Filtrar dades en un full de càlcul significa establir condicions perquè només es mostrin determinades dades. Es fa per facilitar la concentració en informació específica en un conjunt de dades grans o en una taula de dades. El filtrat no elimina ni modifica dades; només canvia les files o columnes que apareixen al full de càlcul actiu.
Filtratge de registres de dades
Els filtres funcionen amb registres o files de dades al full de treball. Les condicions que es defineixen es comparen amb un o més camps del registre. Si es compleixen les condicions, es mostra el registre. Si no es compleixen les condicions, el registre es filtra perquè no es mostri amb la resta de registres de dades.
El filtratge de dades segueix dos enfocaments diferents en funció del tipus de dades que s'està filtrant: dades numèriques o de text.
Filtrat de dades numèriques
Les dades numèriques es poden filtrar segons:
- si les dades són iguals a un cert nombre
- si les dades són superiors o inferiors a un nombre específic
- les dades són superiors o inferiors al valor mitjà de les dades en conjunt
Filtrat de dades de text
Les dades de text es poden filtrar segons:
- si les dades coincideixen amb una paraula determinada
- si les dades són una paraula que conté una o més lletres
- si les dades són una paraula que comença o acaba amb una lletra específica de l'alfabet
S'està copiant els registres filtrats
A més d'ocultar temporalment els registres, Excel us ofereix opcions per copiar les dades desitjades a una àrea separada del full de càlcul . Sovint, aquest procediment es fa quan una còpia permanent de la llista filtrada compleix algun requisit comercial.
Bones pràctiques per al filtratge
Deseu-vos algunes molèsties seguint les pautes de la millor pràctica per treballar amb dades filtrades:
- A menys que hi hagi una bona raó per a això, no raspteu un full de càlcul compartit amb filtres actius. És possible que altres usuaris no notin que el fitxer es filtra.
- Tot i que podeu filtrar diverses columnes simultàniament, aquests filtres són additius, no exclusius. En altres paraules, filtrar una llista de contactes per mostrar a tothom a l'estat de Califòrnia i majors de 60 anys li donarà a tots els que tenen més de 60 anys a Califòrnia. Aquest filtre no us mostrarà els estudiants de 60 anys o els californians.
- Els filtres de text complexos funcionen així com les dades subjacents permetran. Les dades "falses" generaran resultats filtrats que puguin ser enganyosos o incorrectes. Per exemple, el filtratge per a persones que viuen a Illinois no atraparà a les persones que viuen a "IL" o que viuen a "Ilinois" o "Illenois".
- Aneu amb compte quan seleccioneu les dades filtrades. L'ordenació de les dades parcialment filtrades conduirà a una reestructuració del fitxer de dades, una situació que normalment s'evita millor. Si heu d'ordenar un conjunt de dades filtrat, copieu les dades filtrades a un full de càlcul nou i ordeneu-lo.