Una taula de base de dades és on es guarda la informació real. Informes és el que Microsoft Access inclou per a nosaltres per veure millor aquestes dades, com per a presentacions, formats imprimibles, informes de gestió o fins i tot com un simple resum del que representen les taules.
Un informe pot tenir seccions de capçalera utilitzades per a títols o imatges que resumeixen el que representa una columna, i cada informe requereix una secció de detall que conté les dades visibles de la base de dades. Els peus de pàgina també són una opció que resumeix les dades de la secció de detalls o que descriuen els números de pàgina.
Es permet als encapçalaments i peus de pàgina del grup, que són àrees personalitzades separades on podeu agrupar les vostres dades.
A continuació es detallen les instruccions per crear informes amb format professional des de la nostra informació de base de dades. Només hi ha uns quants botons.
Com fer un informe en MS Access
Els passos per fer informes de MS Access són una mica diferents depenent de la versió d'accés que utilitzeu:
Microsoft Access 2016
- Amb una taula oberta a l'accés, aneu al menú Crear i, a continuació, seleccioneu el botó Informe a la secció Informes . \
- Tome nota de la secció Eines de disseny d'informes ara visible a la part superior de Microsoft Access:
- Disseny: agrupeu i classifiqui elements a l'informe, afegiu text i enllaços, inseriu números de pàgina i modifiqueu les propietats del full, entre d'altres.
- Disposeu: ajusta la taula per apilar-la, tabular, etc. moure files i columnes cap avall o cap a l'esquerra i cap a la dreta; fusionar i dividir columnes i files; controlar els marges; i porteu elements al "front" o "darrere" en un format estratificat.
- Format: inclou eines de formatació del processador de text estàndard com a negreta, cursiva, subratllat, text i color de fons, format de data i de data, format condicional, etc.
- Configuració de la pàgina: permet ajustar la mida general de la pàgina i canviar entre el paisatge i el retrat.
Microsoft Access 2010
Si feu servir Access 2010, consulteu Crear informes a Microsoft Access 2010.
Microsoft Access 2000
Per a aquest tutorial rellevant només per a MS Access 2000, utilitzarem la base de dades d'exemple Northwind. Vegeu Com instal·lar la base de dades de mostres de Northwind abans de començar si encara no teniu aquesta base de dades.
- Una vegada que obriu Northwind, se us mostrarà el menú principal de la base de dades. Aneu endavant i feu clic a la selecció Informes per veure una llista dels diversos informes que Microsoft inclou a la base de dades d'exemple.
- Si ho voleu, feu doble clic en alguns d'aquests i obtingueu el motiu pel que sembla els informes i els diferents tipus d'informació que contenen.
- Una vegada que hagueu satisfet la vostra curiositat, feu clic al botó Nou i començarem el procés de creació d'un informe des de zero.
- La següent pantalla que apareix us demanarà que seleccioneu el mètode que voleu utilitzar per crear l'informe. Anem a utilitzar l' Assistent d'informes que ens guiarà a través del procés de creació pas a pas.
- Després d'haver dominat l'assistent, és possible que vulgueu tornar a aquest pas i explorar la flexibilitat que ofereixen els altres mètodes de creació.
- Abans d'abandonar aquesta pantalla, volem triar la font de dades del nostre informe. Si voleu recuperar informació d'una sola taula, podeu seleccionar-la des del menú desplegable. Com a alternativa, per als informes més complexos, podem optar per basar el nostre informe sobre la sortida d'una consulta que hàgim dissenyat prèviament.
- Per al nostre exemple, totes les dades que necessitem es troben dins de la taula d' empleats , així que trieu aquesta taula i feu clic a Acceptar .