Quan distribueixi documents electrònicament, no pot comptar amb els destinataris que tinguin Word instal·lat a les seves computadores.
A més, moltes persones no els agrada rebre documents de Word , fins i tot si tenen Word instal·lat a les seves màquines. Això és perquè els documents de Word poden contenir macros malicioses.
Per tant, la millor manera de distribuir els documents està en format PDF. Adobe Acrobat és l'estàndard d'or en la creació de PDF. Però porta un alt preu. Si només creeu PDF de tant en tant, probablement no vulgueu comprar Acrobat.
En aquest cas, podeu baixar el complement gratuït de Microsoft com a complement de PDF per a Office 2007. Permet crear documents PDF en Word i sis altres aplicacions d'Office. També us permet crear documents XPS. XPS és el format de fitxer pla de Microsoft. Atès que no té l'àmplia acceptació de PDF, no recomano distribuir documents en format XPS.
Després de descarregar i instal·lar el complement, seguiu aquests passos per crear un PDF a Word:
- Feu clic al botó d'Office
- Feu clic a Imprimeix
- Al quadre de diàleg Imprimeix, seleccioneu PDF a la llista d'opcions de la impressora
- Feu clic a Imprimeix
El complement funciona amb Office XP.