Tutorial de base de dades Excel 2003

01 de 09

Descripció general de la base de dades d'Excel 2003

De vegades, hem de fer un seguiment de la informació i un bon lloc per a això és en un fitxer de base de dades Excel. Ja sigui una llista personal de números de telèfon, una llista de contactes per a membres d'una organització o equip, o una col·lecció de monedes, targetes o llibres, un fitxer de base de dades Excel facilita la introducció, la emmagatzematge i la recerca d'informació específica.

Excel ha creat eines per ajudar-vos a fer un seguiment de les dades i a trobar informació específica quan vulgueu. A més, amb els seus centenars de columnes i milers de files, un full de càlcul Excel pot contenir una gran quantitat de dades.

Vegeu també el tutorial relacionat: Excel 2007/2010/2013 Tutorial de base de dades pas a pas .

02 de 09

Taules de dades

El format bàsic per emmagatzemar dades en una base de dades Excel és una taula. En una taula, les dades s'introdueixen a les files. Cada fila es coneix com un registre .

Una vegada creada una taula, les eines de dades d'Excel es poden utilitzar per buscar, ordenar i filtrar registres a la base de dades per trobar informació específica.

Tot i que hi ha diverses maneres d'utilitzar aquestes eines de dades a Excel, la manera més senzilla de fer-ho és crear el que es coneix com una llista de les dades d'una taula.

Per seguir aquest tutorial:

• introduïu les dades tal com es mostra a la imatge de dalt.

Suggeriment: per ingressar ràpidament l'identificador de l'estudiant:

1. Escriviu els dos primers identificadors: ST348-245 i ST348-246 a les cel·les A5 i A6, respectivament.
2. Ressalteu les dues identitats per seleccionar-les.
3. Feu clic a l' identificador de farciment i arrossegueu-lo cap avall a la cel·la A13.
4. La resta de les ID d'estudiant haurien d'ingressar correctament a les cel·les A6 a A13.

03 de 09

Introduint dades correctament

Quan introduïu les dades, és important assegurar-vos que s'introduïu correctament. A més de la fila 2 entre el títol del full de càlcul i els encapçalaments de columna, no deixeu cap altra fila en blanc quan introduïu les vostres dades. A més, assegureu-vos que no deixeu cap cel·la buida.

Els errors de dades, provocats per l'entrada incorrecta de dades, són la font de molts problemes relacionats amb la gestió de dades. Si les dades s'introdueixen correctament al principi, és més probable que el programa us retorni els resultats que desitgeu.

04 de 09

Les files són registres

Com es va esmentar, les files de dades, en una base de dades, es coneixen com a registres. Quan introduïu registres, teniu en compte aquestes pautes:

• No deixeu cap fila en blanc a la taula que s'està creant, ni tan sols entre els encapçalaments i la primera fila de dades.
• Un registre pot contenir dades sobre només un element específic.
• Un registre també ha de contenir TOTES les dades de la base de dades sobre aquest element. No es pot obtenir informació sobre un element en més d'una fila.
  

05 de 09

Les columnes són camps

Tot i que les files en una base de dades Excel es denominen registres, les columnes es coneixen com a camps . Cada columna necessita un encapçalament per identificar les dades que conté. Aquests encapçalaments s'anomenen noms de camp.

• Els noms de camp s'utilitzen per garantir que les dades de cada registre s'introdueixin en la mateixa seqüència.
• Assegureu-vos que totes les dades d'una columna s'introdueixen amb el mateix format. Si comença a introduir números com a dígits (com ara 10 o 20), manteniu-lo al dia. No canvieu de pas i comença a introduir números com a paraules (com deu o vint). Sea coherent.
• No deixeu cap columna en blanc a la taula.

06 de 09

Creació de la llista

Una vegada que les dades s'han introduït a la taula, es pot convertir a una llista . Per fer-ho:

1. Ressalteu les cel·les A3 a E13 al full de treball.
2. Feu clic a Dades> Llista> Crea una llista al menú per obrir el quadre de diàleg Crear llista .
3. Mentre el quadre de diàleg està obert, les cel·les A3 a E13 del full de treball han d'estar envoltades per les formigues marxants.
4. Si les formigues marxants envolten l' interval correcte de cel·les, feu clic a Accepta al quadre de diàleg Crear llista .
5. Si les formigues marxants no envolten l'interval correcte de cel·les, ressalteu l'interval correcte al full de càlcul i feu clic a Accepta al quadre de diàleg Crear llista .
6. La taula ha d'estar envoltada per un límit fosc i tenir fletxes desplegables afegides al costat de cada nom del camp.

07 de 09

Ús de les eines de base de dades

Una vegada que hàgiu creat la base de dades, podeu utilitzar les eines ubicades a sota de les fletxes desplegables al costat de cada nom del camp per ordenar o filtrar les vostres dades.

Classificació de dades

1. Feu clic a la fletxa desplegable que hi ha al costat del nom del camp Nom.
2. Feu clic a l'opció Sort Ascending per ordenar alfabèticament la base de la A a la Z.
3. Una vegada classificat, Graham J. hauria de ser el primer rècord de la taula i Wilson R. hauria de ser l'últim.

Filtrat de dades

1. Feu clic a la fletxa desplegable que hi ha al costat del nom del camp del programa .
2. Feu clic a l'opció Empresa per filtrar els estudiants, no en el programa empresarial.
3. Feu clic a Acceptar.
4. Només dos estudiants: G. Thompson i F. Smith han de ser visibles ja que són els únics dos inscrits en el programa empresarial.
5. Per mostrar tots els registres, feu clic a la fletxa desplegable al costat del nom del camp del programa .
6. Feu clic a l'opció Tots .
   

08 de 09

Ampliació de la base de dades

Per afegir registres addicionals a la vostra base de dades:

• Una fila en blanc que conté un asterisc (cel·les A14 a E14) s'afegeix a la part inferior de la base de dades quan es crea.
• Podeu afegir dades addicionals a la base de dades mitjançant aquesta fila en blanc.
• Afegiu les dades següents:
  
  Cèl·lula - Dades
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Ciència

09 de 09

S'ha completat el format de la base de dades

Nota : aquest pas consisteix a utilitzar les icones ubicades a la barra d'eines Formats , que normalment es troba a la part superior de la pantalla d'Excel 2003. Si no està present, llegeix com trobar barres d' eines d'Excel per ajudar-lo a localitzar-lo.

1. Ressalteu les cel·les A1 a E1 al full de treball.
2. Feu clic a la icona Fusiona i Centre a la barra d'eines Format per centrar el títol.
3. Amb les cel·les A1 a E1 encara seleccionades, feu clic a la icona Fill Color a la barra d'eines de format (es veu com una llauna de pintura) per obrir la llista desplegable del color de fons.
4. Trieu Sea Green de la llista per canviar el color de fons de les cel·les A1 - E1 a verd fosc.
5. Feu clic a la icona del color de la font a la barra d'eines Format (és una lletra gran "A") per obrir la llista desplegable del color de la font.
6. Trieu Blanc de la llista per canviar el color del text a les cel·les A1 - E1 a blanc.
7. Ressalteu les cel·les A2 - E2 al full de càlcul.
8. Feu clic a la icona del color de farciment a la barra d'eines Format per obrir la llista desplegable del color de fons.
9. Trieu Verd clar de la llista per canviar el color de fons de les cel·les A2 - E2 a la llum verda.
10. Ressalteu les cel·les A3 - E14 al full de treball.
11. Trieu Format> Format automàtic des dels menús per obrir el quadre de diàleg Formats automàtics .
12. Trieu Llista 2 de la llista d'opcions per formatar les cel·les A3 - E14.
13. Ressalteu les cel·les A3 - E14 al full de treball.
14. Feu clic al optionicon del Centre a la barra d'eines Format per alinear el text a les cel·les A3 a E14.
15. En aquest moment, si heu seguit tots els passos d'aquest tutorial correctament, el vostre full de càlcul hauria de semblar-se al full de càlcul que es mostra al pas 1 d'aquest tutorial.