La funció de combinació de correu de Microsoft us permet enviar el mateix document amb lleugers canvis a un gran nombre de destinataris. El terme "merge" prové del fet que un document (una lletra, per exemple) es combina amb un document d' origen de dades , com ara un full de càlcul .
La funció de combinació de correu de Word funciona sense problemes amb dades d'Excel. Mentre que Word també us permet crear una font de dades pròpia, les opcions per utilitzar aquestes dades són limitades. A més, si ja teniu les vostres dades en un full de càlcul, no té gaire sentit tornar a escriure tota la informació a l'origen de dades de Word.
Preparació de les dades per a la combinació de correu
En teoria, podeu utilitzar qualsevol full de càlcul d'Excel en una funció de combinació de correu de Word sense cap preparació especial. No obstant això, es recomana prendre un temps per preparar el vostre full de càlcul per optimitzar el procés de combinació de correu .
Aquí teniu unes quantes pautes per observar que ajudaran a que el procés de combinació de correu es faci més fluid.
Organitzeu les vostres dades de full de càlcul
A risc de manifestar el que és obvi, les vostres dades s'han d'organitzar ordenadament en files i columnes. Penseu en cada fila com un sol registre i cada columna com a camp que voleu inserir al document. (Consulteu el tutorial d'entrada de dades d'Excel si necessiteu una actualització).
Crea una fila de capçalera
Creeu una fila de capçalera per al full que voleu utilitzar per a la combinació de correu. Una fila de capçalera és una fila que conté etiquetes que identifiquen les dades a les cel·les següents. D'altra banda, Excel pot tenir problemes de diferenciació entre les dades i les etiquetes, de manera que deixeu-les en evidència mitjançant el text en negreta, les vores de cel·la i l'ombrejat de cel·la que són únics a la fila de capçalera. D'aquesta manera, l'Excel us diferenciarà de la resta de dades.
Més tard, quan fusioneu les dades amb el document principal, les etiquetes es mostraran com a noms dels camps de combinació, de manera que no hi haurà cap confusió sobre quines dades introduïu al document. A més, és una bona pràctica etiquetar les vostres columnes, ja que ajuda a evitar l'error de l'usuari.
Posar totes les dades en una sola fulla
Les dades que voleu utilitzar per a la combinació de correu electrònic han d'estar en un sol full. Si es distribueix en diversos fulls, haurà de combinar els fulls o realitzar diverses combinacions de correu. A més, assegureu-vos que els fulls tinguin un nom clar , ja que hauran de poder seleccionar el full que voleu utilitzar sense visualitzar-lo.
Associació d'un origen de dades en una combinació de correu
El següent pas en el procés de combinació de correu consisteix a associar el full de càlcul preparat d'Excel amb el document de Word.
- A la barra d'eines Combinar correspondència, feu clic al botó Obrir origen de dades .
- Al quadre de diàleg Selecciona origen de dades, navegueu per les carpetes fins que trobeu el vostre llibre d'Excel. Si no trobeu el fitxer Excel, assegureu-vos que "Totes les fonts de dades" estiguin seleccionades al menú desplegable anomenat "Fitxers del tipus".
- Feu doble clic al vostre origen del fitxer d'origen de Excel, o seleccioneu-lo i feu clic a Obre .
- Al quadre de diàleg Seleccionar taula, seleccioneu el full d'Excel que contingui les dades que voleu combinar amb el document.
- Assegureu-vos que la casella de selecció situada al costat de "La primera fila de dades conté encapçalaments de columna" està marcada.
- Feu clic a Acceptar .
Ara que l'origen de dades s'ha associat al document principal, podeu començar a escriure text i / o editar el document de Word. Tanmateix, no podeu fer canvis al vostre origen de dades a Excel; si necessiteu fer canvis a les dades, heu de tancar el document principal a Word abans de poder obrir l'origen de dades a Excel.
La inserció de camps de combinació al document és senzill seguint aquests passos:
- Feu clic al botó Insereix un camp de combinació a la barra d'eines de combinació de correu. Apareixerà el quadre de diàleg Inserir barrege de camp.
- Ressalteu el nom del camp que voleu inserir a la llista i feu clic a Insereix .
- La caixa romandrà oberta, cosa que us permetrà inserir més camps. Si inseriu més d'un camp successivament, Word no afegirà automàticament espai entre els camps del vostre document; has de fer-ho tu mateix després de tancar el quadre de diàleg. Al document, veureu el nom del camp envoltat per fletxes dobles.
- Quan hagis acabat, fes clic a Tanca .
Inserció de blocs d'adreces i salutacions: feu servir amb atenció
Microsoft recentment ha afegit una funció de combinació de correu que us permet inserir blocs d'adreces i línies de salutació. En fer clic al botó corresponent de la barra d'eines, Word us permetrà inserir diversos camps alhora, ordenats en variacions habituals.
El botó del bloc d'adreça d'inserció és el que hi ha a l'esquerra; la línia de salutació de la inserció es troba a la dreta.
A més, quan feu clic a qualsevol dels botons, Word mostra un quadre de diàleg que us proporciona algunes opcions sobre quins camps voleu inserir, com voleu que estiguin organitzats, quines puntuacions hi incloure i altres. Encara que això senti prou senzill, i és que si utilitzeu una font de dades creada a Word, pot ser confús si feu servir un full de càlcul Excel.
Recordeu quan hi ha la recomanació d'afegir una fila de capçalera al vostre full de càlcul a la pàgina 1 d'aquest article? Bé, si heu anomenat un camp diferent del que Word utilitza com a nom de camp per a dades similars, Word pot coincidir incorrectament amb els camps.
El que això significa és si utilitzeu el bloc d'adreces d'inserció o inseriu els botons de la línia de salutació , les dades podrien aparèixer en un ordre diferent de l'especificat, simplement perquè les etiquetes no coincideixen. Afortunadament, Microsoft va anticipar això i va crear una funció de Camps de concordança que li permet combinar els noms de camp amb els que usa Word en els blocs.
Ús de camps de concordança per etiquetar correctament les etiquetes de camps
Per combinar camps, seguiu aquests passos:
- Feu clic al botó Camps de concordança de la barra d'eines.
- Al quadre de diàleg Camps de concordança, veureu una llista dels noms de camp de Word a l'esquerra. A la part dreta de la caixa, veureu una columna de quadres desplegables. El nom de cada quadre desplegable és el camp que Word utilitza per a cada camp corresponent al bloc d'adreça o al bloc de salutació. Per realitzar qualsevol canvi, simplement seleccioneu el nom del camp del quadre desplegable.
- Quan hàgiu acabat de fer canvis, feu clic a Acceptar .
També podeu obrir el quadre de diàleg Campos de concordança fent clic al botó Camps de concordança a la part inferior dels quadres de diàleg Insereix un bloc d'adreces o salutació, que apareixen quan feu clic al botó de la barra d'eines corresponent.
Visualització de documents de combinació de correu
Abans d'anar a la vista prèvia i imprimir els documents fusionats, una nota sobre el format: quan s'introdueixin camps de combinació en un document, Word no conté el format de les dades de l'origen de dades.
Aplicació de formateig especial des del full de càlcul de fonts
Si voleu aplicar un format especial, com ara cursiva, en negreta o subratllat, heu de fer-ho a Word. Si visualitzeu el document amb camps, heu de seleccionar les fletxes dobles a les dues cares del camp al que voleu aplicar el format. Si veieu les dades fusionades al document, simplement ressalteu el text que voleu canviar.
Recordeu que qualsevol canvi es durà a terme al llarg de tots els documents fusionats, no només a l'individual.
Previsualització dels documents confeguts
Per obtenir una vista prèvia dels documents fusionats, feu clic al botó Mostra dades fusionades a la barra d'eines Combinar correspondència. Aquest botó funciona com un commutador, de manera que si voleu tornar a visualitzar només els camps i no les dades que conté, torneu a fer-hi clic.
Podeu navegar pels documents combinats mitjançant els botons de navegació de la barra d'eines Combinar correspondència. Són, d'esquerra a dreta: primer registre , registre anterior , aneu a registre , registre següent , últim registre .
Abans de combinar els vostres documents, heu de fer una vista prèvia de tots o tots els vostres possibles per verificar que tot es fusiona correctament. Presteu especial atenció a coses com ara la puntuació i l'espaiat al voltant de les dades combinades.
Finalitzeu el vostre document de combinació de correu
Quan estigueu a punt per combinar els vostres documents, teniu dues opcions.
Unir-se a la impressora
El primer és fusionar-los amb la impressora. Si seleccioneu aquesta opció, els documents s'enviaran a la impressora sense cap modificació. Podeu fusionar-vos a la impressora simplement fent clic al botó Fusiona a la barra d' eines de la impressora .
Uniu-vos a un nou document
Si necessiteu personalitzar alguns o tots els documents (encara que seria convenient afegir un camp de notes a l'origen de dades per a les notes personalitzades) o fer altres canvis abans d'imprimir, podeu combinar-los amb un document nou; si es fusiona amb un document nou, el document principal de fusió de correu i l'origen de dades es mantindran intactes, però tindreu un segon fitxer que conté els documents fusionats.
Per fer-ho, simplement feu clic al botó Combina a la nova barra de documents .
Independentment del mètode que trieu, se us mostrarà un quadre de diàleg en què podeu indicar que Word combina tots els registres, el registre actual o un interval de registres.
Feu clic al botó d'opció al costat de la vostra elecció i després feu clic a Acceptar .
Si voleu combinar un rang, haureu d'introduir el número inicial i el número final dels registres que voleu incloure a la combinació abans de fer clic a Acceptar .
Si decidiu imprimir els documents, després de que aparegui el quadre de diàleg, se us mostrarà el quadre de diàleg Imprimeix. Podeu interactuar amb ell de la mateixa manera que ho faríeu amb qualsevol altre document.