Creeu les vostres pròpies plantilles de Word per estalviar temps, però planifiqueu-les primer
Si creu freqüentment documents que continguin el mateix format especialitzat, però no sempre contenen el mateix text, com ara les factures, les escombraries, les lletres de formulari, etc., podeu automatitzar el procés i estalviar-vos una quantitat considerable de temps creant una plantilla en Word.
Què és una plantilla?
Per als que no estiguin familiaritzats amb les plantilles, aquí teniu una explicació ràpida: una plantilla de Microsoft Word és un tipus de document que crea una còpia de si mateix quan l'obriu. Aquesta còpia té tot el disseny i el format de la plantilla, com ara logotips i taules, però podeu modificar-lo introduint contingut sense alterar la plantilla original.
Podeu obrir la plantilla tantes vegades com vulgueu, i cada cop que creeu una còpia nova per a un document nou. El fitxer creat es guarda com un tipus de fitxer de Word estàndard (p.ex., .docx).
Una plantilla de Word pot contenir format, estils, placa de text, macros , capçaleres i peus de pàgina, així com diccionaris personalitzats , barres d'eines i entrades de text automàtic .
Planificació d'una plantilla de paraules
Abans de crear la vostra plantilla de Word, és una bona idea crear una llista de detalls que voleu incloure. El temps que gasta la planificació us estalviarà més temps a la llarga.
Aquests són alguns consells sobre què incloure:
- Qualsevol text que calgui en tots els documents basats en la plantilla.
- Formatació com a columnes, marges, tabulacions, notes finals, notes a peu de pàgina, etc.
- Macros que vulgueu utilitzar però que són específics d'aquest document.
- Per a les lletres, inseriu un camp de data que s'actualitzarà automàticament cada vegada que s'obri la plantilla.
- També per a les lletres, incloeu la vostra adreça i la informació de contacte.
- Utilitzeu camps o Autotext per obtenir informació que pugui canviar, però sempre contindrà el mateix tipus d'informació (p. Ex., Números de pàgina, títol del document, ruta d'accés del fitxer, etc.). Aquest tipus d'informació sovint es troba als encapçalaments i als peus de pàgina.
- Si el vostre document conté seccions amb format diferent, podeu utilitzar text descriptiu de l'espai reservat, com ara TITLE o HEADING, que podeu escriure a la còpia creada a partir de la plantilla. D'aquesta manera tindrà el format específic d'aquesta secció.
Un cop tingueu un resum del que vulgueu, especifiqueu el document del prototip en un document de Word en blanc. Incloeu tots els elements que heu indicat i el disseny que voleu per als vostres documents.
S'està desant la vostra nova plantilla
Deseu el document com a plantilla seguint aquests passos:
Word 2003
- Feu clic al Fitxer al menú superior.
- Feu clic a Desa com a ...
- Aneu a la ubicació on voleu desar la vostra plantilla. La paraula comença a la ubicació de desar per defecte per a les plantilles. Tingueu en compte que les plantilles desades a llocs que no siguin la ubicació predeterminada no apareixeran al quadre de diàleg Plantilles quan creeu documents nous.
- Al camp "Nom de fitxer", escriviu un nom de fitxer de plantilla reconeguda.
- Feu clic a la llista desplegable "Desa com a tipus" i seleccioneu Plantilles de documents .
- Feu clic a Desa .
Word 2007
- Feu clic al botó Microsoft Office situat a la part superior esquerra.
- Col·loqueu el punter del ratolí sobre Desa com ... Al menú secundari que s'obre, feu clic a Plantilla de paraules .
- Aneu a la ubicació on voleu desar la vostra plantilla. La paraula comença a la ubicació de desar per defecte per a les plantilles. Tingueu en compte que les plantilles desades a llocs que no siguin la ubicació predeterminada no apareixeran al quadre de diàleg Plantilles.
- Al camp "Nom de fitxer", escriviu un nom de fitxer de plantilla reconeguda.
- Feu clic a Desa .
Word 2010 i versions posteriors
- Feu clic a la pestanya Fitxer.
- Feu clic a Desa com a ...
- Aneu a la ubicació on voleu desar la vostra plantilla. La paraula comença a la ubicació de desar per defecte per a les plantilles. Tingueu en compte que les plantilles desades a llocs que no siguin la ubicació predeterminada no apareixeran al quadre de diàleg Plantilles quan creeu documents nous.
- Al camp "Nom de fitxer", escriviu un nom de fitxer de plantilla reconeguda.
- Feu clic a la llista desplegable "Desa com a tipus" i seleccioneu Plantilles de documents .
- Feu clic a Desa .
El document es desa com a plantilla amb l'extensió .dot o .dotx que es pot utilitzar per generar documents nous basats en ella.