Com utilitzar categories de contactes com a llistes de distribució a Outlook

Una alternativa als grups i llistes de distribució

Les llistes de distribució d'Outlook són útils per enviar ràpidament a un grup de persones. També són impossibles de cercar, són difícils d'administrar i són una mica difícils d'arrencar. Els contactes classificats fan que les llistes de distribució de correu electrònic siguin flexibles utilitzant combinacions de correu d'Outlook.

Outlook us permet assignar qualsevol nombre de categories als vostres contactes. A continuació, podeu ordenar la vostra llibreta d'adreces per categoria, i presto, aquí teniu la vostra nova llista de distribució elegant, versàtil i estable.

Utilitzeu les categories de contacte com a llistes de distribució a Outlook

Podeu crear una llista de distribució o distribució amb categories a Outlook amb els passos següents.

1. Contactes oberts a Outlook.
   • Premeu Ctrl-3 , per exemple.
2. Assegureu-vos que tots els contactes que voleu afegir a la vostra nova llista de distribució es ressalten.
   • Per afegir persones que encara no hi ha als vostres contactes d'Outlook , creeu-les primer, és clar, utilitzant Ctrl-N .
   • Podeu ressaltar diverses entrades mantenint premuda la tecla Majús. Ctrl mentre la seleccioneu amb el ratolí i un rang mantenint premuda la tecla Majús .
3. Assegureu-vos que la cinta d' inici està seleccionada i expandida.
4. Feu clic a " Classificar" a la secció Etiquetes .
5. Seleccioneu Totes les categories ... al menú desplegable.
6. Feu clic a Nou ... a la finestra de categories de colors .
7. Introduïu el nom desitjat de la llista de distribució (p. Ex., "Amics i família (llista)") a Nom :.
8. Trieu Cap sota Color: o, per descomptat, el color desitjat.
9. Feu clic a Acceptar .
10. Ara feu clic a D' acord una vegada que hàgiu verificat que la nova categoria està marcada a la finestra de categories de colors .

Per afegir nous membres a la llista de distribució en qualsevol moment:

1. Aneu a Contactes a l'Outlook.
2. Ressalteu tots els contactes que voleu afegir a la llista.
3. Assegureu-vos que la cinta Home estigui expandida.
4. Feu clic a " Categoritzar" a la secció Etiquetes de la cinta.
5. Assegureu-vos que la categoria de la llista està seleccionada.
   • Si la categoria no apareix al menú:
     1. Selecciona totes les categories ... des del menú.
     2. Assegureu-vos que la categoria de la llista està marcada a la columna Nom .
     3. Feu clic a Acceptar .

Envia un missatge a la vostra llista de distribució de categories

Per compondre un nou missatge o sol·licitud de reunió a tots els membres de la llista de distribució de la categoria:

1. Aneu a Contactes a l'Outlook.
2. Feu clic a Contactes de cerca .
   • També podeu prémer Ctrl-E .
3. Assegureu-vos que la cinta de cerca s'estengui.
4. Feu clic a " Categories" a la secció " Afinar " de la cinta de cerca .
5. Seleccioneu la categoria desitjada al menú que ha aparegut.
6. Obriu la cinta d' inici .
7. Feu clic a Combinar correspondència a la secció Accions .
8. Assegureu-vos que tots els contactes de la visualització actual estiguin seleccionats a Contactes .
9. Normalment, assegureu-vos que
   • Les lletres de formulari es seleccionen sota Tipus de document: i
   • Correu electrònic a Merge a: a la secció Opcions de combinació .
10. Introduïu l' assumpte per al correu electrònic a la línia Assumpte del missatge :.
11. Feu clic a Acceptar .
12. Redacta el text del correu electrònic a Word.
    • Podeu utilitzar les eines a la secció Escriure i inserir camps de la cinta Mailings per adaptar les salutacions de cada destinatari, per exemple, i inserir o utilitzar altres camps de llibreta d'adreces.
    • Els resultats de la vista prèvia us permeten provar què generaran els vostres camps i regles al text del correu electrònic de cada destinatari.
13. Feu clic a Finalitza i fusiona a la secció Finish de la cinta de correu .
14. Seleccioneu Enviar missatge de correu electrònic ... des del menú que ha aparegut.
15. Assegureu-vos que el camp de la llibreta d'adreces de correu electrònic (típicament Correu electrònic ) estigui seleccionat a A: per a opcions de missatges .

1. Seleccioneu text normal o HTML (inclou format) sota el format de correu:.
   • Normalment, és millor evitar el fitxer adjunt per a aquesta selecció; lliurarà el text del missatge com un fitxer adjunt de Word, que els destinataris normalment no poden llegir directament, sinó que s'han d'obrir per separat.
2. Assegureu-vos que tot es selecciona a Enviar registres .
3. Feu clic a Acceptar .
4. Si se us demana:
   1. Feu clic a Permet que un programa intenti accedir a la informació de l'adreça de correu electrònic emmagatzemada a Outlook.

Podeu tancar i descartar o desar el document a Word com vulgueu.

Utilitzeu les categories de contactes com a llistes de distribució a l'Outlook 2007

Per crear una llista de distribució o mailing amb categories a l'Outlook 2007:

• Aneu a Contactes a l'Outlook.
• Ressalteu tots els contactes que voleu afegir a la vostra nova llista de distribució.
  • Per afegir persones que encara no hi ha als vostres contactes d'Outlook, creeu-ne primer utilitzant Ctrl-N .
• Feu clic al botó de la barra d'eines de la categorització .
  • També podeu seleccionar Accions> Classificar des del menú.
• Seleccioneu Totes les categories ... al menú desplegable.
• Feu clic a Nou ...
• Escriviu el nom desitjat de la llista de distribució (p. Ex., "Amics i família (llista)").
• Trieu Cap del menú desplegable Color : .
• Feu clic a Acceptar .
• Feu clic a Accepta una altra vegada després de verificar que la nova categoria està marcada.

Per afegir nous membres més endavant, assignar-los la categoria adequada individualment.

Envia un missatge a la llista de distribució de la vostra categoria a l'Outlook 2007

Per compondre un nou missatge o sol·licitud de reunió a tots els membres de la llista de distribució de la categoria:

• Aneu a Contactes a l'Outlook.
• Seleccioneu Visualitza> Visualització actual> Per categoria al menú.
• Feu clic a l'encapçalament de la categoria de la llista desitjada.
• Seleccioneu Accions> Crea> Nou missatge de contacte o accions> Crea> Nova sol·licitud de reunió per contactar des del menú.
• Feu clic a D' acord si Outlook us avisa que la vostra acció s'aplicarà a tots els elements del grup.
• Feu clic al camp Per ...
  • L'Outlook ha posat tota l'adreça al camp A:. Per als missatges de llista, normalment és millor tenir totes les adreces al camp Bcc : per evitar que es revelin adreces. Si és el cas, podeu deixar les adreces al camp A :, per descomptat, o moure'ls al camp Cc:.
  • Per als contactes amb diverses adreces de correu electrònic, Outlook ha inserit cadascun. El millor és eliminar les adreces innecessàries.
• Premeu Ctrl-A .
• Premeu Ctrl-X .
• Assegureu-vos que el camp Bcc ... sigui visible.
• Feu clic al camp Bcc ...
• Premeu Ctrl-V .
• Escriviu la vostra adreça de correu electrònic al camp Per ...
• Continueu compondre el missatge o la sol·licitud de reunió.

(Provat amb Outlook 2007 i Outlook 2016)