Si sou propietari o gestor de la botiga, ja sabeu exactament el important que és tenir la base de dades adequada. Des de l'inventari i l'enviament a empleats i clients, sabeu que fins i tot un dia lent implica un gran manteniment de dades. La veritable pregunta és quin tipus de base de dades necessites? Amb sort, no heu intentat mantenir aquesta informació a Microsoft Excel. Si teniu, podeu considerar començar amb una base de dades bàsica, com ara Microsoft Access, de manera que pugui transferir fàcilment les dades a la base de dades.
El tipus i la mida de la botiga que dirigeix fa una gran diferència en quin tipus de base de dades té més sentit. Si la vostra botiga està configurada periòdicament als mercats de pagès, teniu necessitats molt diferents que una botiga de maó i morter. Si veneu aliments, haureu de fer un seguiment de les dates de venciment com a part de l'inventari. Si la vostra botiga minorista està en línia, haureu de fer el seguiment de les tarifes, l'enviament i la revisió de la informació. Tanmateix, hi ha diverses coses que tenen en comú totes les botigues, com ara l'inventari i el flux de caixa. Per ajudar-vos a determinar la millor base de dades per a les vostres necessitats específiques, aquí teniu algunes coses que haureu de tenir en compte.
Informació per fer un seguiment a la base de dades
L'execució d'una botiga minorista comporta el seguiment de molts aspectes diferents. No només heu de vigilar l'inventari, heu d'assegurar-vos que teniu prou maneres de mostrar els productes (com contenidors, penjadors, estands i casos), subministraments per mostrar el preu de les mercaderies, factures, informació sobre vendes i informació del client. Hi ha molt a seguir, i les bases de dades fan que la gestió de la vostra botiga sigui molt més senzilla.
Les botigues en línia poden ser difícils d'administrar perquè hi ha molt més que fer, com ara l'enviament. Una base de dades fa que sigui més fàcil gestionar tots aquests aspectes sense haver de referir-se constantment al vostre client o a l'historial de vendes. Fins i tot podeu exportar informació, com ara informes i carregar-los a la vostra base de dades perquè no hàgiu de fer front als problemes d'entrada manual.
Decidir si voleu comprar o construir
Si haureu de comprar o construir una base de dades és la gran pregunta, i depèn totalment de la mida de la vostra empresa i de la vostra destinació. Si acabes d'iniciar i tens temps a les teves mans (però amb una quantitat molt limitada de diners en efectiu), construir la teva pròpia base de dades és una bona manera de fer-ho específic per a les teves necessitats úniques. Això és especialment cert si vostè està començant una botiga en línia. Si inicieu la base de dades just abans d'obrir la vostra botiga minorista en línia, tindreu una comprensió molt millor del vostre inventari i del vostre punt d'inici. Es tracta de dades fantàstiques per tenir accés fàcil a la temporada d'impostos i us ajuda a mantenir-se al dia de l'inventari, així com a les dades del client.
Si teniu un negoci més gran, especialment una cosa com ara una franquícia, comprar una base de dades us funcionarà millor. L'ajudarà a través de totes les coses que d'una altra manera podria oblidar. Les probabilitats són, no tindreu temps de crear i gestionar la base de dades, per tant, és millor tenir totes les bases cobertes. Sempre podeu fer les vostres pròpies modificacions a mesura que vagis.
Trobar el programa de base de dades correcte
Si decideix comprar un programa de base de dades , haurà de passar una gran quantitat de temps investigant les diferents opcions . Hi ha una àmplia gamma de tipus de botigues minoristes, i el mercat de base de dades s'adapta a les necessitats úniques d'aquests tipus. Si esteu treballant amb productes i productes alimentaris, clarament necessiteu alguna cosa que us ajudi a fer un seguiment dels articles peribles. Si teniu una joieria, haureu de poder seguir l'assegurança en les peces valuoses. Per a botigues que tenen una presència en línia i una instal·lació de maó i morter, definitivament necessiteu alguna cosa que cobreixi molts àngels diferents per a l'inventari, les tarifes, els impostos i els aspectes administratius de l'empresa. Si veneu fora d'un ítem particular, haureu de saber-lo aviat perquè pugueu marcar-lo immediatament per la part en línia de la botiga.
Abans de començar, pensa en tot el que necessiteu fer un seguiment, i assegureu-vos que les bases de dades que considereu tinguin aquests elements com a mínim. Hi ha moltes bases de dades al mercat, de manera que hauríeu de poder obtenir tot el que necessiteu a un preu molt raonable.
Creació de la vostra pròpia base de dades
Si teniu previst crear la vostra pròpia base de dades, haureu de determinar el programa que voleu utilitzar. Microsoft Access tendeix a ser l'anar al programa perquè és potent i relativament barat. Podeu importar i exportar dades del vostre altre programari de Microsoft (que és increïblement útil si heu seguit la informació a Excel). També podeu carregar els vostres correus electrònics, cartes de vendes i altres documents (tant des de Word com a Outlook) a la base de dades i fer-los les plantilles. L'accés té l'avantatge afegit de tenir una quantitat considerable de plantilles i fitxers gratuïts perquè no hàgiu de començar completament des de zero. Podeu recollir una plantilla gratuïta i, després, fer les modificacions necessàries perquè la vostra base de dades inclogui tot el que necessiteu.
La importància del manteniment
No importa com adquireixi la vostra base de dades, haureu de mantenir-la perquè la base de dades continuï sent útil per a vosaltres. Si no es mantenen amb coses com ara inventari, adreces, canvis en la facturació o totals de vendes, la base de dades acaba sent un altre element sense finalitat. Pensa en les teves dades de la mateixa manera que penses en la teva comptabilitat. Si no manteniu totes les transaccions i els canvis, us portarà a problemes. No cal que tingueu una persona informàtica per gestionar-lo al principi, tot i que pot ser de gran ajuda. Tanmateix, com més gran sigui la seva botiga, més temps haurà de dedicar-se a mantenir i gestionar les seves dades.