Com la correcta eina de col·laboració en línia pot transformar la nostra manera de treballar
El treball en equip és un dels aspectes més importants del lloc de treball modern. Tanmateix, la disponibilitat generalitzada d'Internet significa que els membres de l'equip podrien estar pràcticament a qualsevol lloc del món. Perquè el treball en equip sigui eficaç, és important que les empreses adoptin pràctiques de treball modernes i tecnologies que ajudin als companys de feina, siguin on siguin, a compartir el seu treball d'una manera senzilla i eficient. Aquí és on entra una bona eina de col·laboració en línia . Si esteu pensant en adoptar -o proposar l'adopció- d'eines de col·laboració en línia, la llista de subsidis de col·laboració en línia a continuació pot ajudar-vos i la vostra organització a prendre una decisió sobre aquesta tecnologia útil. .
És fàcil fer un seguiment dels projectes
Les eines de col·laboració en línia tenen una varietat de capacitats de seguiment de projectes que faciliten als membres de l'equip veure l'evolució d'un projecte des del primer dia. Des del seguiment que va fer els canvis més recents en un document, fins a la forma en què el document era abans dels canvis, per etiquetar un col·lega per revisar el document, mai no ha estat tan fàcil administrar un projecte. Les eines de col·laboració en línia eliminen la necessitat d'utilitzar el correu electrònic com a principal mitjà de comunicació amb els membres de l'equip, de manera que la necessitat de cercar una bústia d'entrada d'un document perdut, per exemple, s'ha eliminat completament.
Els membres de l'equip poden estar en qualsevol lloc
Mentre tinguin una connexió a Internet, els membres de l'equip poden treballar de forma remota des de qualsevol lloc del món. Això significa que és possible que un equip estigui completament dispers, tot i que segueix treballant de forma organitzada. Els companys de treball de diferents estats o països fins i tot poden treballar conjuntament en el mateix projecte, ajudant a les organitzacions a formar el millor equip possible per a un projecte, independentment de la ubicació dels empleats. També vol dir que mentre els empleats estan fora de l'oficina en un viatge de negocis, no necessiten desconnectar-se del projecte i poden contribuir-hi com si estiguessin a les seves taules.
Facilitat d'informar
Gairebé tots els projectes de treball tenen algun tipus d'informe associat amb ells, i el temps d'informació sol ser estressant. De vegades, és fàcil perdre de vista algunes de les activitats que s'han realitzat per a un determinat projecte, especialment quan treballeu amb un equip gran. Tanmateix, mitjançant l'ús d'una bona eina de col · laboració en línia, és fàcil generar informes detallats que inclouen totes les activitats associades amb un determinat projecte, donant-li més temps als membres de l'equip per treballar en activitats generadores de resultats.
Les accions es fan ràpidament
Amb una bona eina de col · laboració en línia, ja no és necessari organitzar una reunió o una trucada telefònica per revisar documents. Els documents es poden carregar a l'eina, i els revisors es poden notificar automàticament per correu electrònic que s'han carregat els documents. Els revisors poden anotar el document i fer els canvis necessaris i notificar a tots els membres de l'equip que el document ha estat revisat i està preparat. Això fa que sigui molt més senzill mantenir un flux de treball constant i organitzat en un projecte, amb membres de l'equip que contribueixin de manera immediata quan sigui necessari.
Tots els documents estan emmagatzemats en un sol lloc
Això facilita que tots els membres de l'equip tinguin accés a tots els documents necessaris, independentment de la seva ubicació. A més, els empleats no han de guardar documents en un llapis USB o en altres mitjans d'emmagatzematge si planegen treballar-hi de forma remota i es visualitzen immediatament totes les actualitzacions d'un document. No hi ha necessitat de que les diferents versions d'un document s'enviïn per correu electrònic d'anada i tornada, i els membres de l'equip saben en tot moment on trobar la versió més recent d'un document.