Els correus electrònics llargs poden semblar intimidants i una llarga sèrie de paràgrafs llargs, que poden incloure sentències de llarga durada que no semblen parar, però que no semblen anar a cap altre lloc, frases amb paraules estranyes que afegeixen poc al significat, però que serveixen per confondre amb interpretacions polifacètiques i, de vegades, contradictòries possibles-, pot fer que el receptor llegeixi menys que si el missatge només hagués estat, uh, al voltant de 3 frases, tres frases enginyoses, concises i precises.
Si no heu llegit el paràgraf que apareix a dalt, teniu el punt.
Mantingui correus electrònics curts
Per això sol ser una bona idea
- mantingui els correus electrònics tan breus com sigui possible.
Per descomptat, això no vol dir que hàgiu de tallar els vostres missatges a qualsevol preu.
Escriure tant com sigui necessari
Escrigui tant de temps com sigui necessari i apropiat. És més important que els correus electrònics de negocis siguin succints.
Els correus electrònics personals poden ser florits i llargues. Per a la claredat, menys paraules són més senzilles.
Utilitza punts de bala
Si teniu molt per escriure:
- Trenqueu el missatge en punts de bala.
- Comenceu cada punt amb un resum detallat de l'acció que voleu prendre.
- Assegureu-vos que la informació important no s'oculta a la carn del vostre missatge ni a cap punt de punt .
Una acció per missatge
No agrupeu tot el que necessiteu o vulgueu dir a un destinatari en un sol missatge. En particular:
- Comenceu un missatge nou per a cada acció important que sol·liciteu del destinatari.
Això facilita que el destinatari obtingui el seu correu electrònic manejat i completi les accions necessàries. En establir un precedent, les probabilitats són que adoptaran el mateix mètode per als missatges i, a més, tindreu un temps més fàcil de comprovar els correus electrònics.