Fer i no fer servir els participants de la reunió web
Amb tantes empreses que ara trien realitzar trobades crucials en línia, ser un participant actiu i valuós de la reunió en línia s'ha convertit en una habilitat important en el lloc de treball. Les reunions en línia constitueixen una gran oportunitat per a l'intercanvi d'idees entre empleats dispersos que no poden interactuar personalment, establint-los com a valuosos membres de l'equip i creant camarades entre els empleats. Els consells següents us ajudaran a obtenir més informació sobre com participar en una reunió en línia:
Arribar a temps
Si alguna cosa us impedeix assistir a una reunió en línia a temps, feu saber a l'organitzador. Tingueu en compte que el programari de reunions en línia permet saber qui està iniciant la sessió i quan. Això significa que no podràs unir-se a la reunió mitja tarda sense haver-me notat. Acomiadar-se d'una reunió en línia és tan irrespectuosa com arribar tard a la sala de juntes.
Teniu aigua o vés al bany abans de la reunió
Les reunions en línia generalment no es prolonguen durant hores, així que no hi ha un descans natural per excusar-se. A més, les reunions realitzades a Internet solen ser ràpides, i la gent fins i tot pot ser reticent o molest per haver de parar i esperar fins que torni perquè continuï la discussió. Agafeu un got d'aigua o vagi al bany abans de la reunió. A més, no us escapeu de la reunió sense que ningú ho sàpiga: mai se sap quan algú us pot fer una pregunta. Si teniu una emergència, deixeu que l'organitzador de la reunió sàpiga que ha de sortir durant uns minuts, i els farà saber quan torni. La millor manera de fer-ho és a través de la instal·lació de xat del programari de la vostra reunió en línia, de manera que no interrompis al presentador.
Mantenir una confiança professional
Si bé podeu assistir a la vostra reunió en línia des de la comoditat del vostre escriptori o fins i tot a la vostra llar, el vostre to no hauria de ser menys formal que si estigués en una sala de juntes, envoltat de companys i superiors. Això significa que hauríeu de mantenir comentaris sobre els vostres gats o nens a la vora, fins i tot si es trobin a l'habitació següent. Això demostra que sou un professional de confiança, capaç de mantenir la vostra llar i la vostra feina separades, fins i tot si comparteixen el mateix sostre.
No planifiqueu a "Només escoltar"
Només perquè la reunió està en línia, no és una excusa perquè treballeu en una altra cosa mentre només escolteu. Si heu estat convidat a la reunió, és perquè el presentador valora la vostra entrada. Fins i tot si no hi ha molta possibilitat de participació, encara haureu de prendre notes activament. La reunió en línia que vau passar a treballar en una altra cosa, podria tenir alguna cosa que us resultarà important. Si necessiteu acabar qualsevol treball el mateix dia de la reunió, indiqueu que no està disponible per assistir a la reunió d'aquell dia o organitzar-se prou bé perquè no hàgiu de treballar-hi.
Fes que sigui un punt per participar
Tant si fa una pregunta durant la sessió de Q & A, com compartir els èxits de l'equip o qualsevol altra història o idea apropiada, planifiqueu-vos fer-ho a la reunió. Qualsevol bona amfitrió demanarà informació durant la reunió i no passarà tot el temps parlant a l'equip. Tome això com una oportunitat per demostrar que no només hi assisteix, sinó també prestant atenció. Digues el teu nom abans de parlar, de manera que els assistents sabran qui els dirigeix. Tingueu en compte que haureu de parlar amb confiança i claredat, tal com ho faria durant una reunió presencial. Si la vostra empresa no està en un idioma informal, no s'utilitzi, tot i que una configuració en línia es pugui sentir més informal que no pas una altra cara a cara.
Pràctica abans de la reunió
Si se us ha demanat que compartiu una diapositiva o que feu una presentació durant la reunió, heu d'assegurar-vos que no només es faci amb els estàndards exigits per l'organitzador, sinó que també ha practicat el lliurament dels vostres materials. Si aquesta és la primera reunió en línia que utilitza un programari determinat, pregunteu a l'organitzador de la reunió si poguessin fer un treball sec amb vostè, per assegurar-vos que us trobeu còmode amb el programari. Si ja està familiaritzat amb el programari, simplement practiqueu la presentació. Sapigueu el que dieu, i no llegiu-ne una mica durant la vostra presentació. Llegir alguns fets i xifres està bé, però no vols sonar com aquells operadors de telemàrqueting que et criden freds. Assegureu-vos que la presentació flueix i es lliuri sense problemes.
No parles fora de torn
Si és el torn d'un altre present, deixeu-los acabar sense interrupcions. Espereu fins que acabin i després feu comentaris o preguntes. A menys que el presentador hagi especificat que és correcte que els participants interrompin la presentació, no es parli quan es tracti d'un altre. De lo contrario, no només es retardarà la reunió, sinó que també es pot desactivar. Tingueu en compte que aquells que participen en reunions en línia no tenen l'oportunitat de donar indicacions visuals que els agradaria parlar, deixant que el presentador aclareu acuradament un punt que vulgui fer abans de fer el comentari o la pregunta. De manera que qualsevol interrupció serà vocal, alterant el flux natural de la reunió.
Seguint els consells anteriors, pot assegurar-se que no només es considera professional, sinó que sap com comportar-se en una reunió en línia. Mentre Internet és vist per molts com un mitjà bastant informal, quan s'utilitza en el lloc de treball, encara requereixen les mateixes cortesies que tindria quan es tracti amb els companys de cara a cara.