Hi ha moltes bones raons per les quals la digitalització de documents en paper pot ser una gran ajuda quan es tracta d'organitzar la vostra oficina a casa (o, per això, a casa vostra). Abans de res, podeu desfer-vos de molts llibres addicionals que estan embolicats en calaixos i fitxers o que ocupen un espai d'escriptori valuós.
Els fitxers digitals (fins i tot els PDF) es poden convertir en fitxers que es poden buscar amb l'ús del programari de reconeixement òptic de caràcters (OCR) que normalment prové de la impressora (HP té un vídeo molt genial que explica com funciona OCR i com pot ajudar a simplificar la tasca de simplificant la teva vida).
Això vol dir que no només la vostra informació no té cap lloc, sinó que també és molt més fàcil de trobar que en el paper. I, a més, podeu desar els vostres fitxers digitals en format CD o DVD, en una unitat flaix, en una instal·lació d'emmagatzematge en línia o en tot l'anterior. Així que podeu estar segur que quan necessiteu alguna cosa, podeu posar-vos en pràctica.
Quan comenceu a digitalitzar els vostres fitxers d'inici, és el moment perfecte per crear un conjunt organitzat de fitxers que faran que la vostra vida sigui més senzilla. Penseu en les categories de paperwork que necessiteu i configureu una carpeta per a cadascun. Rebut de la targeta de crèdit en una sola carpeta; paperassa d'assegurança de cotxe en una altra; comptes de telèfon, rebuts de comestibles, comptes de reparació de la llar, etc., es poden subministrar carpetes separades. I dins de cada carpeta, creeu subcarpetes per a cada any (o mes). És molt més fàcil començar amb un sistema organitzat i, simplement, afegiu una nova documentació a l'arxiu adequat a mesura que avança, és a seguir tractant de reordenar el sistema cada cop que s'escaneja un nou rebut.
Assegureu-vos que el vostre escàner o impressora vingui amb un programari OCR (el programari ABBYY FineReader sembla que vénen al paquet amb moltes de les impressores i escàners que provo). Si no trobeu cap, no us espereu. Hi ha moltes possibilitats que ja tingueu instal·lat un programari de OCR decent al vostre ordinador, sempre que feu servir Windows. El programa Cool OCR que ja us guiar us guiarà pel procés de localització i ús d'aquest programari juntament amb el vostre escàner per crear documents editables.
Per descomptat, això planteja un altre punt important: cal que tingueu com a mínim un escàner de documents si aneu a fer aquest treball. No ha de ser car ni fantasia. Si no ho teniu, ara és un bon moment per cercar-ne un; Comenceu amb aquestes revisions d'escàners fotogràfics i escàners de documents per obtenir algunes de les millors compres. Si no voleu un escàner independent, una impressora de baix cost econòmic farà el treball perfectament.
Així que aquí tens la part més difícil. Obtenir la configuració del sistema no és massa difícil; fins i tot analitzar la vostra paperassa no serà massa difícil. El que fa és assegurar-se que ho feu automàticament cada vegada que obtingueu nous ingressos o documents. En cas contrari, els documents començaran a apilar-se de nou, i se sentirà com si hagués estat perdent el temps. Així que estigueu amb ell!