Mantingueu-vos productiu instruint Outlook per arxivar missatges per vosaltres
El correu electrònic pot omplir ràpidament la safata d'entrada d'Outlook deixant-lo plagat per masses de correu i carpetes que es mantenen cada vegada més grans . Manténgase productiu mantenint la safata d'entrada clara i neta. Per descomptat, podeu arxivar manualment cada missatge individual que arribi, però també podeu activar AutoArchive i deixar que Outlook faci el treball de traslladar missatges antics a un arxiu per a vosaltres.
Arxivar correu automàticament mitjançant Outlook AutoArchive
La funció AutoArchive s'incorpora a la versió de Windows d'Outlook (no es troba a la versió de Mac). Per activar la funció AutoArchive en Outlook 2016, 2013 i 2010 per a Windows:
- Feu clic a Fitxer > Opcions > Avançat .
- Feu clic a Configuració automàtica de la configuració amb AutoArchive .
- Al quadre Executa AutoArxivar cada n dies , especifiqueu la freqüència amb què executar AutoArchive.
- Trieu qualsevol altra opció. Per exemple, podeu indicar a Outlook que elimini elements antics en lloc d'arxivar-los.
- Feu clic a Acceptar .
A menys que especifiqueu un temps diferent, Outlook aplica un període estàndard d'envelliment als vostres missatges d'Outlook. Per a la safata d'entrada, el període d'envelliment és de sis mesos, per als articles enviats i eliminats, és de dos mesos i, per a la sortida, el període d'envelliment és de tres mesos. Quan els missatges arriben al seu període d'envelliment designat, es marquen per a arxivar-se en la propera sessió d'AutoArchive.
Després d'activar AutoArchive, assegureu-vos d'especificar al nivell de la carpeta el que constitueix el correu antic i com s'ha de tractar.
- Feu clic amb el botó dret a la carpeta i feu clic a Propietats .
- A la fitxa AutoArchivo , seleccioneu les opcions que desitgeu.
També podeu arxivar elements manualment si el vostre fitxer principal d'Outlook creix massa.