Microsoft Access té tres components principals: taules, consultes i formularis
Qualsevol empresa que estigui aclaparat per grans quantitats de dades que cal seguir o per un sistema que utilitzi la presentació de paper, documents de text o un full de càlcul per fer un seguiment de la informació crítica, pot beneficiar-se de fer el canvi a un sistema de gestió de dades. Un sistema de bases de dades com Microsoft Access 2010 pot ser només el que la companyia necessita.
Què és una base de dades?
En el nivell més bàsic, una base de dades és una col · lecció organitzada de dades. Un sistema de gestió de bases de dades (DBMS) com Microsoft Access us proporciona les eines de programari que necessiteu per organitzar aquestes dades de manera flexible. Inclou instal·lacions per afegir, modificar i eliminar dades de la base de dades, fer preguntes sobre les dades emmagatzemades a la base de dades i produir informes que resumeixen els continguts seleccionats.
Components Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 proporciona als usuaris una solució DBMS senzilla i flexible. Els usuaris habituals dels productes de Microsoft aprecien l'aspecte familiar de Windows i la seva estreta integració amb altres productes familiars de Microsoft Office.
Tres dels principals components d'accés que la majoria d'usuaris de bases de dades troben són taules, consultes i formularis. Si només esteu començant amb Access i no teniu cap base de dades d'accés, si us plau, llegiu sobre Crear una base de dades d'accés 2010 des de zero.
Les taules són els blocs de construcció
Les taules són els blocs fonamentals de qualsevol base de dades. Si esteu familiaritzat amb els fulls de càlcul, trobareu que les taules de la base de dades són similars. Una taula de base de dades típica pot contenir informació dels empleats, incloses les característiques com ara el nom, la data de naixement i el títol. Es podria estructurar de la manera següent:
- ID d'empleat
- Cognom
- Nom
- Títol
- Salutació
- Data de naixement
Examineu la construcció d'una taula i trobareu que cada columna de la taula correspon a una característica específica de l'empleat o atribut en termes de la base de dades. Cada fila correspon a un empleat concret i conté la seva informació. Això és tot el que hi ha. Si ajuda, pensa en cada taula com a fitxa d'informació de full de càlcul.
Consultes Recuperar informació
Una base de dades que només emmagatzema la informació seria inútil; necessiteu mètodes per recuperar informació també. Si simplement voleu recuperar la informació emmagatzemada en una taula, Microsoft Access us permet obrir la taula i desplaçar-vos pels registres que hi figuren. Tanmateix, el poder real d'una base de dades rau en les seves capacitats per respondre a consultes complexes. Les consultes d'accés proporcionen la capacitat de combinar dades de diverses taules i col·loquen condicions específiques en les dades recuperades.
Imagineu que la vostra organització necessita un mètode senzill per crear una llista d'aquells productes que actualment es venen per sobre del seu preu mitjà. Si simplement recupereu la taula d'informació del producte, el compliment d'aquesta tasca requeriria una gran quantitat d'ordenació a través de dades i realitzar càlculs a mà. Tanmateix, la potència d'una consulta us permet sol·licitar que Access torneu només aquells registres que compleixin amb la condició de fixació superior a la mitjana. A més, podeu indicar a la base de dades que només inclogui el nom i el preu unitari de l'element.
Per obtenir més informació sobre la potència de consultes de bases de dades a Access, llegiu Creació d'una consulta simple a Microsoft Access 2010.
Formularis Inserir informació
Fins ara, heu llegit sobre els conceptes d'organització de la informació en una base de dades i recuperant la informació d'una base de dades. Encara necessiteu mecanismes per col·locar informació a les taules en primer lloc. Microsoft Access proporciona dos mecanismes primaris per assolir aquest objectiu. El primer mètode és mostrar la taula en una finestra fent doble clic sobre ella. A continuació, afegiu informació a la part inferior de la taula, de la mateixa manera que afegiu informació a un full de càlcul.
L'accés també proporciona una interfície de formularis fàcil d'usar. La interfície permet als usuaris introduir informació de manera gràfica i transmetre de manera transparent aquesta informació a la base de dades. Aquest mètode és menys intimidant per l' operador d'entrada de dades, però requereix una mica més de feina per part de l'administrador de la base de dades. Per obtenir més informació, llegiu Creació de formularis en accés 2010
Informes de Microsoft Access
Els informes proporcionen la capacitat de produir resums amb format atractiu de les dades contingudes en una o més taules i consultes. Mitjançant l'ús de trucs i plantilles d'accés directe, els usuaris de bases de dades coneixedors poden crear informes en qüestió de minuts.
Suposem que voleu produir un catàleg per compartir informació sobre el producte amb clients actuals i potencials. Aquest tipus d'informació es pot recuperar de la base de dades mitjançant l'ús acurat de les consultes. Tanmateix, la informació es presenta de forma tabular, no exactament el material de màrqueting més atractiu. Els informes permeten la inclusió de gràfics, formats atractius i paginació. Per obtenir més informació, vegeu Crear informes a l'accés 2010.