Què és una macro en Excel i quan es fa servir?
Una macro d'Excel és un conjunt d'instruccions de programació emmagatzemades al que es coneix com a codi VBA que es pot utilitzar per eliminar la necessitat de repetir els passos de les tasques comunament realitzades una i altra vegada.
Aquestes tasques repetitives poden suposar càlculs complexos que requereixen l'ús de fórmules o que podrien ser tasques de formatació senzilles, com afegir format de número a dades noves o aplicar formats de cel·les i fulls de treball , com ara les vores i l'ombrejat.
Altres tasques repetitives per a les quals es poden utilitzar macros per desar inclouen:
- afegint o eliminant files i columnes
- protegir o desprotegir fulls de treball
- seleccionant un rang de cel·les
- afegint la data actual a un full de càlcul
Desencadenant una macro
Les macros es poden activar mitjançant una drecera de teclat, la icona de la barra d'eines o un botó o una icona afegida a un full de càlcul.
Macros vs. plantilles
Mentre utilitzeu macros, pot ser un gran estalvi de temps per a tasques repetitives, si afegiu habitualment determinades funcions de format o contingut, com ara els encapçalaments o el logotip d'una empresa a les noves fulls de treball, és millor crear i desar un fitxer de plantilla que contingui tots aquests elements. en lloc de crear-les de nou cada vegada que inicieu un full de treball nou.
Macros i VBA
Com es va esmentar, en Excel, les macros estan escrites en Visual Basic per a aplicacions (VBA). Les macros que escriuen amb VBA es fan a la finestra d'editor de VBA, que es pot obrir fent clic a la icona de Visual Basic a la pestanya Desenvolupadors de la cinta (vegeu a continuació les instruccions sobre com afegir la fitxa Developers a la cinta si és necessari).
Macro Recorder d'Excel
Per a aquells que no poden escriure codi VBA, té una gravadora de memòria integrada que permet gravar una sèrie de passos utilitzant el teclat i el ratolí que Excel converteix en codi VBA per a vostè.
Igual que l'editor de VBA esmentat anteriorment, la Macro Recorder es troba a la pestanya Desenvolupadors de la cinta.
Addició de la pestanya del desenvolupador
Per defecte a Excel, la fitxa Desenvolupador no està present a la cinta. Per afegir-lo:
- Feu clic a la pestanya Fitxer per obrir la llista desplegable d'opcions
- A la llista desplegable, feu clic a Opcions per obrir el quadre de diàleg Opcions d'Excel
- Al panell esquerre del quadre de diàleg, feu clic a Personalitza la cinta per obrir la finestra Personalitza la cinta
- A la secció de pestanyes principals de la finestra de la dreta, feu clic a la casella de selecció al costat del desenvolupador per afegir aquesta pestanya a la cinta
- Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg i tornar al full de treball.
El desenvolupador ha d'estar present ara, normalment al costat dret de la cinta
Ús de la gravadora de macros
Com es va esmentar, Macro Recorder simplifica la tasca de crear macros, fins i tot, de vegades, per a aquells que poden escriure codi VBA, però hi ha alguns punts per saber abans de començar a utilitzar aquesta eina.
1. Planifiqueu la macro
La gravació de macros amb el Macro Recorder implica una mica d'una corba d'aprenentatge. Per simplificar el procés, planifiqueu abans d'hora-fins i tot fins al punt de redactar el que la intenció de la macro és fer i els passos necessaris per dur a terme la tasca.
2. Mantingueu les macros petites i específiques
Com més gran és la macro, quant a la quantitat de tasques que realitza, el més complicat és planificar-lo i registrar-lo amb èxit.
Les macros més grans també funcionen més lentament, especialment aquelles que impliquen molts càlculs en fulls de treball grans, i són més difícils de depurar i corregir si no funcionen correctament la primera vegada.
Si manteniu les macros petites i específiques en el propòsit, és més fàcil verificar la precisió dels resultats i veure on van sortir malament si les coses no van tan planificades.
3. Nom de les macros de manera adequada
Els noms de macro a Excel tenen diverses restriccions de nomenclatura que cal observar. En primer lloc, és que un nom de macro ha de començar amb una lletra de l'alfabet. Els caràcters posteriors poden ser números, però els noms macro no poden incloure espais, símbols o signes de puntuació.
Tampoc un nom de macro pot contenir alguna de les paraules reservades que formen part del VBA s'utilitza com a part del seu llenguatge de programació com If , GoTo , New o Select .
Tot i que els noms de macros poden tenir fins a 255 caràcters de longitud, poques vegades és necessari o recomanable utilitzar molts d'ells en un nom.
Per a un, si teniu moltes macros i teniu previst executar-los des del quadre de diàleg de macro, els noms llargs només provoquen la congestió fent que sigui més difícil de triar la macro que us trobeu.
Un millor enfocament seria mantenir els noms curts i fer ús de l'àrea de descripció per donar detalls sobre el que fa cada macro.
La subdivisió i la capitalització interna en els noms
Atès que els noms de macro no poden incloure espais, un caràcter que és permès, i el que facilita la lectura de noms macro és el caràcter de subratllat que es pot utilitzar entre paraules en lloc d'un espai, com ara Change_cell_color o Addition_formula.
Una altra opció és emprar capitalització interna (de vegades anomenada Camel Case ) que inicia cada paraula nova amb un nom amb majúscula, com ChangeCellColor i AdditionFormula.
Els noms macros curts són més fàcils de seleccionar al quadre de diàleg de macro, especialment si un full de treball conté diverses macros i grava moltes macros, de manera que podeu identificar-les fàcilment a la macro. El sistema també proporciona un camp per a la descripció, encara que no tots els utilitzen.
4. Utilitzeu referències relatives vs. càlcul absoluta
Les referències de cel·la , com ara B17 o AA345, identifiquen la ubicació de cada cel·la en un full de càlcul.
Per defecte, a la Macro Recorder, totes les referències de les cel·les són absolutes, cosa que significa que les ubicacions exactes de les cel·les es registren a la macro. Alternativament, es poden establir macros per utilitzar referències de cel·les relatives que signifiquen que els moviments (quantes columnes deixen o es mouen el cursor de la cel·la) es registren en lloc d'ubicacions exactes.
El que utilitzeu depèn del que la macro està configurada. Si voleu repetir els mateixos passos, com ara formatar columnes de dades, una i altra vegada, però cada vegada que formateu columnes diferents en un full de càlcul, usarem referències relatives.
Si, d'altra banda, voleu formatar el mateix rang de cel·les, com ara A1 a M23, però en diferents fulls de treball, es podrien utilitzar referències de cel·la absoluta perquè cada vegada que s'executi la macro, el primer pas és moure la cursor de cel·la a cel·la A1.
Si canvieu les referències de cel·les de relatiu a l'absolut, es pot fer fàcilment fent clic a la icona Utilitza referències relatives a la pestanya Desenvolupadors de la cinta.
5. Ús de tecles de teclat enfront del ratolí
Tenir les pulsacions de teclat del teclat de macro quan es mou el cursor de la cel·la o seleccionar un rang de cel·les sol ser preferible tenir els moviments del ratolí registrats com a part de la macro.
Utilitzant combinacions de tecles de teclat, com ara Ctrl + End o Ctrl + Majús. + La tecla de fletxa dreta, per moure el cursor de la cel a les vores de l'àrea de dades (aquelles cel·les que contenen dades del full de càlcul actual) en lloc de pressionar repetidament la fletxa o la pestanya Les claus per moure diverses columnes o files simplifiquen el procés d'ús del teclat.
Fins i tot quan es tracta d'aplicar comandaments o seleccionar opcions de cinta mitjançant tecles de mètode abreviat de teclat, és preferible utilitzar el ratolí.