Feu un seguiment de tasques personals i projectes professionals amb aquesta senzilla eina
Trello és una eina de gestió de projectes d'estil Kanban que és una manera visual de veure totes les tasques que vostè o el seu equip necessiten per aconseguir, cosa que fa que sigui més fàcil veure què fan tots els equips de l'equip en un moment determinat. També és gratuït, el que significa que és accessible per a grups petits i grans, així com per a persones que realitzen negocis o que volen fer un seguiment de tasques personals. Entre les eines de gestió de projectes, Trello és una de les més senzilles d'utilitzar i implementar, però la seva interfície en blanc-pissarra pot ser una mica desalentadora. Afortunadament, tenim alguns consells que us ajudaran a treure el màxim profit de Trello, independentment del que feu servir per fer un seguiment.
Què és Kanban?
L'estil kanban de la gestió de projectes s'inspira en un procés de fabricació japonès que Toyota va implementar a la fi de la dècada de 1940. El seu objectiu era augmentar l'eficiència en les seves fàbriques seguint l'inventari en temps real, utilitzant targetes que passaven entre treballadors a terra. Quan es va esgotar un material determinat, els treballadors anaven a fer una nota sobre la targeta, que aniria al proveïdor que enviaria el material sol·licitat al magatzem. Aquestes cartes sovint es deien Kanban, que significa signar o cartellera en japonès.
Llavors, com es tradueix a la gestió de projectes? Programari com Trello pren aquest concepte de passar per les targetes i el converteix en una interfície visual, on les tasques es distribueixen en un tauler i s'adapten a la capacitat de treball d'un equip. En el més bàsic, un tauler tindrà tres seccions, com es mostra a la imatge de dalt: fer, fer (o en el procés), i fer-ho. No obstant això, els equips poden utilitzar aquesta eina de qualsevol manera que funcioni per a ells. Alguns equips poden preferir un tauler real, mentre que altres volen la conveniència d'una solució virtual, com Trello.
Com s'utilitza Trello
Trello utilitza taulers , que contenen llistes, que estan formades per targetes. Les juntes poden representar projectes (redisseny del lloc web, renovació del bany), les llistes es poden utilitzar per realitzar tasques (gràfics, rajoles) i les targetes poden contenir subtasks o opcions (contractar un dissenyador, mides i colors).
Una vegada que hàgiu decidit organitzar les vostres llistes, podeu començar a afegir targetes, que al seu torn poden tenir llistes de verificació i etiquetes. Les llistes de comprovació són una forma de descompondre les tasques en sub-tasques. Per exemple, si utilitzeu Trello per planificar unes vacances, podeu tenir una targeta per un restaurant que voleu provar, amb una llista de comprovació que inclou fer una reserva, investigar els millors plats per obtenir i comprovar si és apte per a nens . Les etiquetes es poden utilitzar per representar l'estat de la targeta (aprovat, enviat, etc.) o la categoria (ciència, tecnologia, arts, etc.) o qualsevol etiqueta que vulgueu. A continuació, podeu realitzar una cerca que inclogui totes les targetes relacionades amb la ciència o totes les targetes aprovades, per exemple. Tanmateix, no heu d'afegir un títol a una etiqueta; també podeu utilitzar-los per a la codificació de colors (hi ha disponible fins a 10 colors, hi ha disponible una opció en color).
Quan comenceu a treballar i realitzeu tasques, podeu arrossegar i deixar anar targetes d'una llista a una altra, i eventualment arxivar targetes i llistes una vegada que la interfície es torni difícil.
Podeu assignar targetes als membres de l'equip, així com afegir comentaris, fitxers adjunts, etiquetes codificades amb colors i dates de venciment. Els membres de l'equip poden @ esmentar els altres en els comentaris per iniciar una conversa. Podeu carregar fitxers des del vostre ordinador, així com dels serveis d'emmagatzematge en el núvol, inclosos Google Drive, Dropbox, Box i OneDrive.
També s'inclou una integració enginyosa de correu electrònic. Cada tauler té una adreça electrònica única que podeu utilitzar per crear targes (tasques). També podeu enviar adjunts a aquesta adreça de correu electrònic. I el millor encara, quan rebeu una notificació per correu electrònic, podeu respondre directament a ell en comptes de fer-ho a Trello.
Les notificacions, incloses les mencions i els comentaris, estan disponibles des de les aplicacions per a mòbils, un navegador d'escriptori i per correu electrònic. Trello té aplicacions per a iPhone, iPad, telèfons Android, tauletes i rellotges i tauletes Kindle Fire.
Trello ofereix més de 30 funcions complementàries i integracions, que crida power-ups. Alguns exemples de power-ups inclouen una vista del calendari, un repetidor de targes per a tasques recurrents, així com la integració amb Evernote, Google Hangouts, Salesforce i molt més. Els comptes gratuïts inclouen un power-up per tauler.
Totes les funcions bàsiques de Trello són gratuïtes, tot i que hi ha una versió de pagament anomenada Trello Gold ($ 5 per mes o $ 45 per any) que afegeix algunes avantatges, incloent tres power-ups per tauler (en lloc d'un). També inclou fons i adhesius atractius, emojis personalitzats i càrregues de fitxers adjunts més grans (250 MB en lloc de 10 MB). Trello ofereix un mes gratuït de membres d'or per a totes les persones que arribi a formar part de Trello, fins a 12 mesos.
Com vam dir, a primera vista, configurar Trello és una mica intimidatori perquè no hi ha moltes restriccions sobre com es pot utilitzar. D'una banda, podeu crear taulers que simplement mostrin el que heu acabat, què estàs treballant i quin és el següent. D'altra banda, podeu aprofundir, creant llistes de tasques dividides en categories o departaments.
Podeu utilitzar Trello per fer un seguiment de qualsevol cosa des de tasques personals fins a projectes professionals a la planificació d'esdeveniments, però aquí teniu alguns exemples del món real per començar.
Ús de Trello per administrar una renovació de casa
Imaginem que teniu previst renovar una o més habitacions a la vostra llar. Si alguna vegada heu sobreviscut a una renovació, sabeu que hi ha moltes parts mòbils i moltes sorpreses, per molt que ho preparin. Organitzar totes les decisions que necessiteu fer a Trello, pot ajudar a mantenir el projecte en marxa. Suposem que planifiqueu una renovació de la cuina. En aquest cas, podeu crear un tauler anomenat Renovació de cuina i, a continuació, afegir llistes dedicades a cada element que reemplaça.
El taulell de renovació de cuina pot incloure llistes per a:
- Potencials contractistes
- Cada aparell que substituïu
- Gabinets
- Taulells laterals i backsplash
- Pisos
- Fontaneria
- Elèctric
Les targetes de cada llista inclourien les dimensions, el pressupost, i han de tenir funcions, així com els models que esteu considerant. Les targetes de fontaneria poden incloure la substitució de canonades, la nova línia d'aigua, així com el preu estimat i les preocupacions relacionades, com ara apagades d'aigua. Podeu adjuntar fàcilment imatges dels materials i electrodomèstics que esteu considerant, i enllaçar-vos a fitxes de producte perquè pugueu comprar preus. Un cop hagueu pres una decisió, podeu utilitzar etiquetes per nomenar o codificar el codi del producte o material.
Finalment, per a cada targeta, podeu crear llistes de verificació. Per exemple, una targeta de nevera pot tenir una llista de comprovació que inclou l'eliminació de l'antiga nevera i la instal·lació d'una línia d'aigua per a la màquina de fer.
Si reorganitzeu diverses habitacions, només cal que creeu un tauler per a cadascuna, i feu una llista de tot el que necessiteu considerar. Afegiu de manera contínua llistes i targetes i moveu elements al voltant segons sigui necessari.
Convida altres membres de la família a les vostres taules i assigneu-los targetes per distribuir el treball necessari, com ara la recerca de productes i preus, la programació i altres tipus de logística. Trello té un taulell de renovació d'habitatge públic que podeu copiar al vostre compte.
Planificació d'unes vacances amb Trello
Viatjar amb diversos familiars o amics es pot complicar ràpidament. Utilitzeu Trello per triar un destí, planificar activitats i programar el transport. En aquest cas, podeu tenir un tauler que contingui llocs possibles per visitar i un altre per al viatge una vegada que hàgiu decidit on anar.
El taulell de viatge pot incloure llistes per a:
- Opcions de vol
- Transport terrestre
- Hotels, llistats d'Airbnb, lloguer de cabina i llocs d'acampada
- Atraccions turístiques
- Restaurants i botigues d'alimentació
En el tauler de destinació potencial, crearia una llista per a cada lloc, amb targes de temps de viatge, pressupost, pros / contras i qualsevol altra consideració. Les llistes del taulell de viatge inclourien targetes per a línies aèries, cotxes de lloguer, una cuina notable a la zona i atraccions com museus, botigues i barris per explorar. Si decidiu anar en un creuer, podeu crear llistes per fer coses a bord i per a les parades previstes, així com el transport necessari per arribar al vaixell. Utilitzeu etiquetes per indicar elements seleccionats o per ressaltar els candidats després d'haver reduït les vostres opcions. Afegiu llistes de verificació a les targetes per fer la reserva i programar visites o esdeveniments de creuers. Trello també té un taulell de vacances públic que podeu utilitzar com a punt de partida.
Seguiment d'objectius i projectes personals
Ja sigui que busqueu netejar el desordre a la vostra llar o garatge, agafar un hobby o fer exercici més, podeu fer-ho fàcilment a Trello. Creeu juntes per a les resolucions de Cap d'Any o per a projectes de diversos passos, com ara la neteja de l'àtic o l'organització de l'oficina principal.
Per a un tauler de resolucions, creeu una llista per a cada resolució i, a continuació, feu servir targetes per implementar-les, com ara unir-se a un gimnàs, anar a passejar diàriament o comprar equips d'exercici domèstic. Utilitzeu les llistes en un projecte personal per descompondre les grans tasques, amb targetes per sub-tasques. Per exemple, una taula de neteja de primavera podria incloure llistes per a habitacions i altres àrees de la llar. Les llistes tindrien targetes per a tasques associades, com ara subministraments de neteja necessaris, un inventari dels articles que voleu vendre, donar o rebutjar i les tasques que voleu externalitzar, com ara la neteja de finestres o l'eliminació d'arbres.
Gestió d'un negoci autònom o de consultoria
Finalment, si executeu el vostre propi negoci, Trello pot ser el vostre assistent de primer nivell. Les juntes poden representar projectes, amb llistes per a cada etapa o fita, i targetes per a tasques relacionades. Els escriptors independents poden utilitzar Trello per gestionar els llançaments de la història i les obres publicades.
Suposem que teniu un tauler de projecte per a un redisseny d'un lloc web. Les vostres llistes poden incloure tasques importants, com contractar un dissenyador i altres papers importants, així com fites, com ara triar un esquema de colors, gestionar dissenys i obtenir aprovacions al llarg del camí. Les targetes inclourien esquemes de disseny i esquemes de color proposats i els passos necessaris per preparar-se per a reunions. Un escriptor independent podria tenir taules per a les idees de les històries, publicacions i màrqueting. Les llistes poden representar etapes, com ara en procés, enviades i publicades, o podeu utilitzar etiquetes per fer-ho.
Trello és una eina simple, però potent, i val la pena dedicar-se un temps a fer-ho. Si no esteu segur d'on començar, navegueu per la comunitat d'usuaris de Trello, que inclou taulers públics que podeu copiar al vostre compte.