Mail merge és una eina que simplifica la creació d'un conjunt de documents que són similars però que contenen elements de dades únics i variables. Això s'aconsegueix al vincular una base de dades que conté aquests elements de dades a un document, que conté camps de combinació on s'abastaran aquestes dades úniques.
La combinació de correu us estalvia temps i esforç automatitzant el procés d'introducció de dades estandarditzades, com ara noms i adreces, en un document. Per exemple, podeu enllaçar una carta de formulari a un grup de contactes a Outlook; aquesta lletra pot tenir un camp de combinació per a l'adreça de cada contacte i una per al nom del contacte corresponent com a part de la salutació de la lletra.
Usos de combinació de correu
La fusió de correu, per a moltes persones, evoca pensaments de correu brossa. Tot i que els comercialitzadors innegablement utilitzen combinacions de correu per generar grans quantitats de correu de forma ràpida i senzilla, molts altres usos poden sorprendre i canviar la forma de crear alguns dels vostres documents.
Podeu utilitzar la combinació de correu per crear qualsevol tipus de document imprès, així com documents distribuïts electrònicament i faxos. El tipus de documents que podeu crear mitjançant una combinació de correu electrònic és pràcticament il·limitat. Aquests són alguns exemples:
- Catàlegs
- Existències
- Factures
- Etiquetes
- Sobres
- I, per descomptat, cartes
Quan s'utilitza de manera intel·ligent, la combinació de correu electrònic pot millorar considerablement la productivitat. També pot augmentar l'eficàcia dels documents que creeu. Per exemple, mitjançant la personalització de lletres amb els noms dels destinataris o altres elements específics de cada destinatari, es presenta una imatge personalitzada i polida que estableix l'escenari del resultat que desitgeu.
Anatomia d'una combinació de correu
Una combinació de correu consisteix en dues parts principals: el document i l' origen de dades , també conegut com la base de dades. Microsoft Word simplifica el vostre treball permetent-vos utilitzar altres aplicacions d'Office com Excel i Outlook com a fonts de dades. Si teniu la suite d'Office completa, utilitzeu una de les seves aplicacions perquè l'origen de les dades és fàcil, convenient i molt recomanable. L'ús de contactes que ja heu introduït als vostres contactes d'Outlook, per exemple, us estalviarà de tornar a introduir aquesta informació en un altre origen de dades. L'ús d'un full de càlcul existent d' Excel proporciona una flexibilitat encara més gran amb les vostres dades que l'origen de dades que Word crearà.
Si només teniu el programa Word, però, podeu continuar utilitzant la funció de combinació de correu. Word té la capacitat de crear una font de dades totalment personalitzable perquè us pugui utilitzar en la fusió de correu.
Configuració d'una combinació de correu
Una combinació de correu pot semblar complicada, i els documents complexos i de dades que es basen en grans bases de dades poden ser certament complicades. La paraula, però, simplifica la configuració d'una combinació de correu per a usos comuns proporcionant assistents que us guiaran pel procés d'enllaçar el vostre document a una base de dades. En general, podeu completar el procés en menys de 10 passos bastant senzills, incloent trobar i corregir errors. Això és menys que preparar el document manualment, i amb molt menys temps i molèsties.