Podeu obtenir tot el vostre correu electrònic limitant la quantitat de correu electrònic que heu de fer en qualsevol moment.
Si teniu més d'un dia de missatges ...
... a la safata d'entrada, "tractar amb cada missatge el moment en què arriba", l'aprovació no funciona per a vosaltres.
No és culpa teva. Aquest enfocament només pot funcionar per a aquells l'únic treball és respondre correus electrònics tan aviat com sigui possible.
Afortunadament, una avinguda lleugerament diferent us permet treballar sense interrupcions per correu electrònic, que encara contesta en un termini raonable, no té missatges vençuts per mesos i desfer-se del retrocés de correu electrònic.
Obtenir i mantenir-se al corrent del seu correu electrònic fàcilment tractant-lo demà
Per obtenir un control al vostre correu electrònic:
- Tregui els ulls a la safata d'entrada .
- Assegureu-vos que la comprovació de correu automàtica i els avisos de correu nous estiguin desactivats.
- Tractar amb tots els missatges que van arribar ahir , en tants lots que consideri oportuns.
- Els menys lots, millor. Si treieu tot el correu d'ahir d'una sola vegada, és probable que hagueu gastat el menor temps i esforç en això.
- Programeu el temps per processar el vostre correu electrònic .
- Tracte amb els missatges en ordre.
- Si un missatge requereix una investigació, programeu la recerca per a demà i deixeu que l'emissor sàpiga que us tornarà a fer-ho. Si es requereix més treball, programeu-lo durant un període més llarg.
- Assegureu-vos que podeu trobar el missatge original quan es fa el treball. El remitent i, el més important, la data assenyalada, juntament amb la tasca, hauria de ser suficient. A Mac OS X Mail , també podeu utilitzar LinkABoo .
- Podeu utilitzar una carpeta intel·ligent que mostri només els missatges que arribaven ahir, apliqui banderes (etiquetatge de dies amb colors alterns, per exemple) o confiï en la classificació per data d'arribada.
- Podeu consultar la vostra safata d'entrada periòdicament per a qualsevol correu electrònic que requereixi una acció urgent .
Si el vostre treball ho exigeix, processeu el correu més sovint que diàriament, tres vegades al dia, per exemple. Sigui quin sigui el període que trieu, l'element crucial és que la llista de correus electrònics es tanca a noves entrades mentre treballa en ell.
Per què processament diari de la safata d'entrada de correu electrònic?
A menys que hagueu de tractar el correu amb més freqüència, us convido a provar processos diaris, però. Té avantatges addicionals:
- No estableixes el precedent de respondre immediatament, un compromís que no es pot complir.
- Un calendari diari és fàcil de mantenir i recordar.
- Podeu triar l'hora del dia perfecta per a cada tipus de missatge.
Controla els correus electrònics més fàcilment!
Fins i tot si això no sol ser el vostre estil,
- feu l'experiment per treure els missatges més fàcils del primer cop.
Una vegada que arribeu als correus electrònics més desafiadors, el progrés constant els ha superat una mica. Si heu escanejat ràpidament el complicat abans d'agafar-ho amb la facilitat, també heu passat una mica de temps amb solucions.
Què passa si perd un dia buidant la meva safata d'entrada?
Si et perdis uns dies per viatjar o per vacances, no és gran cosa.
- Tracte amb els correus electrònics com si hagin arribat ahir.
Sovint, passar dos dies o fins i tot una setmana de correu electrònic no triga més temps i esforç que manejar un dia.
Si la pila de correus electrònics és tan alta que no podeu fer front a ella en un dia, deixeu que una altra estratègia us ajudi:
Com esborrar un retrocés de correu electrònic
Per desfer-se d'una retenció de correus electrònics:
- Crea una carpeta nova.
- Mou tots els correus electrònics pendents de la safata d'entrada a aquesta carpeta.
- Cada dia i abans de qualsevol altra cosa, feu alguna cosa amb, almenys, un dels missatges de la carpeta de retrocés.
- No haureu de respondre-hi. No heu de presentar-lo. Feu alguna cosa, però. Cerqueu un lloc que us ajudi a respondre, per exemple. O cerqueu l'adreça de correu electrònic (o número) d'algú que us pugui ajudar.
- En alguns dies, faràs aquest mínim. Genial En molts altres, tractaràs d'un munt de missatges d'una sola vegada. Genial
- Controla tot el correu nou com a dalt.
He après aquestes estratègies de Mark Forster's Do It Tomorrow: i altres secrets de la gestió del temps (compareu els preus), un llibre fantàstic tot allò on vulgueu fer tot i encara teniu temps de jugar (compareu els preus): primer de Mark Forster quota de gestió del temps.