Una mica d'organització recorre un llarg camí quan cerqueu fitxers
Si passeu més temps a la recerca dels vostres fitxers de Microsoft Word que no pas a treballar-hi, és hora d'aprofitar algunes de les funcions d'organització Word i l'oferta de la vostra computadora.
Desa tots els fitxers de Word amb miniatures
L'estalvi de cada fitxer de Word amb una imatge de vista prèvia o miniatura fa que sigui més fàcil d'identificar sense obrir-los. Podeu desar tots els documents de Word amb una vista prèvia o una imatge en miniatura seguint uns quants passos:
- Obre Microsoft Word.
- Feu clic a Fitxer a la barra de menú.
- Seleccioneu Propietats a la part inferior del menú desplegable.
- Feu clic a la pestanya Resum .
- Col·loqueu una marca de verificació al costat de Desa la imatge de vista prèvia amb aquest document o Desa les miniatures per a tots els documents de Word (depenent de la vostra versió de Word).
- Feu clic a Acceptar .
Actualitza les propietats del document de Word
Si treballeu amb quantitats massives de documents de Word que tenen noms i ubicacions semblants, definitivament voleu aprofitar la funció de propietats del document de Word. Torna a Fitxer > Propietats > Resum i inclou comentaris, paraules clau, categoria, títol o informació de l'assumpte: tot allò que us ajudarà a distingir els fitxers. Quan arribi el moment de fer una cerca, Word pot trobar exactament el que necessita.
Feu carpetes al vostre ordinador i utilitzeu-les
Configureu una carpeta per a tots els vostres documents de Word i indiqueu-ne alguna cosa que no us oblideu, com ara "MyWordDocs". Omple-la amb carpetes amb noms que us donin sentit i els utilitzeu. Si sou responsable de produir notes de reunions setmanals, per exemple, feu una carpeta per a aquestes notes i incloeu-hi carpetes addicionals durant mesos o anys.
Si teniu anys de documents de Word dispersos al vostre ordinador i no teniu temps d'obrir-los i decidir si són titulars o no, només feu una carpeta per a cada un dels anys que provenen dels documents anteriors i deixeu anar tots els documents del 2010 a una carpeta, 2011 en una altra i així successivament fins que tingueu temps de tornar-les a visitar.
Utilitzeu un sistema de noms de fitxers consistent
Establir un sistema de nomenclatura és potser el més important que podeu fer per ajudar-vos quan arribi el moment de trobar els fitxers que desitgeu. No hi ha cap manera correcta de nomenar els vostres fitxers, però triar un sistema de nomenclatura i fer-lo servir constantment val la pena l'esforç. Les suggeriments són:
- Incloeu el tipus de document, de manera que podeu comprovar que qualsevol nom de fitxer que contingui "Contracte", "Arrendament" o "Butlletí de notícies" no és la lletra que cerqueu.
- Comenceu el nom amb el nom del client (o el cognom del destinatari si els documents són lletres).
- Inclou la data al nom del fitxer.
Pren-te el teu temps
Si l'equip ja està ple d'arxius, no intenteu fer front als vostres problemes d'organització alhora. Trenqueu la feina en peces controlables i passeu 15 minuts al dia treballant-hi. A mesura que arrossegueu els fitxers Word de Word a l'ordinador, poseu-los en una de les carpetes que heu creat, feu una nova carpeta o suprimiu-les si ja no les necessiteu. Si no podeu fer-ho, poseu-los en una carpeta titulada HoldUntilDate i seleccioneu una data prou lluny en el futur que, si no heu obert la carpeta aleshores, se't sentirà còmode suprimint-lo. Independentment dels tipus de carpetes que realitzeu, poseu-los a la vostra única carpeta de paraules, de manera que sàpiga on buscar.