Utilitzar tècniques financeres per justificar l'adquisició d'un actiu informàtic
Justificar les inversions en TI és una habilitat crítica per a qualsevol persona que treballi en tecnologia. Mentre que moltes de les decisions d'inversió en TI seran fetes pel lideratge en l'organització de TI, sovint les propostes de nous equips o serveis provindran del personal de TI. És important entendre la terminologia i les tècniques bàsiques per fer un cas per invertir en una nova peça d'equip. Es tracta d'una cosa per demanar que reemplacisca el programari d'ajuda. És probable que escolti, "anem a mirar això - bla bla bla". Alternativament, diguem que "reemplaçar el nostre programa d'ajuda ajudarà a estalviar IT $ 35,000 l'any i es pagarà per si mateix en 3 anys", obtindrà una resposta molt més positiva de la seva gestió de TI. Et puc assegurar d'això.
Aquest article us donarà les habilitats bàsiques necessàries per analitzar i crear una valoració per a una inversió en TI proposada. Cal que entengueu els conceptes bàsics abans de fer una immersió profunda en aquestes tècniques financeres. Mira per a futurs articles on proporcionaré tècniques analítiques més avançades per justificar una inversió informàtica en equips o serveis.
Terminologia bàsica d'anàlisi d'inversió en TI
Despeses de capital (CAPEX): Capital és un terme utilitzat per distingir una compra que té una vida útil de més d'un any. Per exemple, quan una empresa compra un ordinador portàtil per a un empleat, s'espera que l'ordinador portàtil durés 3 o 4 anys. Els comptadors requereixen que aquest tipus d'inversió en TI es pagui durant aquest període en lloc de cobrar-se en l'any en què es va comprar. Normalment, una empresa té polítiques sobre la vida útil dels equips, així com un import mínim de dòlars per una despesa de capital. Per exemple, un teclat que costa $ 50 no es consideraria capital.
Depreciació: la depreciació és el mètode que s'utilitza per difondre la despesa d'una inversió de capital d'IT durant la vida útil de la compra. Per exemple, suposem que la política comptable del capital utilitza una amortització lineal. Això només vol dir que la depreciació serà igual a cada any. Suposem que compreu un nou servidor per 3.000 dòlars amb una vida útil de 3 anys. La depreciació d'aquesta inversió en TI serà de $ 1,000 cada any durant 3 anys. Això és la depreciació.
Flux d'efectiu: el flux d'efectiu és el moviment de l'efectiu dins i fora del negoci. Heu d'entendre la diferència entre els articles en efectiu i no en efectiu. En general, l'efectiu s'utilitza quan es calcula el valor de les inversions en TI. La depreciació és una despesa no monetària que significa que l'actiu subjacent ja s'ha pagat, però s'està expandint la despesa durant la vida de l'actiu. La compra original de la inversió en TI es consideraria la sortida de caixa en fer anàlisi financera.
Taxa de descompte: aquesta és una tarifa que s'utilitza en l'anàlisi per explicar el fet que un dòlar actual val més que un dòlar en 5 o 10 anys. L'ús d'una taxa de descompte en l'anàlisi d'inversió en TI és un mètode per definir els dòlars futurs en termes de dòlars actuals. La taxa de descompte en si mateixa és objecte de molts llibres de text. Si necessiteu una tarifa de descompte molt precisa per a la vostra empresa, poseu-vos en contacte amb el departament de comptabilitat. En cas contrari, utilitzarem alguna cosa com el 10% que representa la inflació i la taxa que una empresa pugui guanyar amb diners no invertits en la seva part d'equips informàtics. És un cost d'oportunitat.
Tècniques d'anàlisi d'inversió en TI
Hi ha molts mètodes per ajudar a avaluar les inversions en TI (capital). Realment depèn del tipus d'inversió que realitzeu i del venciment de l'organització de TI en l'avaluació de les compres de capital. La mida de l'organització també pot tenir un paper. Però tingueu en compte que això no passa gaire, i fins i tot si treballa per a una organització petita i mitjana, es valorarà aquest esforç.
En aquest article, analitzarem 2 senzilles tècniques d'inversió en TI. Us recomanaria que utilitzéssiu els dos conjunts, els quals expliquen una imatge més completa del valor de la inversió informàtica proposada.
- Valor actual net
- Període de devolució
Valor actual net (NPV)
El valor actual net és una tècnica financera que combina una sèrie de fluxos d'efectiu al llarg del temps i descomptes cadascun al període actual. El valor actual net té en compte el valor temporal dels diners. És habitual observar els fluxos d'efectiu i els fluxos d'efectiu durant un període de 3 a 5 anys i descomptar l'ingrés net menys la sortida neta en un únic valor. Si el número és positiu, el projecte afegirà valor a l'organització i si el NPV és negatiu, el valor inferior de l'organització seria inferior. El poder real de l'anàlisi NPV és el de comparar inversions alternatives en TI. NPV proporciona un valor relatiu dels escenaris d'inversió en TI i el que té el NPV més alt se sol assumir amb les altres alternatives.
La part difícil del càlcul del Valor Actual Net és el nombre real que cal utilitzar en l'anàlisi. Al costat de sortida de l'equació, podeu utilitzar el cost total de la inversió juntament amb les despeses de manteniment i d'implementació. El costat d'entrada pot ser més difícil d'aconseguir. Si la inversió en TI genera ingressos incrementals, això és molt senzill i podeu utilitzar aquests números en la vostra anàlisi. Quan els ingressos (o beneficis) estan en el costat suau, vol dir que són més subjectius, com l'estalvi a temps, és molt més difícil d'estimar.
El millor que pots fer és documentar suposicions i anar amb les teves entranyes. Anem a prendre un exemple on realitza una inversió informàtica en un paquet de programari d'ajuda. El benefici d'aquesta inversió és estalviat pel personal de TI i possiblement augmenta la satisfacció de la comunitat d'usuaris. Si reemplaça un paquet de programari d'ajuda existent, també podeu estalviar diners en el manteniment d'aquest sistema. Cal que reduïu les entrades i sortides per tal de dur a terme un anàlisi del valor actual net (NPV) per a la vostra proposta d'inversió en TI.
Inflows: els ingressos o beneficis resultants d'una inversió en TI poden ser subjectius i menys exactes. Moltes vegades, el benefici d'una inversió en TI és l'estalvi a temps, la satisfacció del client o altres números "suaus". Aquests són alguns exemples d'entrades.
- Despeses de manteniment desades del programari retirat
- Temps estalviat pel personal de TI a causa de l'augment de l'eficiència
- Augment dels ingressos
Sortides: els sortides solen ser més fàcils d'estimar, però algunes també poden ser subjectives. Aquests són alguns exemples de sortides.
- Cost del programari (drets de llicència, etc.)
- Manteniment
- Costos d'implementació externs
Aquesta imatge més gran mostra una simple anàlisi de la inversió de TI utilitzant l'anàlisi del Valor Actual Net (NPV). Excel fa que aquest tipus d'anàlisi sigui realment senzill. També té una funció per calcular NPV. Com es pot veure a la imatge, he establert entrades i sortides per any i després calculo el NPV en funció de la taxa de descompte del 10%.
- Anàlisi de NPV: inversió en TI Captura de pantalla (imatge gran)
Període de devolució
El resultat de l'anàlisi del període de recuperació indica quant de temps triga la inversió en TI per recuperar el cost de la inversió. Normalment s'expressa en anys, però això depèn de l'horitzó temporal de l'anàlisi. El període de recuperació pot ser un simple càlcul, però només amb un conjunt de suposicions molt senzill. Aquí teniu la fórmula per calcular el període de recuperació en una inversió informàtica. En general, com més curt és el període de recuperació, la inversió en TI és menys arriscada.
[Cost de la inversió en TI] / [Efectiu anual generat per la inversió en TI]
Vegem l'escenari on compreu una peça de programari de comerç electrònic per $ 100,000. Assumeixi que aquesta peça de programari augmenta els ingressos per $ 35,000 cada any. El càlcul del període de recuperació seria de $ 100,000 / $ 35,000 = 2,86 anys. Per tant, aquesta inversió es pagaria en dos anys i 10 mesos.
Hi ha un inconvenient important de calcular el període de recuperació utilitzant un conjunt tan simple de supòsits. És molt poc probable que els ingressos resultants de la inversió en TI arribin de forma uniforme durant un període de temps prolongat. És molt més realista que el flux d'ingressos sigui desigual. En aquest cas, cal tenir en compte l'increment anual acumulat dels ingressos fins que la inversió original de TI sigui "pagada".
Considereu el mateix exemple des de dalt. Suposem que l'any 1, l'augment net dels ingressos de la inversió en TI és de 17.000 dòlars. Els anys 2, 3, 4 i 5 són de $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 i $ 33,000, respectivament. Tot i que es tracta d'un increment anual mitjà dels ingressos de 35.000 dòlars, el període de recuperació és diferent a causa dels ingressos desiguals generats per aquesta inversió. El període de recuperació en l'exemple és, en realitat, més de 3 anys més llarg que el càlcul original amb una mitjana. Pel que fa a l'augment acumulat dels ingressos, es pot veure quan està coberta la inversió original. En aquest exemple, només trobeu on està cobert el cost de la inversió informàtica ($ 100,000). Es pot veure que es produeix entre l'any 3 i l'any 4.
Augment acumulatiu dels ingressos:
- Any 1 - $ 17,000
- Any 2 - $ 46,000
- Any 3 - 91.000 dòlars
- Any 4 - $ 142,000
- Any 5 - $ 175,000
Feu un cop d'ull a la mostra de la inversió de la inversió Full de càlcul d'Excel per a la fórmula detallada per calcular el període de recuperació.
Proposta d'inversió en TI
Si bé els càlculs són importants en una anàlisi d'inversió en TI, no ho és tot. Recomano encaminar una proposta en comptes de imprimir el vostre full de càlcul o enviar-nos els resultats. Penseu en el vostre director financer com a públic al redactar la proposta. En última instància, si pot acabar en el seu escriptori de totes maneres.
Recomano que iniciï la proposta amb un resum breu de la inversió informàtica (capital) que proposa seguit d'un breu resum en paraules dels resultats de la seva anàlisi (juntament amb els càlculs de resum). Finalment, adjunteu l'anàlisi detallat del full de càlcul i teniu una proposta professional que el vostre cap apreciarà.
El vostre paquet de propostes d'inversió en TI pot incloure:
- Resum: un paràgraf o dos que resumeix la inversió informàtica que proposa.
- Justificació: un paràgraf o dos que resumeix els resultats de la vostra anàlisi juntament amb la tècnica que vau utilitzar (incloeu una taula resumida)
- Impressió: una impressió neta del full de càlcul Excel que mostra l'anàlisi detallada
Exemple de full de càlcul d'Excel
El full de càlcul d'exemple de Excel té 3 fulls que inclouen:
- Resum
- Càlcul del valor actual net (NPV)
- Càlcul de recuperació
- Anàlisi d'inversió en TI - Versió Excel 97-2003
Si teniu alguna pregunta sobre la justificació de les inversions en TI, envieu-me un correu electrònic o una publicació al Fòrum de New Tech.