Definició i avantatges de Groupware, programari de col.laboració
El terme groupware fa referència a diversos tipus d'entorns col·laboratius de treball compatibles amb l'ordinador. Amb un èmfasi en la interoperabilitat i el treball col·lectiu en una configuració multiusuari, el programari de col · laboració opera com un portal des del qual els usuaris creen i actualitzen documents controlats per versions, gestionen continguts en línia, comparteixen actius com ara calendaris i safates d'entrada, i confereixen funcions de xat i missatgeria .
En alguns casos, groupware és una eina autònoma, com amb la plataforma OnlyOffice per a la col · laboració de documents o la plataforma Intuit Quick Base per a la gestió de dades. En altres casos, el groupware funciona com un sistema de gestió de contingut (com amb WordPress) o com una intranet amb totes les funcions (com amb SharePoint).
El terme groupware abasta tant implementacions de programari molt àmplies com molt específiques. Tanmateix, tot el que passa amb qualsevol definició és que més d'un usuari col·labora en el mateix entorn utilitzant les mateixes eines i processos.
Beneficis i característiques de Groupware
Groupware permet que tant els treballadors en el lloc com els membres de l'equip geogràficament dispersos treballin entre ells a través d'Internet o una intranet . Aquestes aplicacions de programari normalment ofereixen molts avantatges :
- Autenticació i registre: formes estàndard d'accés al groupware, registres de qui fa què, registres que compleixen els requisits legals de descobriment
- Eines de comunicació- xat, grups de discussió roscats, bústies privades
- Pòls de treball interactius , edició de fitxers en temps real, gestió de tasques compartides
- Discoverability: emmagatzematge central d'arxius i d'informació, suportat per una eina de cerca sòlida
- Fluxos de treball coordinats -processos gestionats per groupware que manegen aprovacions, revisions, revisions, etc., així com suport per a processos de gestió de projectes
- Gestió del coneixement de l'empresa: wikis interns, documents de referència protegits, marcadors de grup, dipòsits de contrasenyes compartits, històries de control de versions
- Gestió de la participació social i la reputació: grups d'usuaris, insígnies de perfil, personalització de perfil per part dels usuaris, gamificació a través dels nivells d'usuari i concursos d'interacció de l'usuari.
No es tracta només d'empleats de grans empreses que es beneficien d'utilitzar groupware. Per a emprenedors i autònoms, aquestes eines permeten compartir, col·laborar i comunicar fàcilment projectes sobre clients remots, tot des de la comoditat de l'oficina a casa.
Les diferents solucions groupware suporta diferents funcions. La majoria d'entorns de grup no ofereixen totes les funcions que figuren més amunt, però moltes ofereixen un subconjunt en diferents combinacions. Un dels reptes a l'hora de seleccionar la solució adequada de grup de treball per a una determinada necessitat comercial consisteix a equilibrar les funcions que ofereix cada plataforma potencial en relació amb les necessitats de l'organització.
Exemples de programari de Groupware
Lotus Notes d'IBM (o el Lotus Software per a la pàgina web de Lotus d'IBM) va ser una de les primeres suites de programari de col·laboració i encara s'utilitza en moltes oficines d'avui. Microsoft SharePoint és una altra de les principals solucions de groupware que estan ben establertes en grans empreses.
Les principals suites de groupware completes, més enllà de les ofertes d'IBM i Microsoft, inclouen:
- G-Suite: la plataforma de correu electrònic, documentació i col·laboració social de Google
- Zoho One: una suite centrada en el negoci per a petites i mitjanes empreses
- Salesforce: una plataforma per a la gestió de relacions amb els clients
A més, un ecosistema floreciente de groupware amb casos d'ús específic ofereix flexibilitat per perseguir les millors solucions per utilitzar amb, o en lloc d'això, una suite de grup de treball més costosa:
- Basecamp, una popular eina de gestió de projectes remunerats
- Huddle, que ofereix un compte gratuït, però limitat, i comptes pagades
- Xero, que ofereix un sistema de comptabilitat en línia complet en el núvol
- WordPress, una plataforma gratuïta per a continguts web