Introducció a les característiques i fonaments
Estàs aclaparat per les grans quantitats de dades que cal seguir a la teva organització? Potser actualment estigueu utilitzant un sistema de presentació de paper, documents de text o un full de càlcul per fer un seguiment de la vostra informació crítica. Si cerqueu un sistema de gestió de dades més flexible, és possible que la base de dades sigui només la salvació que cerqueu i Microsoft Access 2013 ofereix una opció excel·lent.
Què és una base de dades?
En el nivell més bàsic, una base de dades és simplement una col·lecció organitzada de dades. Un sistema de gestió de bases de dades (DBMS) com Microsoft Access, Oracle o SQL Server us proporciona les eines de programari que necessiteu per organitzar aquestes dades de manera flexible. Inclou instal·lacions per afegir, modificar o eliminar dades de la base de dades, fer preguntes (o consultes) sobre les dades emmagatzemades a la base de dades i produir informes que resumeixen els continguts seleccionats.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 ofereix als usuaris una de les solucions DBMS més senzilles i flexibles del mercat actual. Els usuaris habituals dels productes de Microsoft gaudiran de l'aspecte familiar de Windows, així com de l'estreta integració amb altres productes familiars de Microsoft Office. Per obtenir més informació sobre la interfície Access 2010, llegeixi el nostre Tour d'Interfície d'usuari d'Access 2013 .
Anem a examinar tres dels components principals d'Access que la majoria dels usuaris de la base de dades es trobaran: taules, consultes i formularis. Si encara no teniu una base de dades d'accés, podeu llegir sobre crear una base de dades d'accés 2013 des de zero o crear una base de dades d'accés 2013 des d'una plantilla.
Taules d'accés a Microsoft
Les taules comprenen els blocs bàsics fonamentals de qualsevol base de dades. Si esteu familiaritzat amb els fulls de càlcul, trobareu taules de base de dades extremadament similars.
Una taula de base de dades comú pot contenir informació dels empleats, incloses les característiques com ara el nom, la data de naixement i el títol. Es podria estructurar de la manera següent:
- ID d'empleat
- Cognom
- Nom
- Títol
- Salutació
- Data de naixement
Examineu la construcció de la taula i trobareu que cada columna de la taula correspon a una característica específica de l'empleat (o atribut en termes de la base de dades). Cada fila correspon a un empleat concret i conté la seva informació. Això és tot el que hi ha! Si ajuda, pensa en cadascuna d'aquestes taules com a fitxa d'informació de full de càlcul. Per obtenir més informació, llegiu Afegint taules a la base de dades Access 2013
Recuperació d'informació des d'una base de dades d'accés
Òbviament, una base de dades que només emmagatzema la informació seria inútil: també necessitem mètodes per recuperar informació. Si simplement voleu recuperar la informació emmagatzemada en una taula, Microsoft Access us permet obrir la taula i desplaçar-vos pels registres que hi figuren. Tanmateix, el poder real d'una base de dades rau en les seves capacitats per respondre a peticions o consultes més complexes. Les consultes d'accés proporcionen la capacitat de combinar dades de diverses taules i col·loquen condicions específiques en les dades recuperades.
Imagineu que la vostra organització necessita un mètode senzill per crear una llista d'aquells productes que actualment es venen per sobre del seu preu mitjà. Si simplement ha recuperat la taula d'informació del producte, el compliment d'aquesta tasca requeriria una gran quantitat d'ordenació a través de dades i realitzar càlculs a mà. Tanmateix, la potència d'una consulta permet que simplement sol·liciteu que l'accés només retorni aquells registres que compleixin amb la condició de preus de la mitjana anterior. A més, podeu indicar a la base de dades que només indiqueu el nom i el preu unitari de l'element.
Per obtenir més informació sobre el poder de les consultes de bases de dades a Access, llegiu Creació d'una consulta simple a Microsoft Access 2013.
Inserció d'informació en una base de dades d'accés
Fins ara, heu après els conceptes d'organitzar la informació en una base de dades i recuperar informació d'una base de dades. Encara necessitem mecanismes per col·locar informació a les taules en primer lloc. Microsoft Access proporciona dos mecanismes primaris per assolir aquest objectiu. El primer mètode consisteix a mostrar simplement la taula d'una finestra fent doble clic sobre ella i afegint informació a la part inferior de la mateixa, tal com un afegeix informació a un full de càlcul.
L'accés també proporciona una interfície de formularis fàcil d'usar que permet als usuaris introduir informació de forma gràfica i transmetre de manera transparent aquesta informació a la base de dades. Aquest mètode és menys intimidant per l'operador d' entrada de dades , però requereix una mica més de feina per part de l'administrador de la base de dades. Per obtenir més informació, llegiu Creació de formularis en accés 2013
Informes de Microsoft Access
Els informes proporcionen la capacitat de produir ràpidament resums amb format atractiu de les dades contingudes en una o més taules i / o consultes. Mitjançant l'ús de trucs i plantilles d'accés directe, els usuaris de la base de dades poden crear informes, literalment, en qüestió de minuts.
Suposem que voleu produir un catàleg per compartir informació sobre el producte amb clients actuals i potencials. En els apartats anteriors, vam saber que aquest tipus d'informació es pot recuperar de la nostra base de dades mitjançant l'ús raonable de consultes. Tanmateix, recordeu que aquesta informació es va presentar de manera tabular, no el material de màrqueting més atractiu. Els informes permeten la inclusió de gràfics, formats atractius i paginació. Per obtenir més informació, vegeu Crear informes a l'accés 2013.