Posar la vostra signatura és probablement la part més fàcil de redactar els correus electrònics, i no només perquè no hi ha cap regla clara per a aquesta part de l'etiqueta de correu electrònic.
Col·locació de signatura per correu electrònic
Poseu la vostra signatura de correu electrònic just a sota del text de les vostres respostes, així com a missatges nous. Fes això tant en el correu electrònic que envies professionalment com en el de família i amics.
- Tingueu en compte, però, no utilitzar una signatura en missatges privats, ja que la correspondència privada pot ser més íntima que els missatges formalitzats amb una signatura molt estructurada.
- En les respostes, cap signatura o una versió condensada també són bones opcions; el destinatari, al cap ia la fi, ja us coneix.
A la pràctica, la ubicació de signatura per correu electrònic variarà en funció de les preferències que heu definit al vostre programa de correu electrònic:
- Si incloeu missatges originals amb sangria i citació selectiva , la vostra signatura normalment apareixerà a la part inferior del missatge.
- Si citeu amb facilitat el vostre missatge sobre el missatge original (no fragmentat), la vostra signatura normalment estarà entre el vostre missatge i el missatge original que citeu, just a sobre de la línia "- Missatge original".
La diferència entre la cita pregària i la cita selectiva sol ser una funció del client de correu electrònic que utilitzeu o els estàndards de la vostra professió. Els professionals que admeten Linux, per exemple, sovint es basen en una cita selectiva, mentre que Microsoft Outlook es converteix en una cita pregària.
Errors de la ubicació de correu electrònic de la signatura que heu d'evitar
Posar la vostra signatura en el lloc on no pertany és pràcticament un delicte important contra l'etiqueta, però cal evitar errors habituals de col·locació per reduir la confusió.
- Firma a la part superior, respon a la línia següent : els lectors estan condicionats a no mirar molt més enllà de qualsevol signatura que trobin. Si el vostre programa o servei de correu electrònic està configurat per posar la vostra signatura al damunt del text citat a les respostes i cap a davant, no escriviu res al text citat. Les probabilitats són que els destinataris es trenquin sobre la vostra resposta buida, però possiblement no sigui suficient per trobar les vostres respostes a la part citada. En lloc d'això, respongui per sobre de la signatura o moveu la signatura a la part inferior.
- Signatura al fons, respon a la part superior : si respon a la part superior, però la vostra signatura de correu electrònic es troba a la part inferior, els destinataris mai no veuran la signatura o, si ho veuen, la signatura pot enviar-los a la recerca d'informació en línia responeu el text que podrien haver perdut. En lloc d'això: moveu la signatura per sobre de la part citada i sota la vostra resposta.
Firmes en general
La vostra signatura de correu electrònic no supera les quatre o cinc línies de text i conté el delimitador de signatura estàndard . La vostra signatura no té més de 75 caràcters. Eviteu, sempre que sigui possible, incloses les imatges, ja que alguns programes de correu electrònic tracten imatges incrustades com a fitxers adjunts i traieu-les del missatge en qüestió.
Postscript
Naturalment, la posició de la vostra signatura als llocs suggerits us ofereix l'opció d'incloure els missatges publicitaris just a sota. Tingueu en compte, però, que alguns programes i serveis de correu electrònic tracten tot allò que hi ha a sota del delimitador de signes que forma part de la pròpia signatura. Per tant, com a alternativa, incloeu la vostra publicació a sota de "signar" el text principal del vostre missatge amb el vostre nom, però per sobre de la signatura del correu electrònic.