Formulari d'entrada de dades d'Excel

Instruccions pas a pas per introduir dades

L'ús del formulari d'introducció de dades incorporat a Excel és una manera ràpida i senzilla d'introduir dades en una base de dades d' Excel.

L'ús del formulari us permet:

Sobre com afegir la icona del formulari d'entrada de dades a la barra d'eines d'accés ràpid

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

El formulari d'introducció de dades és una de les eines de dades incorporades d'Excel. Per utilitzar-ho, només heu de fer servir els encapçalaments de columna a la vostra base de dades, feu clic a la icona del formulari i Excel farà la resta.

Tanmateix, per fer que les coses siguin més difícils, des de l'Excel 2007, Microsoft ha optat per no incloure la icona de formulari a la cinta.

El primer pas per utilitzar el formulari d'introducció de dades és afegir la icona del formulari a la barra d'eines d'accés ràpid perquè puguem utilitzar-la.

Aquesta és una operació única. Una vegada afegit, la icona de formulari queda disponible a la barra d'eines d'accés ràpid.

Trobar el botó Formulari d'entrada de dades

Accediu al Formulari de dades a Excel. © Ted Francès

La barra d'eines d'accés ràpid s'utilitza per emmagatzemar dreceres a les funcions d'ús freqüent d'Excel. També és on podeu afegir les dreceres a funcions d'Excel que no estan disponibles a la cinta.

Una d'aquestes característiques és el formulari d'introducció de dades.

El formulari de dades és una forma ràpida i senzilla d'afegir dades a una taula de base de dades Excel.

Per alguna raó, però, Microsoft va optar per no afegir el formulari a una de les pestanyes de la cinta que comença amb Excel 2007.

A continuació es detallen els passos que us mostraran com afegir la icona Form a la barra d'eines d'accés ràpid.

Afegiu el formulari de dades a la barra d'eines d'accés ràpid

  1. Feu clic a la fletxa cap avall al final de la Barra d'eines d'accés ràpid per obrir el menú desplegable.
  2. Trieu Més comandaments de la llista per obrir el quadre de diàleg Personalitza la barra d'eines d'accés ràpid.
  3. Feu clic a la fletxa cap avall al final de les ordres de selecció de la línia per obrir el menú desplegable.
  4. Seleccioneu tots els comandaments de la llista per veure tots els comandaments disponibles a l'Excel 2007 al panell de l'esquerra.
  5. Desplaceu-vos per aquesta llista alfabètica per trobar l'ordre Form .
  6. Feu clic al botó Afegeix entre els panells d'ordres per afegir l'ordre Form a la barra d'eines d'accés ràpid.
  7. Feu clic a Acceptar .

El botó Formulari ara s'ha d'afegir a la barra d'eines d'accés ràpid.

Addició dels noms de camps de la base de dades

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

Com es va esmentar anteriorment, tot el que hem de fer per utilitzar el formulari d'introducció de dades a Excel és proporcionar els encapçalaments de columnes o els noms de camps que s'utilitzaran a la nostra base de dades.

La forma més senzilla d'afegir els noms de camp al formulari és escriure'ls a les cel·les del vostre full de càlcul. Podeu incloure fins a 32 noms de camp al formulari.

Introduïu els següents encapçalaments a les cel·les A1 a E1:

StudentID
Cognom
Inicial
Edat
Programa

Obertura del formulari d'introducció de dades

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

Obertura del formulari d'introducció de dades

  1. Feu clic a la cel·la A2 per fer-la la cel·la activa .
  2. Feu clic a la icona de formulari que s'ha afegit a la barra d'eines d'accés ràpid a la pàgina 2.
  3. En fer clic a la icona de formulari apareixerà un quadre de missatge d'Excel que conté diverses opcions relacionades amb l'addició d'encapçalaments al formulari.
  4. Com que ja hem introduït els noms de camp que volem utilitzar com a encapçalaments, només hem de fer clic a Acceptar al quadre de missatge.
  5. El formulari que conté tots els noms de camp hauria d'aparèixer a la pantalla.

Afegint registres de dades amb el formulari

Introduïu dades mitjançant un formulari en Excel. © Ted Francès

Afegint registres de dades amb el formulari

Una vegada que els encapçalaments de dades s'han afegit al formulari, afegir registres a la base de dades és simplement una qüestió d'escriure les dades en l'ordre correcte als camps del formulari.

Exemples de registres

Afegiu els registres següents a la base de dades introduint les dades als camps del formulari al costat dels encapçalaments correctes. Feu clic al botó Nou després d'introduir el primer registre per esborrar els camps del segon registre.

  1. StudentID : SA267-567
    Cognoms : Jones
    Inicial : B.
    Edat : 21 anys
    Programa : idiomes

    StudentID : SA267-211
    Cognoms : Williams
    Inicial : J.
    Edat : 19
    Programa : Ciència

Consell: quan introduïu dades molt semblants, com ara els números d'identificació de l'estudiant (només els números després del tauler són diferents), utilitzeu còpia i enganxeu per accelerar i simplificar l'entrada de dades.

Per afegir els registres restants a la base de dades de tutorials, utilitzeu el formulari per introduir la resta de dades que es troben a la imatge superior a les cel·les A4 a E11.

Addició de registres de dades amb el formulari (con't)

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

Per afegir els registres restants a la base de dades de tutorials, utilitzeu el formulari per introduir la resta de dades que es troben a la imatge aquí en les cel·les A4 a E11.

Ús de les eines de dades del formulari

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

Un problema important amb una base de dades és mantenir la integritat de les dades a mesura que el fitxer creix en grandària. Això requereix:

El formulari d'entrada de dades conté diverses eines al costat dret que faciliten la cerca i correcció o eliminació de registres de la base de dades.

Aquestes eines són:

S'estan cercant registres utilitzant un nom de camp

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

El botó Criteris permet buscar a la base de dades per registres utilitzant un o més noms de camp, com ara el nom, l'edat o el programa.

S'estan cercant registres utilitzant un nom de camp

  1. Feu clic al botó Criteris del formulari.
  2. En fer clic al botó Criteris s'esborra tots els camps del formulari, però no suprimeix cap dada de la base de dades.
  3. Feu clic al camp del programa i escriviu Arts, ja que volem cercar tots els estudiants matriculats al programa Arts de la universitat.
  4. Feu clic al botó Cerca següent . El registre d'H. Thompson hauria d'aparèixer en la forma en què està inscrit al programa Arts.
  5. Feu clic al botó Cerca a Següent segona i tercera vegada i els registres de J. Graham i W. Henderson haurien d'aparèixer un darrere l'altre ja que també estan inscrits al programa Arts.

El següent pas d'aquest tutorial inclou un exemple de cerca de registres que coincideixen amb diversos criteris.

Cerqueu registres utilitzant diversos noms de camps

Ús del formulari per introduir dades en Excel. © Ted Francès

En aquest exemple buscarem tots els estudiants que tinguin 18 anys d'edat i que estiguin inscrits al programa Arts de la universitat. Només es mostraran els registres que coincideixin amb els dos criteris en el formulari.

  1. Feu clic al botó Criteris del formulari.
  2. Feu clic al camp de l' edat i escriviu 18.
  3. Feu clic al camp del programa i escriviu Arts.
  4. Feu clic al botó Cerca següent . El registre d'H. Thompson hauria d'aparèixer en el formulari ja que té 18 anys i està inscrit al programa Arts.
  5. Feu clic al botó Cerca següent una segona vegada i el registre de J. Graham hauria d'aparèixer ja que també té 18 anys i està inscrit al programa Arts.
  6. Feu clic al botó Cerca següent una tercera vegada i el registre de J. Graham encara ha de ser visible, ja que no hi ha altres registres que coincideixin amb els dos criteris.

El registre de W. Henderson no s'hauria de mostrar en aquest exemple perquè, tot i que està inscrit al programa Arts, no té 18 anys perquè no coincideixi amb els dos criteris de cerca.