, si no necessiteu fer-ho, haureu de respondre només als individus rellevants, fins i tot si això significa que només respon al remitent.
A tall d'exemple, considereu rebre un correu electrònic preguntant si vol venir a una festa de retirada aquest cap de setmana. Imaginem que va ser enviat a altres 30 persones i se li demana no només si es dirigeix, sinó si pot portar algun menjar o ajudar-lo d'alguna altra manera.
Normalment, no és apropiat en aquesta situació enviar una resposta a tothom i explicar que no pots anar perquè has de treballar aquest cap de setmana i que el teu fill està malalt de tota manera, així que no és un bon cap de setmana per a tu. Aquestes dades són rellevants per al remitent, però probablement no per a tothom que hagi estat convidat.
Tanmateix, hi ha moments en què hauríeu de respondre a tots i quan se us espera respondre a tots. Potser implica una discussió en grup sobre un projecte de treball o una altra cosa que implica directament els altres destinataris.
No importa el cas, sempre haureu de pensar abans d'enviar un correu electrònic massiu als altres. Encara és pitjor quan unes quantes persones envien resposta a tots els missatges una darrere l'altra i obteniu una dotzena d'correus en un lapse de minut o dos. Aquests no només són difícils de fer un seguiment, sinó que també molesten si no necessiteu llegir-los.