La majoria de les empreses estan familiaritzades amb el que es pot fer en Microsoft Word i Excel, però entendre què pot fer Microsoft Access és una mica més difícil de comprendre. La idea de crear bases de dades i intentar mantenir-les sembla una utilització innecessària de recursos. Tanmateix, per a petites empreses, aquest programa pot proporcionar diversos avantatges, especialment quan es tracta de gestionar el creixement i l'organització.
Microsoft Access proporciona una forma molt més robusta perquè les petites empreses controlin dades i projectes que Excel o Word. L'accés pot trigar més temps a aprendre que les aplicacions de Microsoft més habituals, però també té el major valor afegit per fer el seguiment de projectes, pressupostos i creixement. Totes les dades necessàries per executar un petit negoci per a la comparació i l'anàlisi es mantenen en un sol programa, cosa que facilita l'execució d'informes i gràfics que qualsevol altre programa. Microsoft ofereix una sèrie de plantilles per simplificar el procés d'aprenentatge i els usuaris poden personalitzar les plantilles a mesura que vagin. La comprensió dels fonaments de Microsoft Access pot ajudar a les petites empreses a veure el seu valor total en les seves operacions diàries.
Si ja utilitzeu un full de càlcul, és fàcil convertir el full de càlcul d'Excel a una base de dades d'accés.
Manteniment de la informació del client
La base de dades permet a les empreses realitzar un seguiment de tota la informació necessària per a cada client o client, incloses adreces, informació de comandes, factures i pagaments. Mentre la base de dades s'emmagatzemi en una xarxa on tots els empleats puguin accedir-hi, els usuaris poden assegurar-se que la informació roman actual. Atès que la informació del client és fonamental per a totes les petites empreses, es pot garantir la base de dades. L'addició de formularis a la base de dades ajuda a les empreses petites a que totes les dades són introduïdes constantment per tots els empleats.
A mesura que els usuaris es familiaritzen amb el programa, es poden afegir components més elaborats, com ara mapes a adreces del client. Això permet als empleats verificar adreces per a clients nous o planificar rutes per a lliuraments. També permet a les empreses crear factures i poder enviar correus electrònics o correus regulars i poder fer un seguiment de quan i com es pagaven les factures. Actualitzar i emmagatzemar dades de clients a Access és més confiable que un full de càlcul o un document de Word, i simplifica la gestió d'aquesta informació.
Seguiment de dades financeres
Moltes empreses compren programari específicament per al seguiment de les finances, però per a una petita empresa que no només és innecessària, tendeix a crear treballs addicionals. A més de poder crear i fer un seguiment de factures, totes les despeses i transaccions comercials es poden registrar a través del mateix programa. Per a les empreses que tinguin la completa Microsoft Office Suite, inclosos Outlook i Access, els recordatoris de pagament a Outlook es poden enllaçar a la base de dades. Quan apareix el recordatori, els usuaris poden realitzar els pagaments necessaris, introduir les dades a l'accés i tancar el recordatori.
Pot ser necessari adquirir programari més sofisticat a mesura que creixi el negoci, i aquestes empreses tenen avantatge si totes les seves dades financeres estan emmagatzemades a Access. Molts altres programes poden acomodar les dades que s'exporten des d'accés, cosa que facilita la migració de la informació quan arribi el moment.
Gestió de màrqueting i vendes
Una de les maneres més usades però més poderoses d'utilitzar Access és supervisar la informació de màrqueting i vendes. Amb la informació del client existent ja emmagatzemada a la base de dades, és fàcil enviar correus electrònics, volants, cupons i publicacions periòdiques a aquells que estiguin interessats en vendes o ofertes especials. Les petites empreses poden fer un seguiment del nombre de clients que han respost després d'una campanya de màrqueting.
Per als clients nous, es poden crear i controlar totes les campanyes des d'una única ubicació. Això facilita als empleats veure què ja s'ha completat i què queda per fer o quins seguiments són necessaris.
Seguiment de la producció i l'inventari
Igual que el seguiment del client, poder fer el seguiment de les dades de l'inventari, els recursos i l'emmagatzematge és fonamental per a qualsevol negoci. L'accés fa que sigui fàcil introduir dades sobre enviaments a magatzems i saber quan és el moment de demanar més d'un producte determinat. Això és especialment important per als fabricants que requereixen diversos recursos per completar un producte, com ara parts d'avions o ingredients farmacèutics actius.
Fins i tot les indústries de serveis han de mantenir l'inventari i, tenint tota aquesta informació en un sol lloc, fa que sigui més fàcil veure quina computadora està assignada a quin empleat o determinar quan cal actualitzar l'equip d'oficina. Si el seguiment de vehicles, dispositius mòbils, números de sèrie, informació de registre, registres d'usuaris o terminis de vida del maquinari, les petites empreses podran fer un seguiment més fàcil del maquinari.
Més enllà del maquinari, les empreses han de poder fer un seguiment del programari. Des del registre i el nombre d'ordinadors que permeten utilitzar el programari a la informació de versió i l'usuari, és vital que les empreses puguin obtenir informació ràpida i precisa de les seves configuracions actuals. La recent finalització del suport per a Windows XP és un recordatori de per què és important saber què programari i sistemes operatius estan en ordinadors i dispositius comercials.
Execució d'informes i anàlisi
Potser l'aspecte més potent d'Access és la capacitat de l'usuari per generar informes i gràfics de totes les dades. Ser capaç de compilar tot allò emmagatzemat a les diferents bases de dades és el que fa que Microsoft Access sigui una font gran per a petites empreses. Un usuari pot generar ràpidament un informe que compara els costos dels recursos amb els preus actuals, crea un gràfic que mostri quant està en existència per a una campanya de màrqueting proper o que realitzi una anàlisi que identifiqui els clients que estan darrere dels pagaments. Amb un poc de coneixement addicional sobre les consultes, les petites empreses poden prendre el control de com visualitzen les dades.
Encara més important, Microsoft Access pot associar-se a altres productes de Microsoft. Les petites empreses poden revisar un informe, buscar dades del client i generar factures a Word. Una combinació de correu electrònic pot crear cartes de publicació regulars mentre que l'usuari genera un missatge de correu electrònic a Outlook. Les dades es poden exportar a Excel per obtenir una visió més detallada dels detalls, i d'aquí s'enviaran a PowerPoint per a una presentació. La integració amb tots els altres productes de Microsoft potser sigui la millor raó per utilitzar Access per centralitzar tota la informació d'un negoci.