Estalvieu-ho aviat, estalviu sovint
Heu posat molta feina al vostre full de càlcul d'Excel; No deixeu que s'allunyi perquè oblideu de guardar-lo! Utilitzeu aquests consells per mantenir el vostre treball segur i desat per a la propera vegada que necessiteu aquest fitxer.
Excel Save Shortcut Keys
A més d'estalviar fitxers de llibretes mitjançant l'opció Desa que es troba sota el menú Fitxer o Desar la icona a la barra d'eines d'accés ràpid, Excel té l'opció de desar utilitzant les tecles de drecera del teclat.
La combinació de tecles d'aquesta drecera és:
Ctrl + S
- Si el fitxer s'ha desat abans, el punter del ratolí canviarà a una icona de vidre d'una hora mentre es guarda.
- Si el llibre es desa per primera vegada, s'obrirà el quadre de diàleg Desa com.
Descarrega per primera vegada
Quan un fitxer es desa per primera vegada, cal especificar dos elements d'informació al quadre de diàleg Desa com:
- El nom del fitxer (fins a 255 caràcters, inclosos els espais).
- La ubicació (carpeta) on s'emmagatzemarà el fitxer.
Desa amb freqüència
Atès que utilitzar les tecles de mètode abreviat Ctrl + S és una manera senzilla de desar dades, és recomanable que es guardi amb freqüència, com a mínim cada cinc minuts, per evitar la pèrdua de dades en cas d'error de l'ordinador.
Pinning Save Locations
Des de l'Excel 2013, s'ha pogut fer clic a Ubicacions guardades freqüentment utilitzades a Guardar com .
Si ho fa, manté la ubicació fàcilment accessible a la part superior de la llista Carpetes recents. No hi ha límit al nombre de llocs que es poden fixar.
Per marcar una ubicació desada:
- Feu clic a Fitxer> Desa com.
- A la finestra Desa com, col·loqueu el punter del ratolí a la ubicació desitjada a Carpetes recents.
- A l'extrem dret de la pantalla apareix una petita imatge horitzontal d'un botó per a aquesta ubicació.
- Feu clic al pin per a la ubicació. La imatge canvia a la imatge vertical d'un botó que indica que la ubicació ara està fixada a la part superior de la llista Carpetes recents.
- Per desactivar una ubicació, feu clic a la imatge del pinzell vertical de nou per canviar-la de nou a un pin horitzontal.
Guardar fitxers Excel en format PDF
Una de les característiques que es va introduir per primer cop a Excel 2010 va ser la possibilitat de convertir o guardar fitxers de fulls de càlcul d'Excel en format PDF.
Un fitxer PDF (Format de document portàtil) permet als altres veure documents sense necessitat del programa original, com Excel, instal·lat a l'ordinador.
Al contrari, els usuaris poden obrir el fitxer amb un programa gratuït de lectura de PDF com Adobe Acrobat Reader.
Un fitxer PDF també permet deixar que altres vegin dades de full de càlcul sense donar-los l'oportunitat de canviar-lo.
Desar el full d'actius en format PDF
Quan es guarda un fitxer en format PDF, de manera predeterminada només es guarda el full de càlcul actual o actiu -que és el full de treball a la pantalla-.
Els passos per desar un full de càlcul Excel en format PDF amb l'opció Guardar com a tipus de fitxer d'Excel són:
- Feu clic a la pestanya Fitxer de la cinta per veure les opcions de menú disponibles.
- Feu clic a Desa com a opció per obrir el quadre de diàleg Desa com.
- Trieu una ubicació per desar el fitxer a la línia Desa a la part superior del quadre de diàleg.
- Escriviu un nom per al fitxer a la línia Nom del fitxer a la part inferior del quadre de diàleg.
- Feu clic a la fletxa cap avall al final de la línia Guardar com a tipus al final del quadre de diàleg per obrir el menú desplegable.
- Desplaceu-vos per la llista per trobar i fer clic a l'opció PDF (* .pdf) per fer que aparegui a la línia Guardar com a tipus del quadre de diàleg.
- Feu clic a Desa per desar el fitxer en format PDF i tanqueu el quadre de diàleg.
Desa diverses pàgines o un llibre complet en format PDF
Com es va esmentar, l'opció Desa com a opció només desa el full de càlcul actual en format PDF.
Hi ha dues maneres de canviar guardar múltiples fulls de treball o un llibre complet en format PDF:
- Per desar diverses pàgines d'un llibre, ressalteu les pestanyes del full de treball abans de desar el fitxer. Només aquests fitxers es desaran al fitxer PDF.
- Per desar un llibre complet:
- Ressalteu totes les pestanyes del full;
- Obre les opcions al quadre de diàleg Guardar com.
Nota : El botó Opcions només es fa visible després de canviar el tipus de fitxer a PDF (* .pdf) al quadre de diàleg Guardar com. Et proporciona diverses opcions sobre la informació i les dades que es guarden en format PDF.
- Feu clic a l'opció PDF (* .pdf) per fer que el botó Opcions aparegui a la línia de guardar com a tipus del quadre de diàleg;
- Feu clic al botó per obrir el quadre de diàleg Opcions ;
- Seleccioneu el llibre complet a la secció Publicar què;
- Feu clic a Accepta per tornar al quadre de diàleg Desa com.