01 de 08
Introducció a l'entrada de dades d'Excel
Aquest tutorial abasta algunes de les DOs bàsiques i NO es pot introduir dades en programes de full de càlcul com Excel, Google Spreadsheets o Open Office Calc.
Introduir les dades correctament la primera vegada pot evitar problemes més endavant i fer que sigui més fàcil utilitzar diverses eines i funcions d'Excel, com ara fórmules i gràfics.
Les DO i DON'T són:
- Planifiqueu el vostre full de càlcul
- No deixeu les files o columnes en blanc quan introduïu dades relacionades
- Desa freqüentment i desa a dos llocs
- No utilitzeu els números com a encapçalaments de columnes i no incloeu unitats amb les dades
- Utilitzeu referències de cèl · lules i rangs nomenats a les fórmules
- No deixeu les cel·les que contenen fórmules desbloquejades
- Ordeneu les vostres dades
Planifiqui el vostre full de càlcul
Quan es tracta d'introduir dades a Excel, és una bona idea fer una mica de planificació abans de començar a escriure.
Sabent el que es farà servir al full de treball, les dades que contindrà i el que es farà amb aquestes dades podrien afectar considerablement el disseny final del full de treball.
La planificació abans d'escriure pot estalviar temps més endavant si cal reorganitzar el full de càlcul per fer-lo més eficaç i més fàcil de treballar.
Punts a considerar
- Quin és el propòsit del full de càlcul?
- Quantes dades mantindrà el full de càlcul?
- Es necessiten gràfics?
- Es imprimirà el full de càlcul?
Quin és l'objectiu del full de càlcul?
- El propòsit del full de càlcul ajudarà a determinar la ubicació de les dades, ja que la informació més important ha de ser visible i de fàcil accés.
- Quins càlculs es requereixen? Els càlculs afecten a quines fórmules i funcions es necessiten i on es localitzaran.
Quantes dades tindrà el full de càlcul?
La quantitat de dades que el full de càlcul mantindrà inicialment i la quantitat que s'afegirà més endavant afectarà la quantitat de fulls de treball utilitzats.
- No extingueu les dades massa perquè pot fer que la informació específica sigui difícil de trobar i els càlculs que abasten diverses fulles o llibres poden començar a afectar el rendiment d'Excel.
- Per a fulls de treball grans, de vegades és útil mostrar importants totals de columnes per sobre dels encapçalaments de columna, en lloc d'obligar els usuaris a desplaçar-se fins a la part inferior del full de treball per veure la informació.
Calen les cartes?
Si totes o part de les dades es mostren en un gràfic o gràfics, podria afectar el disseny de la informació,
- Depenent del tipus de gràfic, és possible que les dades s'hagin d'agrupar de manera diferent, com ara l'ús d'un àrea de resum dels gràfics de pastissos.
- Per als fulls de càlcul grans, els gràfics es poden moure a pàgines separades per facilitar l'amuntegament
Es imprimirà el full de càlcul?
La manera com es disposen les dades es poden veure afectades si s'imprimeixen totes o algunes de les dades, depenent de si es triï el disseny del retrat o el paisatge i el nombre de fulls necessaris.
- Si s'utilitza una vista vertical sobre paper de mida de carta normal (8 1/2 X 11), considereu posar la majoria de les dades a les files d'unes poques columnes, de manera que tots els encapçalaments siguin visibles en un sol full.
- Si es necessiten fulls múltiples, consideri imprimir els encapçalaments de columna a la part superior de cada pàgina per facilitar la lectura de les dades.
- Si s'han d'imprimir moltes columnes de dades, el disseny del paisatge pot mantenir tots els encapçalaments en una sola pàgina. De nou, si calen fulls múltiples, imprimiu els encapçalaments de la columna a la part superior de cada pàgina.
- Si s'imprimeixen gràfics, moure-los a un full separat pot simplificar la tasca.
02 de 08
No deixeu files o columnes en blanc en dades relacionades
Deixar files o columnes en blanc en taules de dades o en intervals de dades relacionats pot fer que sigui molt difícil utilitzar correctament una sèrie de funcions d'Excel, com ara gràfics, taules dinàmiques i determinades funcions.
Fins i tot les cel·les en blanc d'una fila o columna que continguin dades poden causar problemes tal com es mostra a la imatge de dalt.
L'absència d'espais buits també farà que Excel sigui més fàcil per detectar i seleccionar totes les dades relacionades en un rang si s'utilitzen funcions com ara classificar , filtrar o AutoSum .
En lloc de deixar files o columnes en blanc, utilitzeu les vores o els encapçalaments de format i les etiquetes utilitzant en negreta o subratllat per separar les dades i fer-les més fàcils de llegir.
Introduïu les vostres dades a la columna quan sigui possible.
- Quan estimeu el vostre full de càlcul, col·loqueu un encapçalament descriptiu a la part superior de la primera columna de la taula amb les dades següents.
- Si hi ha més d'una sèrie de dades, llista'ls un darrere l'altre en columnes (d'esquerra a dreta) amb el títol de cada sèrie de dades a la part superior.
Mantingueu separades les dades no relacionades
Tot i que és important mantenir les dades relacionades junts, alhora, pot ser útil mantenir separats els intervals de dades separats.
Deixar columnes o files en blanc entre diferents intervals de dades o altres dades del full de treball tornarà a fer que sigui més fàcil que Excel pugui detectar i seleccionar correctament els intervals o taules de dades relacionades.
03 de 08
Desa freqüentment
La importància d'estalviar el vostre treball amb freqüència no es pot exagerar, o s'ha dit massa sovint.
Per descomptat, si feu servir un full de càlcul basat en web (com ara Google Spreadsheets o Excel Online), estalviar no és un problema, ja que cap programa té una opció de guardar, sinó que funciona amb una funció d'estalvi automàtic.
Tanmateix, per als programes basats en ordinador, després de dos o tres canvis, ja sigui afegint dades, fent un canvi de format o introduint una fórmula, deseu el full de treball.
Si això sembla massa, guarda com a mínim cada dos o tres minuts.
Tot i que l'estabilitat de les computadores i del programari informàtic ha millorat dràsticament en els últims anys, el programari encara es bloqueja, els errors d'energia encara succeeixen i altres persones, de vegades, recorren el cable d'alimentació i l'extreu del sòcol de la paret.
I quan es produeixi, la pèrdua de qualsevol quantitat de dades, tant gran com petit, només augmenta la vostra càrrega mentre intenta reconstruir el que ja heu fet.
Excel té una funció d'estalvi automàtic , que normalment funciona molt bé, però no s'ha de confiar. Aconseguiu tenir les vostres pròpies dades amb estalvis freqüents.
Accés directe a l'estalvi
L'estalvi no ha de ser una tasca onerosa de moure el ratolí a la cinta i fer clic a les icones, teniu l'hàbit d' estalviar utilitzant la combinació d' accés directe del teclat de:
Ctrl + S
Desa a dos llocs
Un altre aspecte d'estalvi que no es pot exagerar és la importància d'emmagatzemar les vostres dades en dues ubicacions diferents.
La segona ubicació és, per descomptat, una còpia de seguretat, i s'ha dit moltes vegades, "Les còpies de seguretat són com assegurança: teniu una i probablement no la necessiteu, no la teniu i probablement ho farà".
La millor còpia de seguretat és aquella que es troba en una ubicació física diferent de l'original. Després de tot, quin és el punt de tenir dues còpies d'un fitxer si elles
- estan en el mateix disc dur que falla?
- a la mateixa computadora, que es roben?
- en el mateix edifici que crema al terra?
Còpies de seguretat basades en web
Una vegada més, fer una còpia de seguretat no ha de ser una tasca onerosa o que requereix molt de temps.
Si la seguretat no és un problema, el full de càlcul és una llista dels vostres DVD: envieu-vos una còpia amb correu electrònic per poder enviar una còpia al servidor probablement sigui suficient.
Si la seguretat és un problema, l'emmagatzematge web encara és una opció, encara que amb una empresa especialitzada en aquest tipus de coses i cobra una tarifa per fer-ho.
En el cas dels fulls de càlcul en línia, és probable que els propietaris del programa facin còpies de seguretat dels seus servidors, i això inclou totes les dades dels usuaris. Però per estar segur, descarregueu una còpia del fitxer a la vostra pròpia computadora.
04 de 08
No utilitzeu els números com a encapçalaments de columnes i no incloeu unitats amb les dades
Utilitzeu els encapçalaments a la part superior de les columnes i al començament de les files per identificar les vostres dades, ja que fan operacions molt més fàcils, però no utilitzeu números com ara 2012, 2013, etc.
Tal com es mostra a la imatge anterior, els encapçalaments de columna i fila que són només números es poden incloure sense voler en els càlculs. Si les fórmules contenen funcions com ara:
- AutoSum ,
- AutoMax ,
- Autoapertura .
que selecciona automàticament el rang de dades per a l' argument de la funció.
Normalment, aquestes funcions primer busquen columnes de números a dalt on es troben i, a continuació, a l'esquerra per una fila de números, i qualsevol encapçalament que sigui només números s'inclourà al rang seleccionat.
Els números utilitzats com a encapçalaments de files també es poden equivocar com una altra sèrie de dades si es selecciona com a part d'un interval per a un gràfic en lloc de com a etiquetes d'eixos.
Números de format a l'encapçalament de cèl·lules com a text o crear etiquetes de text precedint cada número amb un apòstrof (') - com ara' 2012 i '2013. L'apòstrof no es mostra a la cel·la, però canvia el número a les dades de text.
Manteniu unitats a les capçaleres
No: introduïu la moneda, la temperatura, la distància o d'altres unitats a cada cel·la amb les dades del número.
Si ho feu, hi ha moltes possibilitats que Excel o Google Spreadsheets visualitzin totes les vostres dades com a text.
En lloc d'això, col·loqueu unitats als encapçalaments que hi ha a la part superior de la columna, que, com succeeix, s'asseguraran que aquests títols, com a mínim, són de text i no generaran el problema esmentat anteriorment.
Text a l'esquerra, números a la dreta
Una manera ràpida de saber si teniu dades de text o número és comprovar l'alineació de les dades d'una cel·la. De manera predeterminada, les dades de text estan alineades a l'esquerra en Excel i Google Spreadsheets i les dades de números estan alineades a la dreta en una cel·la.
Encara que aquesta alineació predeterminada es pot canviar fàcilment, el format no s'aplica normalment fins que no s'hagin introduït totes les dades i fórmules, de manera que l'alineació predeterminada pot donar-vos una idea abans que alguna cosa no coincideixi al full de càlcul.
Símbols percentuals i de divises
La millor pràctica per introduir totes les dades en un full de treball és introduir només el número normal i formatar la cel·la per mostrar el número correctament, i això inclou percentatges i quantitats monetàries.
Excel i Google Spreadsheets, tanmateix, accepten el percentatge de símbols que s'escriuen en una cel·la juntament amb el nombre i els dos també reconeixen símbols de moneda comuns, com el signe de dòlar ($) o el símbol de lliura britànica (£) si s'escriuen en un cèl·lula juntament amb dades de números, però altres símbols de moneda, com el Rand sud-africà (R), probablement es interpretaran com a text.
Per evitar possibles problemes, seguiu les pràctiques recomanades abans i introduïu l'import i, a continuació, formateu la cel·la per a la moneda en comptes d'escriure el símbol monetari.
05 de 08
Utilitzeu referències de cèl · lules i rangs nomenats a les fórmules
Tant les referències de cel·les com els intervals amb nom poden ser i han d'utilitzar-se en fórmules per fer més ràpides i fàcils de mantenir les fórmules i per extensió, el full complet, sense errors i actualitzat.
- Les referències de cel·la són una combinació de la lletra de columna i el número de fila d'una cel·la , com ara A1, B23 i W987, i s'utilitzen per identificar la ubicació de les dades en un full de càlcul.
- Un interval amb nom o un nom definit és similar a una referència de cel·la ja que s'utilitza per identificar una cel·la o un interval de cel·les en un full de càlcul.
Referència de dades a les fórmules
Les fórmules s'utilitzen en Excel per realitzar càlculs, com ara l'addició o la resta.
Si els números reals s'inclouen en fórmules, com ara:
= 5 + 3
Cada vegada que les dades canvien-digues als 7 i 6, la fórmula necessita ser editada i els números es modifiquen per tal que la fórmula es converteixi:
= 7 + 6
Si, en canvi, les dades s'introdueixen en les cel·les del full de treball, les referències de cel·la -o els noms de rang- es poden utilitzar a la fórmula en comptes de fer-ne els números.
Si el número 5 s'introdueix a la cel·la A 1 i 3 a la cel·la A2, la fórmula es converteix:
= A1 + A2
Per actualitzar les dades, canvieu el contingut de les cel·les A1 i A2, però la fórmula roman igual: l'Excel actualitza automàticament els resultats de la fórmula.
L'estalvi en temps i esforç s'incrementa si el full de treball conté fórmules més complicades i si diverses fórmules fan referència a les mateixes dades, ja que les dades només es poden canviar en una ubicació i totes les fórmules que la fan referència s'actualitzaran.
L'ús de referències de cel·la o rangs amb nom també fa que el vostre full de treball sigui més segur, ja que permet protegir les fórmules dels canvis accidentals deixant les cel·les de dades que canvien d'accés.
Apuntant a les dades
Una altra característica d'Excel i Google Spreadsheets és que permeten introduir referències de cel·la o noms de rang en fórmules utilitzant apunts , que implica fer clic a una cel·la per introduir la referència a la fórmula.
L'apuntament redueix la possibilitat d'errors provocats per escriure a la referència de cel·la incorrecta o malcriure un nom de rang.
Utilitzeu els intervals amb nom per seleccionar dades
Donar una àrea de dades relacionades amb un nom pot fer que sigui molt més fàcil seleccionar les dades en realitzar tipus o operacions de filtratge.
Si la mida d'una àrea de dades canvia, el rang d' un nom es pot editar fàcilment utilitzant el Gestor de noms .
06 de 08
No deixeu les cel·les que contenen fórmules sense protecció
Després de passar tant temps aconseguint que les seves fórmules siguin correctes i utilitzant les referències correctes de la cèl·lula, moltes persones cometen l'error de deixar aquestes fórmules vulnerables a canvis accidentals o intencionals.
Si col·loqueu les dades a les cel·les del full de càlcul i feu-ne una referència a fórmules, permet que les cel·les que continguin les fórmules estiguin bloquejades i, si cal, protegit amb contrasenya per mantenir-les fora de perill.
Al mateix temps, les cel·les que contenen les dades es poden deixar desbloquejades perquè els canvis es puguin introduir fàcilment per mantenir el full de càlcul actualitzat.
La protecció d'un full de càlcul o llibre de treball és un procés de dos passos:
- Assegureu-vos que les cel·les correctes estiguin bloquejades
- Apliqueu l'opció de full de protecció i, si voleu, afegiu una contrasenya
07 de 08
Ordeneu les vostres dades
Ordeneu les vostres dades després d'haver-les acabat d'escriure.
Treballar amb petites quantitats de dades no distribuïdes a Excel o Google Spreadsheets no sol ser un problema, però a mesura que augmenta la quantitat de dades, també hi ha la dificultat de treballar amb eficàcia.
Les dades ordenades són més fàcils de comprendre i analitzar i algunes funcions i eines, com ara VLOOKUP i SUBTOTAL requereixen dades ordenades per retornar els resultats correctes.
A més, ordenar les vostres dades de maneres diferents us permetrà detectar tendències que no són obertes al principi.
Selecció de dades a ordenar
Abans que es puguin ordenar les dades, Excel necessita conèixer el rang exacte que es va ordenar i, en general, Excel és molt bo en seleccionar àrees de dades relacionades, sempre que s'hagi introduït,
- no es van deixar cap fila o columna en blanc dins d'un àrea de dades relacionades;
- i s'han deixat files i columnes en blanc entre àrees de dades relacionades.
Excel fins i tot determinarà, amb prou precisió, si l'àrea de dades té noms de camp i exclou aquesta fila dels registres per ordenar-los.
Tanmateix, permetre que l'Excel seleccioni el rang que s'ordenarà pot ser arriscat, especialment amb grans quantitats de dades difícils de comprovar.
Ús de noms per seleccionar dades
Per assegurar-vos que seleccioneu les dades correctes, ressalteu l'interval abans d'iniciar el tipus.
Si el mateix rang és ordenar-se repetidament, el millor enfocament és donar-li un nom.
Si es defineix un nom per al rang que es va ordenar, escriviu el nom al quadre de noms o el seleccioneu a la llista desplegable associada i Excel ressaltarà automàticament l'interval correcte de dades del full de treball.
Files i columnes ocultades i classificació
Les files o columnes ocultades de les dades no es mouen durant la classificació, de manera que han de quedar sense ombra abans que es produeixi el tipus.
Per exemple, si la fila 7 està amagada i forma part d'un rang de dades ordenat, es mantindrà com a fila 7 en lloc de moure's a la seva ubicació correcta com a resultat del tipus.
El mateix passa amb les columnes de dades. L'ordenació per files implica reordenar columnes de dades, però si la columna B s'oculta abans que el tipus, quedarà com a columna B i no es reordena amb les altres columnes del rang ordenat.
08 de 08
Tots els números han de ser botigues com a números
Problema: comproveu que tots els números s'emmagatzemen com a números. Si els resultats no són el que esperava, la columna podria contenir números emmagatzemats com a text i no com a números. Per exemple, els números negatius importats d'alguns sistemes de comptabilitat o un número introduït amb un '(apostrophe) líder' s'emmagatzemen com a text.
Quan ordeneu ràpidament les dades amb el botó AZ o ZA, les coses poden passar horriblement malament. Si hi ha una fila en blanc o columnes en blanc dins de les dades, es pot ordenar una part de les dades, mentre s'ignoren altres dades. Imagini el desastre que tindrà, si els noms i el número de telèfon ja no coincideixen, o si les comandes van als clients equivocats.
La forma més senzilla d'assegurar-vos que es seleccioni l'interval correcte de dades abans de seleccionar és donar-li un nom.
La segona hipòtesi afecta exactament el que especifica Excel. Si teniu una sola cel·la seleccionada, Excel amplia la selecció per seleccionar un rang (igual que premeu Ctrl + Maj + 8) limitat per una o més columnes i files en blanc. A continuació, examina la primera fila de l'interval seleccionat per determinar si conté informació de capçalera o no.
Aquí és on la classificació amb les eines de la barra d'eines pot arribar a ser complicada: el vostre encapçalament (si suposa que teniu un) ha de complir unes pautes més estrictes perquè Excel ho reconegui com a capçalera. Per exemple, si hi ha cap cel en blanc a la fila de capçaleres, Excel pot pensar que no és un encapçalament. De la mateixa manera, si la fila de capçalera té el mateix format que les altres files de l'interval de dades, és possible que no la reconegui. A més, si la vostra taula de dades es compon totalment de text i la vostra fila de capçalera no conté res més que text, Excel, pràcticament tot el temps, no reconegui la fila de capçalera. (La fila s'assembla a una altra fila de dades a Excel).
Només després de seleccionar l'interval i determinar si hi ha una fila de capçalera Excel farà la classificació real. Quin plaer teniu amb els resultats depèn de si Excel obté la selecció de rang i la determinació de la fila de capçalera a la dreta. Per exemple, si Excel no creu que tingui una fila de capçalera, i ho feu, el vostre encapçalament s'ordena al cos de les dades; això generalment és una mala cosa.
Per assegurar-vos que el rang de dades sigui reconegut correctament, utilitzeu la drecera Ctrl + Shift + 8 per veure quina opció selecciona Excel; això serà el que s'ordenarà. Si no coincideix amb les vostres expectatives, necessiteu modificar el caràcter de les dades a la vostra taula o heu de seleccionar l'interval de dades abans d'utilitzar el quadre de diàleg Ordenar.
Per assegurar-vos que el vostre encapçalament es reconeix correctament, utilitzeu la drecera Ctrl + Maj + 8 per seleccionar l'interval de dades i, a continuació, mirar la primera fila. Si el vostre encapçalament té cel·les en blanc entre els seleccionats a la primera fila o la primera fila té el format igual que la segona fila o si teniu més d'una fila de capçalera seleccionada, l'Excel assumirà que no teniu cap fila de capçalera en absolut. Per corregir-ho, feu canvis a la fila de capçalera per assegurar-vos que Excel ho reconegui correctament.
Finalment, totes les apostes poden estar desactivades si la taula de dades utilitza encapçalaments de diverses files. Excel té dificultats per reconèixer-los. Comparteix el problema quan s'espera que inclogui files en blanc en aquest encapçalament; simplement no es pot fer automàticament. Tanmateix, podeu seleccionar totes les files que voleu ordenar abans de fer el tipus. En altres paraules, sigui específic en el que vulgueu ordenar Excel; no deixis que Excel faci les suposicions per a tu.
Dates i temps emmagatzemats com a text
Si els resultats de la classificació per data no apareixen com s'esperava, les dades de la columna que continguin la clau d'ordenació podrien contenir dates o hores emmagatzemades com a dades de text en comptes de com a números (les dates i els temps són només dades de format amb format).
A la imatge anterior, el registre d'A. Peterson va acabar al final de la llista, quan, segons la data de préstec - 5 de novembre de 2014, el registre hauria d'haver estat col·locat per sobre del rècord d'A. Wilson, que també té una data de préstec del 5 de novembre.
El motiu dels resultats inesperats és que la data de préstec per a A. Peterson s'ha emmagatzemat com a text, més que com a nombre
Dades mixtes i sortides ràpides.
Quan s'utilitza el mètode d'ordenació ràpida de registres que continguin dades de text i de número es barregen, Excel ordena el número i les dades de text per separat: col·loca els registres amb dades de text a la part inferior de la llista ordenada.
Excel també pot incloure els encapçalaments de columna en els resultats de classificació: interpretar-los com una altra fila de dades de text més que no pas com a noms de camp per a la taula de dades.
Ordena advertències: ordena el quadre de diàleg
Tal com es mostra a la imatge de dalt, si s'utilitza el quadre de diàleg Ordenar, fins i tot per als tipus d'una columna, Excel mostra un missatge que adverteix que ha trobat dades emmagatzemades com a text i us dóna l'opció de:
Ordeneu qualsevol cosa que tingui un número com a número
Ordena els números i els números emmagatzemats com a text per separat
Si trieu la primera opció, Excel intentarà col · locar les dades de text en la ubicació correcta dels resultats de classificació.
Trieu la segona opció i Excel col·locarà els registres que continguin dades de text a la part inferior dels resultats de classificació, igual que ho fa amb els tipus ràpids.