Si respon a un correu electrònic, ha de quedar clar el que està responent. És per això que el text del missatge original generalment es cita en una resposta. Tant és clar, però la millor manera de citar text en un correu electrònic no ho és.
Hi ha un estàndard molt sensible per fer el correcte. Et fa citar tot el que es necessiti d'una manera que permeti al destinatari de la teva resposta veure exactament el que estàs reaccionant. Si tots els clients de correu electrònic (o els usuaris de correu electrònic) compleixen, els missatges sempre es veuen nets i ordenats, i són fàcils de llegir.
Citant de la manera suggerida és el que cal fer, però també és un treball per retallar el text citat i fer que es vegi bé. És realment necessari per a una resposta ràpida i breu? I si intenteu citar l'ús de la indentació adequada en un programa de correu electrònic com Outlook, seureu durant una hora per una resposta o fracassar de manera miserable (o, molt probablement, ambdós).
El camí de la mandra: fàcil, encara correcte i de bona aparença
Afortunadament, sempre hi ha més d'una manera de fer alguna cosa. Normalment, aquestes opcions no són perfectes, però fàcilment hi ha més d'un enfocament adequat. Ara, aquí teniu la manera més relaxada però encara fàcil de llegir, acceptable i compatible, i adequada, per respondre a un correu electrònic.
Per donar format a una resposta de correu electrònic correctament mentre està mandrós:
- Inicieu el missatge a la part superior de la resposta.
- Incloeu el missatge original que responeu a continuació.
- Assegureu-vos que la vostra signatura està per sobre del text que es cita.
- No facis cap canvi al material citat.
- Podeu, per descomptat, tallar la longitud excessiva i (sovint eliminar) els fitxers adjunts en línia. Substituïu-los per "[...]".
- Repeteixi, amb la menor quantitat de paraules possible, les preguntes que respongui.
- En comptes d'un simple "sí", proveu "heu preguntat si volem pomes. Sí, ho fem". o "Volem pomes, sí".
- Assegureu-vos que el text esmentat no està sagnat, ni s'utilitzen caràcters ">" ni barres de cotització.
- Si respon a la resposta d'una resposta, podeu eliminar missatges antics i ara innecessaris des de la part inferior.
En clients i serveis de correu electrònic com Gmail que arxiven automàticament i conversen amb discussió de forma intel·ligent, aquest estil de resposta funciona molt bé. Atès que tot el text esmentat es troba en un sol lloc, es pot amagar fàcilment i sense molestar la coherència del missatge mentre que el context de missatgeria intermèdia s'estableix a través dels correus electrònics originals.
Configurar el vostre programa de correu electrònic per a respostes pregurades i correctes
Per ser mandrós més tard, primer hauríeu de fer un treball de configuració. La majoria de programes i serveis de correu electrònic es poden configurar fàcilment, però correctament responden fàcilment, però:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Correu de Windows