Les opcions de validació de dades d'Excel inclouen crear una llista desplegable que limiti les dades que es poden introduir en una cel·la específica a una llista d'entrades predefinides.
Quan s'afegeix una llista desplegable a una cel·la, es mostrarà una fletxa al costat d'ella. En fer clic a la fletxa, s'obrirà la llista i us permetrà seleccionar un dels elements de la llista per entrar a la cel·la.
Les dades que s'utilitzen a la llista es poden localitzar:
- en el mateix full de càlcul que la llista
- en un full de treball diferent al mateix llibre
- en un llibre de treball diferent
Tutorial: utilitzant dades emmagatzemades en un llibre diferent
En aquest tutorial, crearem una llista desplegable amb una llista d'entrades ubicades en un llibre de treball diferent.
Els avantatges d'utilitzar una llista d'entrades ubicades en un llibre diferent inclouen la centralització de les dades de la llista si és utilitzada per diversos usuaris i que protegeixen les dades de canvis accidentals o intencionals.
Nota: Quan les dades de la llista s'emmagatzemen en un llibre de treball separat, tots dos llibres han d'estar oberts perquè la llista funcioni.
Seguint els passos dels temes de tutoria que hi ha a continuació, us explica la creació, l'ús i el canvi de la llista desplegable semblant a la que es mostra a la imatge anterior.
Tanmateix, aquestes instruccions de tutorial no inclouen passos de format per a les fitxes.
Això no interfereix en completar el tutorial. El vostre full de càlcul serà diferent de l'exemple de la pàgina 1, però la llista desplegable us donarà els mateixos resultats.
Temes de tutoria
- Obrir arxius i desar les dades del tutorial
- Creació de dos intervals amb nom
- Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
- Introduir l'origen de dades i completar la llista desplegable
- Canvi dels elements de la llista
- Opcions per protegir la llista desplegable
01 de 06
Introduir les dades del tutorial
Obertura de dos llibres d'Excel
Com es va esmentar, per a aquest tutorial, les dades de la llista desplegable es trobaran en un llibre diferent de la llista desplegable.
Per a aquest tutorial, seguiu aquests passos:
- Obriu dos llibres en blanc d'Excel
- Deseu un llibre amb el nom data-source.xlsx : aquest llibre contindrà les dades de la llista desplegable
- Deseu el segon llibre amb el nom de llista desplegable.xlsx : aquest llibre contindrà la llista desplegable
- Deixeu els dos llibres oberts després d'estalviar.
Introduir les dades del tutorial
- Introduïu les dades següents a les cel·les A1 a A4 del llibre de dades-origen.xlsx tal com es veu a la imatge de dalt.
- A1 - Gingebre A2 - Llimona A3 - Pasta de civada A4 - Xocolata
- Deseu el llibre i ho deixeu obert
- Introduïu les dades a sota a les cel·les B1 del quadre de llista desplegable.xlsx .
- B1 - Tipus de galetes:
- Deseu el llibre i ho deixeu obert
- La llista desplegable s'afegirà a la cel·la C1 d'aquest llibre
02 de 06
Creació de dos intervals amb nom
Creació de dos intervals amb nom
Un rang anomenat us permet referir-vos a un rang específic de cel·les en un llibre de treball Excel.
Els rangs amb nom tenen molts usos a Excel, incloent-los en fórmules i en crear gràfics.
En tots els casos, s'utilitza un rang amb nom en lloc d'un rang de referències de cel·les que indiquen la ubicació de les dades en un full de càlcul.
Quan s'utilitza en una llista desplegable que es troba en un llibre de treball diferent, s'han d'utilitzar dos intervals amb nom.
- Es crea una per als ítems de llista al llibre on es troben les dades
- Es crea un segon en el llibre on es troba la llista desplegable. Aquest segon rang anomenat es vincula al rang amb nom al primer quadern de treball
Tutorial Passos
El primer rang anomenat
- Seleccioneu les cel·les A1 - A4 del llibre de dades-origen.xlsx per ressaltar-les
- Feu clic al quadre de noms situat a sobre de la columna A
- Escriviu "Galetes" (sense cometes) al quadre de noms
- Premeu la tecla ENTRAR al teclat
- Les cel·les A1 a A4 del llibre de dades-font.xlsx ara tenen el nom de rang de les galetes
- Desa el llibre
El Segon rang nomenat
Aquest segon rang anomenat no utilitza referències de cel·la al quadre de llista desplegable.xlsx .
Més aviat, com es mencionarà, enllaçarà amb el nom del rang de galetes al llibre de dades-origen.xlsx .
Això és necessari perquè Excel no accepta referències de cel·les d'un llibre de treball diferent per a un rang amb nom. No obstant això, excepte un altre nom de rang.
La creació del segon rang anomenat, per tant, no es fa utilitzant el quadre de noms, sinó mitjançant l'opció Nom Manager que es troba a la pestanya Fórmules de la cinta.
- Feu clic a la cel·la C1 al quadre de llista desplegable.xlsx
- Feu clic a Fórmules> Administrador de noms a la cinta per obrir el quadre de diàleg Administrador de noms
- Feu clic al botó Nou per obrir el quadre de diàleg Nom nou
- En el tipus de línia Nom: dades
- En el referent a tipus de línia: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Feu clic a Accepta per completar el rang amb nom i tornar al quadre de diàleg Administrador de noms
- Feu clic a Tanca per tancar el quadre de diàleg Administrador de noms
- Desa el llibre
03 de 06
Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
Obertura del quadre de diàleg Validació de dades
Totes les opcions de validació de dades en Excel, incloses les llistes desplegables, s'estableixen mitjançant el quadre de diàleg de validació de dades.
A més d'afegir llistes desplegables a un full de càlcul, la validació de dades en Excel també es pot utilitzar per controlar o limitar el tipus de dades que es poden introduir en cel·les específiques en un full de càlcul.
Tutorial Passos
- Feu clic a la cel·la C1 del quadre de llista desplegable.xlsx per convertir-la en la cel·la activa - aquí és on es mostrarà la llista desplegable
- Feu clic a la pestanya Dades del menú de la cinta que hi ha a sobre del full de càlcul
- Feu clic a la icona de Validació de dades a la cinta per obrir el menú desplegable
- Feu clic a l'opció Validació de dades del menú per obrir el quadre de diàleg Validació de dades
- Deixeu el quadre de diàleg obert per al següent pas del tutorial
04 de 06
Ús d'una llista per a la validació de dades
Selecció d'una llista per a la validació de dades
Com es va esmentar, hi ha diverses opcions per a la validació de dades a Excel, a més d'una llista desplegable.
En aquest pas escollirem l'opció Llista com el tipus de validació de dades que s'utilitzarà per a la cel·la D1 del full de treball.
Tutorial Passos
- Feu clic a la pestanya Configuració al quadre de diàleg
- Feu clic a la fletxa cap avall al final de la línia Permetre per obrir el menú desplegable
- Feu clic a Llista per triar una llista desplegable per validar dades a la cel·la C1 i activar la línia Font al quadre de diàleg
Introduir l'origen de dades i completar la llista desplegable
Com que l'origen de dades de la llista desplegable es troba en un altre llibre de treball, el segon rang anomenat creat anteriorment s'introduirà a la línia Origen al quadre de diàleg.
Tutorial Passos
- Feu clic a la línia Origen
- Tipus "= Dades" (sense cometes) a la línia Origen
- Feu clic a Accepta per completar la llista desplegable i tanqueu el quadre de diàleg Validació de dades
- Una petita icona de fletxa avall situada al costat dret de la cel·la C1
- Si feu clic a la fletxa cap avall, heu d'obrir la llista desplegable que conté els quatre noms de les galetes introduïdes a les cel·les A1 a A4 del llibre de dades-origen.xlsx
- Si feu clic en un dels noms, heu d'introduir aquest nom a la cel·la C1
05 de 06
Canviar la llista desplegable
Canvi dels elements de la llista
Per mantenir actualitzada la llista desplegable amb els canvis en les nostres dades, és possible que hàgiu de canviar periòdicament les opcions de la llista.
Atès que hem utilitzat un rang amb nom com a font dels nostres elements de llista en comptes dels noms de llista real, canviar els noms de les galetes a l'interval anomenat ubicat a les cel·les A1 a A4 del document de dades source.xlsx, canvia immediatament els noms del menú desplegable llista
Si les dades s'introdueixen directament al quadre de diàleg, fer canvis a la llista implica tornar al quadre de diàleg i editar la línia d'origen.
En aquest pas canviarem Lemon to Shortbread a la llista desplegable canviant les dades a la cel·la A2 del rang amb nom al llibre de dades-source.xlsx .
Tutorial Passos
- Feu clic a la cel·la A2 al llibre de dades-font.xlsx (Lemon) per convertir-la en la cel·la activa
- Escriviu Shortbread a la cel·la A2 i premeu la tecla Enter al teclat
- Feu clic a la fletxa avall per a la llista desplegable de la cel·la C1 del quadre de llista desplegable.xlsx per obrir la llista
- El punt 2 de la llista ara hauria de llegir Shortbread en lloc de Lemon
06 de 06
Opcions per protegir la llista desplegable
Opcions per protegir la llista desplegable
Atès que les nostres dades es troben en un full de treball diferent de les opcions de la llista desplegable disponibles per protegir les dades de la llista, s'inclouen:
- Protegiu el full de treball que implica bloquejar les cel·les A1 a A4 a la fulla 2
- Requereix una contrasenya per modificar el llibre
- Tenir el llibre obert com a només de lectura