Si ets com la majoria dels usuaris, probablement no passis massa temps pensant en què nomenar els teus documents quan els guardes. Malauradament, això pot fer que sigui difícil trobar el fitxer que vulgueu sense fer-hi cap cerca, és possible que hàgiu d'obrir diversos fitxers per trobar el que vulgueu.
El desenvolupament d'un sistema de nomenclatura per als vostres documents i l'hàbit d'usar-lo us estalviarà temps i frustració quan arribi el moment de localitzar el document que necessiteu. En lloc de cercar nombrosos documents amb noms de fitxer imprecisos, un sistema de noms us ajudarà a accelerar la vostra cerca.
El sistema de nomenclatura correcte
No hi ha cap manera correcta de nomenar els vostres fitxers, i els sistemes de noms variaran d'usuari a usuari. L'important és trobar el mètode que té sentit i aplicar-lo de manera coherent. Aquests són alguns consells per començar:
- Incloeu la data en què el document es va compondre al vostre nom de fitxer: és possible que sigui un dels elements més útils per incloure en un nom de fitxer, especialment quan es tracta de correspondència. Fins i tot si no recordeu exactament quan vau compondre un document, és probable que pugui restringir la cerca a un període de temps específic.
- Incloeu el nom del destinatari en el vostre nom de fitxer: Aquesta és una pràctica particularment valuosa quan es treballa amb lletres, però pot ser un element útil per a altres tipus de documents, com ara contractes, notes i fins i tot notes.
- Indiqueu quin tipus de document té l'arxiu: una vegada més, això semblarà a un donat per a alguns usuaris, i això és perquè és una part important d'un nom de fitxer. Si cerqueu una carta que heu escrit, podeu eliminar un fitxer que tingui "contracte" o "notes" en el nom.
- Penseu en la forma en què ordena els elements del nom del fitxer: si bé això pot no ajudar-vos a diferenciar els vostres fitxers, us ajudarà a ordenar-los quan feu una cerca. Si utilitzeu els controls de selecció al quadre de diàleg Obrir de Word o a l'Explorador de Windows, podeu ordenar els vostres fitxers alfabèticament (o numèricament) perquè el primer caràcter del nom del fitxer sigui ordenat.
Aquesta no és una llista exhaustiva de consells sobre noms de fitxers, però és un bon lloc per començar. Una vegada que inicieu una pràctica de nomenar els vostres fitxers d'una manera coherent, desenvolupareu un sistema que funcioni millor per a vosaltres i probablement us proporcioneu alguns trucs.