Com compartir arxius amb persones amb seguretat
SharePoint Online, el servei basat en núvol allotjat per Microsoft, forma part del pla Office 365, o es pot obtenir com add-on a SharePoint Server. L'interès principal per als nous i actualitzats serveis de SharePoint Online és millorar les converses interactives en línia i fer-les més fàcils i segures per compartir documents on-line.
Si ja ets usuari de SharePoint Online, podeu anticipar-vos a serveis actualitzats. SharePoint Online ara inclou l'ús de telèfons mòbils i tauletes i una experiència social fluida. També s'inclou a Office 365 OneDrive for Business, una versió professional d'OneDrive per a l'emmagatzematge de documents en el núvol que us permet sincronitzar amb fitxers emmagatzemats al vostre ordinador o servidor d'empresa.
Organització de permisos i usuaris en grups
Els permisos per compartir documents en SharePoint Online es fan millor d'acord amb l'accés dels usuaris desitjat. Els nivells de permisos per SharePoint Online inclouen:
- Visitants : visualitza documents en un navegador
- Membres : editeu o aporteu documents
- Propietaris : tenen el permís de control complet del lloc web de SharePoint
Perquè els visitants descarreguin documents, els permisos han d'incloure accés "llegit".
Es poden crear noms de grups nous per establir un grup d'usuaris específic o una col·laboració d'equip . "Dissenyadors del lloc", "autors" i "Clients" són exemples.
Compartir documents fora de la vostra organització
Els usuaris externs solen ser proveïdors, consultors i clients que vulguin compartir documents de tant en tant.
Els propietaris de SharePoint Online que tenen permisos de control complet poden compartir documents amb usuaris externs. Es pot afegir usuaris externs als grups d'usuaris de visitants o membres per gestionar millor els permisos per compartir documents.
- Comparteix enllaços de convidats. Es pot compartir un enllaç de convidat per correu electrònic per visualitzar documents des d'una biblioteca de documents de SharePoint Online. Per minimitzar el risc que els documents es comparteixin amb qualsevol altra persona, podeu demanar als usuaris externs que iniciïn la sessió. Aquest pas requereix que configureu persones al grup de permisos dels visitants (o no autoritzats amb accés de lectura) per garantir que els enllaços de convidats no puguin obert per usuaris anònims.
- Compartiu amb els membres. Si els usuaris externs tenen una subscripció a Office 365 o són membres del vostre lloc, podeu demanar-los que iniciïn la sessió abans d'accedir als documents compartits. Aquest pas suposa que els heu afegit al grup de permisos dels membres. Els usuaris externs sense Microsoft Office poden descarregar el fitxer, sempre que tinguin accés de lectura.
- Comparteix l'enllaç públic d'OneDrive for Business. OneDrive és una àrea d'emmagatzematge de documents allotjada a Office 365 si el vostre servei s'ha actualitzat. OneDrive s'utilitza millor per compartir fitxers amb usuaris públics externs separats de la biblioteca de documents de SharePoint Online. OneDrive es pot considerar la versió final d'un document per a la visualització pública: per publicar-lo com a enllaç d'un lloc web o bloc, per exemple. La biblioteca de documents de SharePoint Online pot ser la font, així que feu una còpia per OneDrive per ajudar-vos a distingir les dues àrees, si voleu utilitzar OneDrive d'aquesta manera.
- Compartir documents dins de la vostra organització. Els usuaris interns són persones de la vostra organització o altres departaments. Normalment, compartiu documents de manera diferent, depenent de si treballa o col·labora en un grup o que publiqueu documents en una intranet perquè altres puguin veure l'estat actual del coneixement o la versió del document.
- Compartiu amb els membres. L'ús de Office 365 amb SharePoint Online proporciona accés a Office Web Apps, el servei lleuger basat en el navegador que podeu utilitzar per crear, editar i compartir documents en línia. Els usuaris amb Microsoft Office poden sincronitzar fitxers des de la seva computadora amb fitxers emmagatzemats a SharePoint Online per compartir amb els membres. A més, els usuaris amb Microsoft Office poden sincronitzar fitxers i carpetes de SharePoint Online a una computadora o dispositiu mòbil per treballar sense connexió.
- Comparteix amb no membres. Suposant que no tots els membres de la vostra organització tenen una subscripció a Office 365, els documents es poden compartir depenent del grup de permisos. Per exemple, és possible que els membres no membres, com els equips executius de la vostra organització, necessitin mantenir-se al dia d'una biblioteca de documents de màrqueting on es capturin experiències de mercat o experiències dels clients en el camp.
- Comparteix des d'OneDrive. Podeu compartir fitxers amb usuaris interns d'OneDrive. Podeu utilitzar OneDrive com a àrea d'escena abans de traslladar documents a una biblioteca de documents de SharePoint Online.