Excel no té la capacitat de gestió de dades dels programes de bases de dades relacionals, com ara SQL Server i Microsoft Access. No obstant això, el que pot fer servir és una base de dades simple o plana que omple els requisits de gestió de dades en moltes situacions.
En Excel, les dades s'organitzen en taules utilitzant les files i columnes d'un full de càlcul. Les versions més recents del programa tenen una funció de taula , que facilita la introducció, edició i manipulació de dades .
Cada fitxa individual o informació sobre un tema, com ara un número de part o una adreça de la persona, s'emmagatzema en una cel·la de full de treball separada i es denomina camp.
Termes de la base de dades: taula, registres i camps d'Excel
Una base de dades és una col · lecció d'informació relacionada emmagatzemada en un o més fitxers informàtics de manera organitzada.
Normalment, la informació o les dades s'organitzen en taules. Una base de dades simple o plana, com Excel, manté tota la informació sobre un tema en una sola taula.
Les bases de dades relacionals, d'altra banda, consisteixen en una sèrie de taules amb cada taula que conté informació sobre temes diferents, però relacionats.
La informació d'una taula està organitzada de manera que pugui ser fàcilment:
- Actualitzat
- Ordenat
- Correcte
- S'ha filtrat o es busca informació específica
Registres
En la terminologia de la base de dades, un registre conté tota la informació o dades sobre un objecte específic que s'ha introduït a la base de dades.
En Excel, els registres normalment s'organitzen en files de full de càlcul amb cada cel·la de la fila que conté un element d'informació o valor.
Camps
Cada element individual d'informació en un registre de la base de dades, com ara un número de telèfon o número de carrer, es coneix com un camp .
En Excel, les cel·les individuals d'un full de treball serveixen com a camps, ja que cada cel·la pot contenir una sola informació d'un objecte.
Noms de camp
És vital que les dades s'introdueixin de manera organitzada en una base de dades per tal que es pugui ordenar o filtrar per trobar informació específica.
Per garantir que les dades s'introdueixen en el mateix ordre per a cada registre, s'afegeixen els encapçalaments a cada columna d'una taula. Aquests encapçalaments de columna es denominen noms de camp.
En Excel, la fila superior d'una taula conté els noms de camp de la taula. Aquesta fila normalment es coneix com una fila de capçalera .
Exemple
A la imatge anterior, tota la informació recopilada per a un estudiant s'emmagatzema en una fila o registre individual a la taula. Cada estudiant, no importa quant o quina poca informació es recopili, té una fila separada a la taula.
Cada cel·la dins d'una fila és un camp que conté una sola peça d'aquesta informació. Els noms de camp de la fila de capçalera ajuden a garantir que les dades es mantenen organitzades mantenint totes les dades sobre un tema específic, com ara el nom o l'edat, a la mateixa columna per a tots els estudiants.
Eines de dades d'Excel
Microsoft ha inclòs diverses eines de dades per facilitar el treball amb les grans quantitats de dades emmagatzemades a les taules d'Excel i ajudar a mantenir-lo en bon estat.
Ús d'un formulari per a registres
Una de les eines que facilita el treball amb registres individuals és el formulari de dades. Es pot utilitzar un formulari per trobar, editar, introduir o eliminar registres en taules que contenen fins a 32 camps o columnes.
El formulari per defecte inclou una llista de noms de camp en l'ordre que estan ordenats a la taula, per garantir que els registres s'introdueixin correctament. Al costat de cada nom de camp hi ha un quadre de text per introduir o editar els camps de dades individuals.
Tot i que és possible crear formularis personalitzats, crear i utilitzar el formulari predeterminat és molt més fàcil i, sovint, tot és necessari.
Treure registres de dades duplicats
Un problema comú amb totes les bases de dades són errors de dades. A més de simples errors d'ortografia o camps de dades que falten, els registres de dades duplicats poden ser una gran preocupació ja que la taula de dades creix en grandària.
Una altra de les eines de dades d'Excel es pot utilitzar per eliminar aquests registres duplicats , ja siguin duplicats exactes o parcials.
Classificació de dades
L'ordenació significa reorganitzar dades d'acord amb una propietat específica, com ara ordenar una taula alfabèticament pel cognom o cronològicament de la més antiga a la més jove.
Les opcions d'ordenació d'Excel inclouen la classificació per un o més camps, classificació personalitzada, com per data o hora, i classificació per files que permet reordenar els camps d'una taula.