Problemes de trucades de conferència d'àudio i com dirigir-los
Les trucades de conferències d'àudio semblen interessants quan creieu els beneficis que tenen per a la vostra empresa o reunions socials. Però quan pensa en els problemes associats amb la seva configuració i funcionament senzill, aviat s'adonarà que participar en un o tenir un és bastant desafiant. Mentre organitzeu una trucada de conferència, hi ha diversos problemes que heu d'incloure a la vostra planificació, per tal d'evitar problemes que poden provocar un fracàs.
1. Soroll de fons
Aquest és un soroll que prové d'un participant, a part de la seva veu, com a cadires, persones parlant darrere d'ells, sorolls de maquinària, sorolls de paper, etc. Aquests sorolls es donen principalment amb els participants que utilitzen VoIP , ja que el telèfon tradicional ha dedicat i curt -comuniqueu els micròfons, mentre que VoIP funciona amb un micròfon de dispositiu que és més sensible. Un exemple és el sistema de matriu de micròfon que té la majoria de les últimes computadores portàtils. Algunes persones participen en conferències que utilitzen els seus dispositius mans lliures.
L'única manera de remeiar aquesta situació és fer que els participants coneguin la pertorbació que causen, la qual cosa es fa millor mitjançant la comunicació abans de la trucada de conferència. Per exemple, com a organitzador, és possible que vulgueu fer circular un correu electrònic a les etiquetes per a una trucada de conferència abans de la sessió.
2. Eco
L'eco pot ser part del soroll de fons, però és més tècnic que això. Algú que participi a la trucada de conferència pot tenir condicions amb el seu telèfon o pot estar utilitzant un telèfon que no té cancel·lació de ressò. Obteniu més informació sobre com deixar de produir-hi ressò .
Algú amb eco se sol demanar que pengeu. Per tant, una consciència adequada sobre alguns problemes tècnics amb els telèfons i altres equips utilitzats en una trucada de conferència és important per endavant.
3. Gestió de presència
En una trucada de conferència d'àudio, usareu només un dels vostres sentits: la vostra audició. No veureu persones amb qui parleu o escolti. Això significa que, tret que faci un seguiment de cada entrada i sortiu de la vostra trucada de conferència, és possible que ignoreu la presència en el vostre públic una vegada que anés a la conferència.
Aquest problema ha estat sense solució fins ara per a la conferència d'àudio, fins al desenvolupament d'eines que permeten una certa quantitat de gestió de presència. La primera eina que dóna això és UberConference, on podeu veure qui està parlant quan ho fa, qui està aquí i qui no ho està, i així successivament. Una sèrie d'aquestes eines han sorgit últimament, algunes amb interessants interfícies visuals que representen als participants amb icones.
4. Música en espera
Normalment, la gent solta la interfície del telèfon per a particulars, però mai per trucades de conferència. Tot i que potser sigui bo per algú que ha estat posat en espera per escoltar música, sens dubte serà molest en una trucada de conferència. Alguns participants poden mantenir la conferència en espera mentre assisteixen a una altra trucada o tasca, afegint així un ambient rítmic a la conferència. Aquí de nou, la campanya de consciència preliminar sobre ètica serà de valor.
5. Lideratge
En alguns casos, si un grup no té cap líder, el caos conduirà. Això és probable que succeeixi en una conferència, especialment aquella que impliqui assumptes raonables, on no hi ha una persona que tingui les regnes. Aquest líder hauria d'assegurar-se que tothom tingui molt de temps per parlar i necessitar atenció. També haurien de ser capaços d'aconseguir que les coses tornin a ser correctes si es produeixi un conflicte deslligat o franc.
6. Materials i documents
Moltes conferències, especialment les de negocis, inclouen referències a documents, materials i eines. La disseminació incorrecta d'aquesta informació fa que alguns participants quedin en la foscor en certs punts, provocant així el desinterès. Per tant, s'hauria de tenir cura de difondre la informació i els documents necessaris a totes les parts requerides abans que comenci la conferència. Una altra manera i millor és fer servir eines de col·laboració en línia, on la referència als documents i altres materials no només serà passiu, sinó que també hi pot haver una productivitat activa durant la sessió de treball en línia.
7. Mala qualitat de veu
No em refereixo a la veu d'algú amb mal de coll, sinó a la veu d'algú que utilitza un servei telefònic que ofereix una mala qualitat de la trucada. Ara, això passa sovint amb el servei de VoIP, que depèn d'un cert nombre de factors , incloent l' ample de banda , els còdecs utilitzats, els telèfons i altres dispositius utilitzats. Malauradament, no hi ha res que pugueu fer al respecte si sou el líder o organitzador de la conferència. El participant que pateix una mala qualitat de veu necessita millorar les coses al seu costat.