Aquesta sèrie de consells abasta diferents mètodes de classificació de dades a Excel. Podeu trobar informació específica a les pàgines següents:
- Ordena ràpid en una sola columna usant Sort & Filter o Hot Keys
- Ordena en diverses columnes
- Ordenar per data o hora
- Ordena per dies de la setmana, mesos o altres llistes personalitzades
- Ordena per files - Reordenació de columnes
Selecció de les dades a ordenar
Abans de que les dades es puguin ordenar, Excel necessita saber el rang exacte que es va ordenar i, en general, Excel és molt bo en seleccionar àrees de dades relacionades, sempre que s'hagi introduït,
- no es van deixar cap fila o columna en blanc dins d'un àrea de dades relacionades;
- i s'han deixat files i columnes en blanc entre àrees de dades relacionades.
Excel fins i tot determinarà, amb prou precisió, si l'àrea de dades té noms de camp i exclou aquesta fila dels registres per ordenar-los.
Tanmateix, permetre que l'Excel seleccioni el rang que s'ordenarà pot ser arriscat, especialment amb grans quantitats de dades difícils de comprovar.
Per assegurar-vos que seleccioneu les dades correctes, ressalteu l'interval abans d'iniciar el tipus.
Si el mateix rang està ordenat repetidament, el millor és donar-li un nom .
01 de 05
Ordenar clau i ordenar ordenar
L'ordenació requereix l'ús d'una clau d'ordenació i un ordre de classificació.
La clau d'ordenació és la de les dades a la columna o columnes que voleu ordenar. S'identifica amb l'encapçalament de la columna o el nom del camp. A la imatge de dalt, les possibles claus de classificació són ID d'estudiant, nom , edat , programa i mes iniciat
En un tipus ràpid, fer clic a una sola cel·la a la columna que conté la clau d'ordenació és suficient per dir a Excel quina és la clau d'ordenació.
Per a valors de text o numèrics, les dues opcions per a l'ordre de classificació són ascendents i descendents .
Quan utilitzeu el botó Ordenar i filtre a la pestanya Inici de la cinta, les opcions d'ordre de classificació de la llista desplegable canviaran depenent del tipus de dades en l'interval seleccionat.
Ordre ràpid ordenant i filtre
En Excel, es pot fer un tipus ràpid utilitzant el botó Ordenar i filtre a la pestanya Inici de la cinta .
Els passos per realitzar un tipus ràpid són:
- Feu clic a una cel·la a la columna que contingui la tecla de classificació
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta si és necessari
- Feu clic al botó Ordenar i filtre per obrir el menú desplegable de les opcions d'ordenació
- Feu clic en una de les dues opcions per ordenar en ordre ascendent o decreixent
- Comproveu que les dades s'hagin ordenat correctament
Ordena les dades amb les tecles d'accés ràpid de la cinta
No hi ha cap combinació de tecles de mètode abreviat per ordenar dades a Excel.
El que hi ha disponibles són les tecles d'accés ràpid, que us permeten utilitzar les pulsacions de teclat en lloc del punter del ratolí per seleccionar les mateixes opcions que es mostren a la pestanya Inici de la cinta.
- L'ús del teclat per accedir a les opcions de la cinta sempre comença amb la tecla Alt .
Ordenar en ordre ascendent mitjançant tecles d'accés ràpid
- Feu clic a una cel·la a la columna d'ordenar la columna
- Premeu les tecles següents al teclat:
- Alt HSS
- La taula de dades s'ha d'ordenar A a Z / més petita a la més gran per la columna seleccionada
Les tecles d'accés ràpid es tradueixen en:
Tecla "Alt"> pestanya "Inici"> grup "Edició"> menú "Ordenar i filtrat"> "Ordenar més petits a majors".
Ordenar en ordre descendent amb tecles d'accés ràpid
Els passos per ordenar en ordre descendent amb les tecles d'accés ràpid són els mateixos que els que figuren en un ordre ascendent, excepte la combinació de tecles ràpides:
Alt HSO Les tecles d'accés ràpid es tradueixen en:
Tecla "Alt"> pestanya "Inici"> grup "Edició"> menú "Ordenar i filtre"> "Ordenar més gran al més petit".
02 de 05
Ordena en diverses columnes de dades en Excel
A més de realitzar un tipus ràpid basat en una única columna de dades, la funció d'ordenació personalitzada d'Excel us permet ordenar en diverses columnes definint diverses claus de classificació.
En els tipus de diverses columnes, s'identifiquen les tecles de classificació seleccionant els encapçalaments de la columna al quadre de diàleg Ordenar.
Igual que amb un tipus ràpid, les claus de classificació es defineixen identificant els encapçalaments de columnes o els noms de camp , a la taula que conté la clau d'ordenació.
Ordena en un exemple de columnes múltiples
A l'exemple anterior, es van seguir els següents passos per ordenar les dades del rang H2 a L12 en dues columnes de dades: primer per nom i després per edat.
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta .
- Feu clic a la icona Ordenar i filtre de la cinta per obrir la llista desplegable.
- Feu clic a Personalitzat a la llista desplegable per mostrar el quadre de diàleg Ordenar
- A l'encapçalament de la columna , al quadre de diàleg, seleccioneu Nom a la llista desplegable per ordenar les dades mitjançant la columna Nom
- L'opció Sort On s'ofereix als valors , ja que el tipus es basa en les dades reals de la taula
- A l'encapçalament Ordre de comanda , seleccioneu Z a A a la llista desplegable per ordenar les dades del Nom en ordre descendent
- A la part superior del quadre de diàleg, feu clic al botó Afegeix un nivell per afegir la segona opció d'ordenació
- Per a la segona clau d'ordenació, a l'encapçalament de columna , trieu Edat de la llista desplegable per ordenar registres amb noms duplicats per la columna Edat
- A l'encapçalament Ordre de comanda , seleccioneu Majors a més petits de la llista desplegable per ordenar les dades de l'edat en ordre descendent
- Feu clic a D'acord al quadre de diàleg per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades
Com a resultat de la definició d'una segona clau d'ordenació, en l'exemple anterior, els dos registres amb valors idèntics per al camp Nom van ser classificats més en ordre descendent utilitzant el camp Age , resultant en el registre per a l'estudiant A. Wilson que tenia 21 anys abans el rècord del segon A. Wilson de 19 anys.
La primera fila: encapçalaments o dades de columnes?
El rang de dades seleccionats per a la classificació en l'exemple anterior incloïa els encapçalaments de columna per sobre de la primera fila de dades.
Excel va detectar que aquesta fila contenia dades diferents de les dades en files posteriors, de manera que va assumir que la primera fila era capçaleres de columna i ajustava les opcions disponibles al quadre de diàleg Ordenar per incloure-les.
Un dels criteris que Excel utilitza per determinar si la primera fila conté encapçalaments de columna és el format. En l'exemple anterior, el text de la primera fila és una font diferent i és un color diferent de les dades de la resta de les files. També està separat de les files a continuació per una vora gruixuda.
Excel utilitza aquesta diferència en fer la seva determinació sobre si la primera fila és una fila d'encapçalament, i és molt bona en fer-ho bé, però no és infal·lible. Si comet un error, el quadre de diàleg Ordenar conté una casella de selecció: Les meves dades tenen capçaleres que es poden utilitzar per substituir aquesta selecció automàtica.
Si la primera fila no conté cap títol, Excel utilitza la lletra de la columna, com ara la columna D o la columna E, com a opcions a l'opció Columna del quadre de diàleg Ordenar .
03 de 05
Ordena les dades per data o hora en Excel
A més de classificar dades de text alfabèticament o números de la més gran a la més petita, les opcions de classificació d'Excel inclouen els valors de data de classificació.
Les comandes de classificació disponibles per a dates són:
- Ordre ascendent: més antic a més recent
- Ordre descendent: el més nou al més antic
Quadre de diàleg ràpid Ordenar i ordenar
Atès que les dates i els temps només tenen dades de format amb format, per als tipus d'una sola columna, com ara la Data Préstec en l'exemple a la imatge anterior, es pot utilitzar el mètode d'ordenació ràpida.
Per als tipus que inclouen diverses columnes de dates o hores, cal que usi el quadre de diàleg Ordenar , igual que quan es seleccionen diverses columnes de dades de nombre o de text.
Ordena per l'exemple de data
Per fer una classificació ràpida segons la data en ordre ascendent, la més antiga a la més recent, per exemple a la imatge anterior, els passos serien:
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta
- Feu clic a la icona Ordenar i filtre de la cinta per obrir la llista desplegable
- Feu clic a l'opció Ordenar més antiga a la més recent de la llista per ordenar les dades en ordre ascendent
- Els registres s'han d'ordenar amb les dates més antigues de la columna Prestat a la part superior de la taula
Dates i temps emmagatzemats com a text
Si els resultats de la classificació per data no apareixen com s'esperava, les dades de la columna que continguin la clau d'ordenació podrien contenir dates o hores emmagatzemades com a dades de text en comptes de com a números (les dates i els temps són només dades de format amb format).
A la imatge anterior, el registre d'A. Peterson va acabar al final de la llista, quan, segons la data de préstec - 5 de novembre de 2014, el registre hauria d'haver estat col·locat per sobre del rècord d'A. Wilson, que també té una data de préstec del 5 de novembre.
El motiu dels resultats inesperats és que la data de préstec per a A. Peterson s'ha emmagatzemat com a text, més que com a nombre
Dades mixtes i sortides ràpides
Quan s'utilitza el mètode d'ordenació ràpida si els registres que contenen dades de text i de número es barregen, Excel ordena el número i les dades de text per separat: col·locant els registres amb dades de text a la part inferior de la llista ordenada.
Excel també pot incloure els encapçalaments de columna en els resultats de classificació: interpretar-los com una altra fila de dades de text més que no pas com a noms de camp per a la taula de dades.
Ordena advertències: ordena el quadre de diàleg
Tal com es mostra a la imatge de dalt, si s'utilitza el quadre de diàleg Ordenar , fins i tot per als tipus d'una columna, Excel mostra un missatge que adverteix que ha trobat dades emmagatzemades com a text i us dóna l'opció de:
- Ordeneu qualsevol cosa que tingui un número com a número
- Ordena els números i els números emmagatzemats com a text per separat
Si trieu la primera opció, Excel intentarà col · locar les dades de text en la ubicació correcta dels resultats de classificació.
Trieu la segona opció i Excel col·locarà els registres que continguin dades de text a la part inferior dels resultats de classificació, igual que ho fa amb els tipus ràpids.
04 de 05
Classificació de dades per dies de la setmana o per mesos en Excel
Ordeneu per dies de la setmana o per mesos de l'any utilitzant la mateixa llista personalitzada integrada que Excel utilitza per afegir dies o mesos a un full de càlcul mitjançant l'identificador de farciment .
Aquesta llista permet ordenar per dies o mesos cronològicament en comptes d'ordenar alfabèticament.
A l'exemple anterior, les dades s'han ordenat el mes en què els estudiants van iniciar el seu programa d'estudis en línia.
Igual que amb altres opcions de classificació, els valors de classificació per una llista personalitzada es poden mostrar en ascendents (de diumenge a dissabte / de gener a desembre) o en ordre descendent (de dissabte a diumenge / de desembre a gener).
A la imatge anterior, es van seguir els següents passos per ordenar la mostra de dades en el rang H2 a L12 per mesos de l'any:
- Ressalteu l'interval de cel·les que cal ordenar
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta .
- Feu clic a la icona Ordenar i filtre de la cinta per obrir la llista desplegable.
- Feu clic a Personalitzat a la llista desplegable per mostrar el quadre de diàleg Ordenar
- A l'encapçalament de la columna al quadre de diàleg, trieu Mes iniciat a la llista desplegable per ordenar les dades pels mesos de l'any
- L'opció Sort On s'ofereix als valors , ja que el tipus es basa en les dades reals de la taula
- A l'encapçalament Ordenar ordre , feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat de l'opció predeterminada A a Z per obrir el menú desplegable
- Al menú, seleccioneu Llista personalitzada per obrir el quadre de diàleg Llistes personalitzades
- A la finestra de la mà esquerra del quadre de diàleg, feu clic una vegada a la llista: gener, febrer, març, abril ... per seleccionar-lo
Feu clic a D'acord per confirmar la selecció i tornar al quadre de diàleg Ordenar el quadre
La llista escollida - gener, febrer, març, abril - es mostrarà sota l'encapçalament de comanda
Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades per mesos de l'any
Nota : de manera predeterminada, les llistes personalitzades només es mostren en ordre ascendent en el quadre de diàleg Llistes personalitzades . Per ordenar les dades en ordre descendent mitjançant una llista personalitzada després d'haver seleccionat la llista desitjada perquè es mostri a l'encapçalament de comanda en el quadre de diàleg Ordenar :
- Feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat de la llista que es mostra, com ara gener, febrer, març, abril ... per obrir el menú desplegable
- Al menú, seleccioneu l'opció de llista personalitzada que es mostrarà en ordre descendent, com ara desembre, novembre, octubre, setembre ...
Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les dades en ordre descendent mitjançant la llista personalitzada
05 de 05
Ordena per files per reordenar columnes en Excel
Tal i com es mostra amb les opcions de classificació anteriors, les dades normalment s'ordenen utilitzant els encapçalaments de columna o els noms de camp i el resultat és el reordenament de files o registres completes de dades.
Una opció d'ordenació menys coneguda i, per tant, menys utilitzada a Excel és ordenar per fila, que té l'efecte de reordenar l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta en un full de càlcul
Una de les raons per a la classificació per fila és que coincideixi amb l'ordre de la columna entre diferents taules de dades. Amb les columnes del mateix ordre d'esquerra a dreta, és més fàcil comparar registres o copiar i moure dades entre les taules.
Personalització de l'ordre de columna
Tanmateix, molt poques vegades, les columnes de l'ordre correcte són una tasca senzilla a causa de les limitacions de les opcions d'ordenació ascendent i descendent de valors.
Normalment, cal utilitzar un ordre de classificació personalitzat, i Excel inclou opcions per ordenar per cel·la o color de lletra o amb icones de format condicional .
Aquestes opcions, tal com es detalla a la part inferior d'aquesta pàgina, encara són força intensives en mà d'obra i no tan fàcil d'utilitzar.
Probablement, la forma més senzilla de dir a Excel l'ordre de les columnes és afegir una fila per sobre o per sota de la taula de dades que conté els números 1, 2, 3, 4 ... que indiquen l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta.
Ordenant per files, es converteix en una simple qüestió d'ordenar les columnes més petites i majors per la fila que conté els números.
Un cop fet el tipus, la fila de números afegida es pot esborrar fàcilment .
Ordena per l'exemple de files
A la mostra de dades que s'utilitza per a aquesta sèrie en les opcions d'ordenació d'Excel, la columna ID d'estudiant sempre ha estat la primera a l'esquerra, seguida de Nom i, a continuació, normalment Edat .
En aquesta instància, tal com es mostra a la imatge anterior, les columnes han estat reordenades de manera que la columna del programa és primer a l'esquerra seguit de Començament del mes , nom, etc.
Els passos següents es van utilitzar per canviar l'ordre de la columna al vist a la imatge de dalt:
- Inseriu una fila en blanc per sobre de la fila que conté els noms de camp
- En aquesta nova fila, introduïu els números següents a l'esquerra a la dreta a partir de
columna H: 5, 3, 4, 1, 2 - Ressalteu el rang d'H2 a L13
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta .
- Feu clic a la icona Ordenar i filtre de la cinta per obrir la llista desplegable.
- Feu clic a Personalitzat a la llista desplegable per mostrar el quadre de diàleg Ordenar
- A la part superior del quadre de diàleg, feu clic a Opcions per obrir el quadre de diàleg Opcions d' ordenació
- A la secció Orientació d'aquest segon quadre de diàleg, feu clic a Sort a la dreta per ordenar l'ordre de les columnes d'esquerra a dreta al full de càlcul.
- Feu clic a D'acord per tancar aquest quadre de diàleg
- Amb el canvi d'orientació, el encapçalament de la columna del quadre de diàleg de classificació canvia a la fila
- A l'encapçalament Fila , seleccioneu ordenar per la fila 2: la fila que conté els nombres personalitzats
- L'opció Sort On està establerta en Valors
- A l'encapçalament Ordre de comanda , seleccioneu Menor a major de la llista desplegable per ordenar els números a la fila 2 en ordre ascendent
- Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg i ordenar les columnes de l'esquerra a la dreta amb els números de la fila 2
- L'ordre de les columnes hauria de començar amb el programa seguit del mes iniciat , el nom , etc.
Ús de les opcions d'ordenació personalitzades d'Excel per reordenar columnes
Com es va esmentar anteriorment, mentre els tipus personalitzats estan disponibles al quadre de diàleg Ordenar a Excel, aquestes opcions no són fàcils d'utilitzar quan es tracta de reordenar columnes en un full de càlcul.
Les opcions per crear un ordre de classificació personalitzat disponible al quadre de diàleg Ordenar són ordenar les dades per:
I, tret que cada columna hagi tingut un format de format únic, com ara diferents tipus de lletra o cel·les, aquest format s'ha d'afegir a les cel·les individuals de la mateixa fila per reordenar-les per a cada columna.
Per exemple, per utilitzar el color de la font per reordenar les columnes de la imatge de dalt
- Feu clic a cada nom del camp i canvieu el color de la font per a cadascun, com ara el vermell, el verd, el blau, etc.
- En el quadre de diàleg Ordenar, estableixi l'opció Sort on en Color de font
- A Ordre, configureu manualment l'ordre dels colors dels noms de camp perquè coincideixi amb l'ordre de columna desitjat
- Després d'ordenar, restabliu el color del tipus de lletra per a cada nom del camp