01 de 08
Ús d'un formulari per a l'entrada de dades en Excel
L'ús del formulari d'introducció de dades incorporat a Excel és una manera ràpida i senzilla d'introduir dades en una base de dades d' Excel.
L'ús del formulari us permet:
- iniciar una nova taula de base de dades o afegir nous registres a un existent
- desplaceu-vos pels registres de dades d'un en un
- cerqueu registres que continguin informació específica
- editeu o suprimiu els registres individuals si és necessari
Vegeu el tutorial relacionat: Formulari d'introducció de dades Excel 2010/2007 .
02 de 08
Addició dels noms de camps de la base de dades
Com es va esmentar anteriorment, tot el que hem de fer per utilitzar el formulari d'introducció de dades a Excel és proporcionar els encapçalaments de columnes o els noms de camps que s'utilitzaran a la nostra base de dades.
La forma més senzilla d'afegir els noms de camp al formulari és escriure'ls a les cel·les del vostre full de càlcul . Podeu incloure fins a 32 noms de camp al formulari.
Introduïu els següents encapçalaments a les cel·les A1 a E1:
StudentID
Cognom
Inicial
Edat
Programa
03 de 08
Obertura del formulari d'introducció de dades
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
- Feu clic a la cel·la A2 per fer-la la cel·la activa .
- Feu clic a Dades> Formulari als menús.
- Obrir el formulari apareixerà primer un quadre de missatge d'Excel que conté diverses opcions relacionades amb l'addició d'encapçalaments al formulari.
- Com que ja hem introduït els noms de camp que volem utilitzar com a encapçalaments, només hem de fer clic a Acceptar al quadre de missatge.
- El formulari que conté tots els noms de camp hauria d'aparèixer a la pantalla.
04 de 08
Afegint registres de dades amb el formulari
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
Una vegada que els encapçalaments de dades s'han afegit al formulari, afegir registres a la base de dades és simplement una qüestió d'escriure les dades en l'ordre correcte als camps del formulari.
Exemples de registres
Afegiu els registres següents a la base de dades introduint les dades als camps del formulari al costat dels encapçalaments correctes. Feu clic al botó Nou després d'introduir el primer registre per esborrar els camps del segon registre.
StudentID : SA267-567
Cognoms : Jones
Inicial : B.
Edat : 21 anys
Programa : idiomes
StudentID : SA267-211
Cognoms : Williams
Inicial : J.
Edat : 19
Programa : Ciència
Consell: quan introduïu dades molt semblants, com ara els números d'identificació de l'estudiant (només els números després del tauler són diferents), utilitzeu còpia i enganxeu per accelerar i simplificar l'entrada de dades.
05 de 08
Addició de registres de dades amb el formulari (Con't)
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
Per afegir els registres restants a la base de dades de tutorials, utilitzeu el formulari per introduir la resta de dades que es troben a la imatge superior a les cel·les A4 a E11.
06 de 08
Ús de les eines de dades del formulari
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
Un problema important amb una base de dades és mantenir la integritat de les dades a mesura que el fitxer creix en grandària. Això requereix:
- correcció d'errors de dades o actualització de registres individuals
- esborrar registres obsolets o duplicats
El formulari d'entrada de dades conté diverses eines al costat dret que faciliten la cerca i correcció o eliminació de registres de la base de dades.
Aquestes eines són:
- Els botons de cerca i cerca dels següents : permeten desplaçar cap a endavant i tornar a la base de dades un registre a la vegada.
- El botó Suprimeix : s'utilitza per eliminar registres de la base de dades.
- El botó Restaurar - Aquest botó es pot utilitzar per desfer els canvis en un registre que s'està editant. De tant en tant, fem canvis incorrectes en un registre o fins i tot editem el registre incorrecte. Si és així, el botó de restauració es pot utilitzar per desfer els canvis.
- Nota: el botó de restauració només funciona sempre que hi hagi un registre en el formulari. Tan bon punt accedeixi a un altre registre o tanqui el formulari, el botó de restauració es torna inactiu.
- El botó " Criteris " us permet buscar a la base de dades dels registres segons criteris específics, com ara el nom, l'edat o el programa. En el següent pas del tutorial s'inclou un exemple d'ús del botó Criteris .
07 de 08
S'estan cercant registres utilitzant un nom de camp
El botó Criteris us permet cercar a la base de dades dels registres amb un o més noms de camp, com ara el nom, l'edat o el programa.
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
- Feu clic al botó Criteris del formulari.
- En fer clic al botó Criteris s'esborra tots els camps del formulari, però no suprimeix cap dada de la base de dades.
- Feu clic al camp del programa i escriviu Arts, ja que volem cercar tots els estudiants matriculats al programa Arts de la universitat.
- Feu clic al botó Cerca següent . El registre d' H. Thompson hauria d'aparèixer en la forma en què està inscrit al programa Arts.
- Feu clic al botó Cerca següent una segona i tercera vegada i els registres de J. Graham i W. Henderson haurien d'aparèixer un darrere l'altre ja que també estan inscrits al programa Arts.
El següent pas del tutorial inclou un exemple de cerca de registres que coincideixen amb diversos criteris.
08 de 08
Cerqueu registres utilitzant diversos noms de camps
El botó Criteris us permet cercar a la base de dades dels registres amb un o més noms de camp, com ara el nom, l'edat o el programa.
Nota: Per obtenir ajuda amb aquest exemple, vegeu la imatge de dalt.
En aquest exemple, buscarem tots els estudiants que tinguin 18 anys d'edat i que estiguin inscrits al programa Arts de la universitat. Només es mostraran els registres que coincideixin amb els dos criteris en el formulari.
- Feu clic al botó Criteris del formulari.
- Feu clic al camp de l' edat i escriviu 18 .
- Feu clic al camp Programa i escriviu Arts .
- Feu clic al botó Cerca següent . El registre d' H. Thompson hauria d'aparèixer en el formulari ja que té 18 anys i està inscrit al programa Arts.
- Feu clic al botó Cerca següent una segona vegada i apareixerà el registre de J. Graham , ja que també té 18 anys i està inscrit al programa Arts.
- Feu clic al botó Cerca següent una tercera vegada i el registre de J. Graham encara ha de ser visible, ja que no hi ha altres registres que coincideixin amb els dos criteris.
El registre per a W. Henderson no s'hauria de mostrar en aquest exemple perquè, encara que està inscrit al programa Arts, no té 18 anys perquè no coincideixi amb els dos criteris de cerca.