01 de 08
Gestió de dades en Excel
De vegades, hem de fer un seguiment de la informació. Pot ser una llista personal de números de telèfon, una llista de contactes per a membres d'una organització o equip, o una col·lecció de monedes, targetes o llibres.
Independentment de les dades que tingueu, un full de càlcul , com Excel, és un lloc ideal per emmagatzemar-lo. Excel ha creat eines per ajudar-vos a fer un seguiment de les dades i a trobar informació específica quan vulgueu. A més, amb els seus centenars de columnes i milers de files, un full de càlcul Excel pot contenir una gran quantitat de dades .
Excel també és més senzill d'utilitzar que un programa de bases de dades complet com Microsoft Access. Les dades es poden introduir fàcilment al full de càlcul i, amb només uns quants clics del ratolí, podeu ordenar les vostres dades i cercar el que voleu.
02 de 08
Creació de taules i llistes
El format bàsic per emmagatzemar dades a Excel és una taula. En una taula, les dades s'introdueixen a les files. Cada fila es coneix com un registre .
Una vegada creada una taula, les eines de dades d'Excel es poden utilitzar per buscar, ordenar i filtrar els registres per trobar informació específica.
Tot i que hi ha diverses maneres d'utilitzar aquestes eines de dades a Excel, la manera més senzilla de fer-ho és crear el que es coneix com una llista de les dades d'una taula.
03 de 08
Introduint dades correctament
El primer pas per crear una taula és introduir les dades. En fer-ho, és important assegurar-se que s'introdueix correctament.
Els errors de dades, provocats per l'entrada incorrecta de dades, són la font de molts problemes relacionats amb la gestió de dades. Si les dades s'introdueixen correctament al principi, és més probable que el programa us retorni els resultats que desitgeu.
04 de 08
Les files són registres
Com s'ha esmentat, les files de dades es coneixen com a registres. Quan introduïu registres, teniu en compte aquestes pautes:
- No deixeu cap fila en blanc a la taula que s'està creant, ni tan sols entre els encapçalaments i la primera fila de dades.
- Un registre pot contenir dades sobre només un element específic.
- Un registre també ha de contenir TOTES les dades de la llista sobre aquest element. No es pot obtenir informació sobre un element en més d'una fila.
- Per crear una llista, una taula de dades ha de contenir almenys dos registres de dades.
05 de 08
Les columnes són camps
Tot i que les files a la taula es denominen registres, les columnes es coneixen com a camps . Cada columna necessita un encapçalament per identificar les dades que conté. Aquests encapçalaments s'anomenen noms de camp.
- Els noms de camp s'utilitzen per garantir que les dades de cada registre s'introdueixin en la mateixa seqüència.
- Assegureu-vos que totes les dades d'una columna s'introdueixen amb el mateix format. Si comença a introduir números com a dígits (com ara 10 o 20), manteniu-lo al dia. No canvieu de pas i comença a introduir números com a paraules (com deu o vint). Sea coherent.
- No deixeu cap columna en blanc a la taula.
- Per crear una llista, una taula ha de tenir almenys dues columnes d'ample.
06 de 08
Creació de la llista
Una vegada que les dades s'han introduït a la taula, es pot convertir a una llista . Per fer-ho:
- Seleccioneu una cel·la a la taula.
- Trieu Llista> Crea una llista al menú per obrir el quadre de diàleg Crear llista .
- El quadre de diàleg mostra el rang de cel·les que cal incloure a la llista. Si la taula es va crear correctament, Excel generalment seleccionarà el rang correcte.
- Si la selecció de rang és correcta, feu clic a Acceptar .
07 de 08
Si l'interval de llista és incorrecte
Si, en algun cas, el rang que es mostra al quadre de diàleg Crear llista és incorrecte, haureu de tornar a seleccionar l'interval de cel·les que voleu utilitzar a la llista.
Per fer-ho:
- Feu clic al botó de retorn al quadre de diàleg Crear llista per tornar al full de treball.
- El quadre de diàleg Crear llista es redueix a una petita caixa i el rang actual de cel·les es pot veure al full de treball envoltat per les formigues marxants.
- Arrossegueu seleccioneu amb el ratolí per seleccionar l'interval correcte de cel·les.
- Feu clic al botó de retorn al quadre de diàleg Crear llista petit per tornar a la mida normal.
- Feu clic a Accepta per finalitzar la llista.
08 de 08
La llista
Una vegada creat,
- la llista tindrà un límit fosc al voltant d'ell.
- Hi haurà fletxes cap avall al costat de cada nom de camp que obri els menús desplegables quan es fa clic.
- Els menús desplegables contenen opcions per ordenar la llista per qualsevol dels noms de camp i per cercar a la llista de registres que coincideixin amb certs criteris.
- Una fila en blanc que conté un asterisc s'afegeix al final de la llista. Podeu afegir dades addicionals a la llista amb aquesta nova fila.