L'ús d'Excel no és tan difícil com sembla
Excel és un progam de full de càlcul electrònic (també conegut com software ) que s'utilitza per emmagatzemar, organitzar i manipular dades.
Les dades s'emmagatzemen en cel·les individuals que normalment s'organitzen en una sèrie de columnes i files en un full de càlcul. Aquesta col · lecció de columnes i files es coneix com una taula. Les taules utilitzen els encapçalaments a la fila superior i al costat esquerre de la taula per identificar les dades emmagatzemades a la taula.
Excel també pot fer càlculs sobre les dades utilitzant fórmules . I per ajudar a facilitar la cerca i lectura de la informació en un full de càlcul, Excel té diverses funcions de format que es poden aplicar a cel·les individuals, a files i a columnes o a taules completes de dades.
Atès que cada full de càlcul en versions recents d'Excel conté milers de milions de cel·les per full de càlcul, cada cel·la té una adreça coneguda com a referència de cel·la, de manera que es pot fer referència a fórmules, gràfics i altres funcions del programa.
Aquest tutorial cobreix els passos necessaris per crear i formatar un full de càlcul bàsic que contingui la taula de dades, fórmules i formatats que es veuen a la imatge anterior.
Els temes inclosos en aquest tutorial són:
- Introduir les dades a la taula
- Ampliació de columnes de fulls de treball individuals
- Afegint la data actual i un rang amb nom al full de treball
- Addició de la fórmula de deducció
- Addició de la fórmula salarial neta
- Còpia de fórmules amb el controlador de farciment
- Afegir format de número a les dades
- S'està afegint el format de la cel·la
01 de 08
Comença la taula de dades
Introduir dades a les cel · les de full de càlcul sempre és un procés de tres passos.
Aquests passos són:
- Feu clic a la cel·la on voleu que apareguin les dades.
- Escriviu les dades a la cel·la.
- Premeu la tecla Enter al teclat o feu clic en una altra cel·la amb el ratolí.
Com es va esmentar, cada cel·la d'un full de treball s'identifica amb una referència d' adreça o de cel·la , que consisteix en la lletra de la columna i el número de la fila que s'intersecte a la ubicació d'una cel·la.
En escriure una referència de cel·la, la lletra de la columna sempre s'escriu primer seguit del número de fila, com ara A5, C3 o D9.
Quan introduïu les dades d'aquest tutorial, és important introduir les dades a les cel·les de full de treball correctes. Les fórmules introduïdes en els passos següents fan servir les referències de les dades introduïdes ara.
Introduir les dades del tutorial
- Per seguir aquest tutorial, utilitzeu les referències de cel·la de les dades que es veuen a la imatge anterior per introduir totes les dades en un full de càlcul en blanc.
02 de 08
Ampliar columnes en Excel
Per defecte, l'amplada d'una cel·la permet que només es mostrin vuit caràcters de qualsevol entrada de dades abans que es vessi la informació a la cel·la següent a la dreta.
Si la cel·la o les cel·les de la dreta estan en blanc, les dades introduïdes es mostren al full de treball, tal com es pot veure amb el títol del full de treball Càlculs de deducció per a empleats ingressats a la cel·la A1.
Si la cel·la a la dreta conté dades, els continguts de la primera cel·la es truncaran als vuit primers caràcters.
Diverses cel·les de dades introduïdes en el pas anterior, com l'etiqueta Tasa de deducció: entrades a la cel·la B3 i a Thompson A. entrades a les cel·les A8, es truncaran perquè les cel·les de la dreta contenen dades.
Per corregir aquest problema perquè les dades siguin totalment visibles, calen ampliar les columnes que contenen aquestes dades.
Igual que amb tots els programes de Microsoft, hi ha diverses maneres d'ampliar columnes . Els passos següents abasten la forma d'ampliar les columnes amb el ratolí.
Ampliació de columnes de fulls individuals
- Col·loqueu el punter del ratolí a la línia entre les columnes A i B a l' encapçalament de la columna .
- El punter canviarà a una fletxa de doble sentit.
- Feu clic i mantingueu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu la fletxa cap a la dreta per ampliar la columna A fins que tota l'entrada de Thompson A. sigui visible.
- Amplieu altres columnes per mostrar les dades segons sigui necessari.
Ample de columnes i títols de full de càlcul
Atès que el títol del full de càlcul és tan llarg en comparació amb les altres etiquetes de la columna A, si aquesta columna s'amplia per mostrar el títol sencer a la cel·la A1, el full de treball no només semblaria estrany, però dificultaria l'ús del full de treball a causa de els buits entre les etiquetes de l'esquerra i les altres columnes de dades.
Atès que no hi ha cap altra entrada a la fila 1, no és incorrecte deixar el títol com si estigués llançant-se a les cel·les cap a la dreta. Alternativament, Excel té una característica anomenada fusió i centre que s'utilitzarà en un pas posterior per centrar ràpidament el títol sobre la taula de dades.
03 de 08
Afegir la data i un rang nomenat
Descripció general de la funció de data
És normal afegir la data a un full de càlcul, sovint per indicar quan el full s'ha actualitzat per última vegada.
Excel té una sèrie de funcions de dates que faciliten la introducció de la data en un full de càlcul.
Les funcions són simplement fórmules integrades a Excel per facilitar l'execució de tasques realitzades com ara afegir la data a un full de càlcul.
La funció TODAY és fàcil d'utilitzar perquè no té cap argument , que és la que necessita ser subministrada a la funció perquè funcioni.
La funció TODAY és també una de les funcions volàtils d'Excel, la qual cosa vol dir que s'actualitza cada vegada que es torna a calcular, la qual cosa sol ser una vegada que s'obre el full de càlcul.
Afegir la data amb la funció HOY
Els passos següents afegiran la funció HOY a la cel·la C2 del full de treball.
- Feu clic a la cel·la C2 per fer-la la cel·la activa
- Feu clic a la pestanya Fórmules de la cinta
- Feu clic a l'opció Data i hora a la cinta per obrir la llista de funcions de data
- Feu clic a la funció d' avui per mostrar el quadre de diàleg de la funció
- Feu clic a D'acord al quadre de diàleg per introduir la funció i tornar al full de treball
- La data actual s'ha d'afegir a la cel·la C2
Veient ###### símbols en lloc de la data
Si apareixen una fila de símbols d'etiqueta de hash a la cel·la C2 en lloc de la data després d'afegir la funció HORA a aquesta cel·la, és perquè la cel·la no és prou àmplia per mostrar les dades amb format.
Com es va esmentar anteriorment, els números sense format o les dades de text es vetllen per buidar les cel·les a la dreta si és massa gran per a la cel·la. Les dades que s'hagin formatat com a tipus de número específic, com ara moneda, dates o un temps, no obstant això, no es vessi a la següent cel·la si són més amples que la cel·la on es troben. En lloc d'això, mostren l'error ######.
Per corregir el problema, amplieu la columna C utilitzant el mètode descrit en el pas anterior del tutorial.
S'està afegint un rang anomenat
Es crea un rang amb nom quan una o més cel·les tenen un nom per facilitar l'identificació del rang. Els intervals de nom es poden utilitzar com a substituts de la referència de cel·la quan s'utilitzen en funcions, fórmules i gràfics.
La forma més senzilla de crear rangs amb nom és utilitzar el quadre de nom situat a la cantonada superior esquerra del full de treball sobre els números de files.
En aquest tutorial, la taxa de noms es donarà a la cel·la C6 per identificar la taxa de deducció aplicada als salaris dels empleats. L'interval indicat s'utilitzarà a la fórmula de deducció que s'afegirà a les cel·les C6 a C9 del full de treball.
- Seleccioneu la cel·la C6 al full de càlcul
- Escriviu "rate" (sense cometes) al quadre de noms i premeu la tecla Enter al teclat
- La cel·la C6 ara té el nom de "taxa"
Aquest nom s'utilitzarà per simplificar la creació de les fórmules de deduccions en el següent pas del tutorial.
04 de 08
Ingrés a la Fórmula de deduirs dels empleats
Descripció general de les fórmules d'Excel
Les fórmules d'Excel us permeten fer càlculs sobre dades de nombres introduïdes en un full de càlcul .
Les fórmules d' Excel es poden utilitzar per a la restricció de números bàsics, com ara l'addició o la resta, així com càlculs més complexos, com trobar la mitjana d'un estudiant en els resultats de les proves i calcular els pagaments d'hipoteques.
- Les fórmules en Excel sempre comencen amb el signe d'igual ( = )
- El signe d'iguals sempre s'escriu a la cel·la on voleu que aparegui la resposta
- La fórmula es completa prement la tecla Enter al teclat
Ús de referències de cel·la a les fórmules
Una manera comuna de crear fórmules a Excel implica introduir les dades de fórmula en les cel·les de full de càlcul i després utilitzar les referències de cel·la per a les dades de la fórmula, en comptes de les dades.
L'avantatge principal d'aquest enfocament és que si més endavant es fa necessari canviar les dades , és una simple qüestió de reemplaçar les dades a les cel·les en lloc de reescriure la fórmula.
Els resultats de la fórmula s'actualitzaran automàticament un cop canviïn les dades.
Ús de rangs amb nom a les fórmules
Una alternativa a les referències de cel·les és utilitzar rangs amb nom , com ara el percentatge de rang amb nom creat en el pas anterior.
En una fórmula, un rang amb nom funciona de la mateixa manera que un referent de cel·la, però normalment s'utilitza per als valors que s'utilitzen diverses vegades en fórmules diferents, com ara una taxa de deducció per a pensions o beneficis per a la salut, un tipus d'impost o un valor científic constant - mentre que les referències cel·lulars són més pràctiques en fórmules que fan referència a dades específiques només una vegada.
En els passos següents, s'utilitzen les dues referències de cel·la i un rang amb nom a la creació de fórmules.
Ingrés a la Fórmula de deduirs dels empleats
La primera fórmula creada a la cel·la C6 multiplicarà el salari brut de l'empleat B. Smith per la taxa de deducció a la cel·la C3.
La fórmula acabada a la cel·la C6 serà:
= Taxa B6 *Utilitzant el senyal d'introducció de la fórmula
Tot i que només es pot escriure la fórmula anterior a la cel·la C6 i mostrar la resposta correcta, és preferible utilitzar indicacions per afegir les referències de les cel·les a les fórmules per tal de minimitzar la possibilitat d'errors produïts escrivint a la referència de cel·la incorrecta.
L'assenyalament consisteix a fer clic a la cel·la que conté les dades amb el punter del ratolí per afegir la referència de la cel·la o el rang amb nom a la fórmula.
- Feu clic a la cel·la C6 per fer-la la cel·la activa
- Escriviu el signe d'igual ( = ) a la cel·la C6 per començar la fórmula
- Feu clic a la cel·la B6 amb el punter del ratolí per afegir la referència de la cel·la a la fórmula després del signe igual
- Escriviu el símbol de multiplicació ( * ) a la cel·la C6 després de la referència de la cel·la
- Feu clic a la cel·la C3 amb el punter del ratolí per afegir el rang de rang especificat a la fórmula
- Premeu la tecla Retorn al teclat per completar la fórmula
- La resposta 2747.34 ha de ser present a la cel·la C6
- Tot i que la resposta a la fórmula es mostra a la cel·la C6, fer clic a aquesta cel·la mostrarà la fórmula = B6 * a la barra de fórmules que hi ha a sobre del full de càlcul.
05 de 08
Ingrés de la fórmula salarial net
Ingrés de la fórmula salarial net
Aquesta fórmula es crea a la cel·la D6 i calcula el salari net d'un empleat restant l'import de la deducció calculat a la primera fórmula del salari brut .
La fórmula acabada a la cel·la D6 serà:
= B6 - C6- Feu clic a la cel·la D6 per fer-la la cel·la activa
- Escriviu el signe d'igual ( = ) a la cel·la D6
- Feu clic a la cel·la B6 amb el punter del ratolí per afegir la referència de la cel·la a la fórmula després del signe igual
- Escriviu un signe menys ( - ) a la cel·la D6 després de la referència de la cel·la
- Feu clic a la cel·la C6 amb el punter del ratolí a la referència de la cel a la fórmula
- Premeu la tecla Retorn al teclat per completar la fórmula
- La resposta 43.041.66 ha de ser present a la cel·la D6
- Per veure la fórmula a la cel·la D6, feu clic a aquesta cel·la per mostrar la fórmula = B6 - C6 a la barra de fórmules
Referències de cel·les relatives i còpies de fórmules
Fins ara, les fórmules de deduccions i salaris nets s'han afegit a una única cel·la en el full de treball - C6 i D6, respectivament.
Com a resultat, el full de treball actualment està complet per a un sol empleat: B. Smith.
En lloc de passar per la tasca consumida per recrear cada fórmula per als altres empleats, Excel permet, en determinades circumstàncies, copiar les fórmules a altres cel·les.
Aquestes circumstàncies solen implicar l'ús d'un tipus específic de referència de la cèl · lula, coneguda com a referència de cel·la relativa , a les fórmules.
Les referències de les cel·les que s'han introduït a les fórmules dels passos anteriors han estat referències de cel·les relatives, i són el tipus de referència de cel·la per defecte a Excel, per tal de fer que les fórmules de còpia siguin tan senzilles com sigui possible.
El següent pas del tutorial utilitza el control Fill Handle per copiar les dues fórmules a les files següents per completar la taula de dades de tots els empleats.
06 de 08
Còpia de fórmules amb l'identificador de farciment
Informació general sobre el maneig d'ompliment
L' identificador de farciment és un petit punt o quadrat negre a l'extrem inferior dret de la cel·la activa .
L'identificador de farciment té diversos usos, incloent copiar el contingut d'una cel·la a cel·les adjacents. omplint cel·les amb una sèrie de números o etiquetes de text i copiant fórmules.
En aquest pas del tutorial, l'identificador de farcit s'utilitzarà per copiar les fórmules de Deducció i salari net de les cel·les C6 i D6 fins a les cel·les C9 i D9.
Còpia de fórmules amb l'identificador de farciment
- Ressalteu les cel·les B6 i C6 al full de treball
- Col·loqueu el punter del ratolí sobre el quadrat negre a l'extrem inferior dret de la cel·la D6: el punter canviarà a un signe més "+"
- Feu clic i mantingueu premut el botó esquerre del ratolí i arrossegueu l'identificador de farciment fins a la cel·la C9
- Alliberar el botó del ratolí: les cel·les C7 a C9 han de contenir els resultats de la fórmula de deducció i les cel·les D7 a D9, la fórmula Salari net
07 de 08
Aplicació del formatat de números en Excel
Descripció general del format de l'Excel
El format del número es refereix a l'addició de símbols de moneda, marcadors decimals, signes de percentatge i altres símbols que ajuden a identificar el tipus de dades present en una cel·la i per facilitar la seva lectura.
S'està afegint el símbol percentual
- Seleccioneu la cel·la C3 per ressaltar-la
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta
- Feu clic a l'opció General per obrir el menú desplegable Format de Número
- Al menú, feu clic a l'opció Percentatge per canviar el format del valor a la cel·la C3 del 0,06 al 6%
Afegint el símbol de moneda
- Seleccioneu les cel·les D6 a D9 per ressaltar-les
- A la pestanya Inici de la cinta, feu clic a l'opció General per obrir el menú desplegable Format de Número
- Feu clic a la moneda del menú per canviar el format dels valors de les cel·les D6 a D9 a la moneda amb dos decimals
08 de 08
Aplicació del formatat de cel·la en Excel
Descripció general del formatat de cel·la
El format de cel·la es refereix a les opcions de format, com ara l'aplicació de formats en negreta al text o els números, el canvi de l'alineació de dades, l'addició de vores a les cel·les o l'ús de la característica combinar i central per canviar l'aparença de les dades d'una cel·la.
En aquest tutorial, els formats de cel·les esmentats s'aplicaran a les cel·les específiques del full de treball, de manera que coincideixi amb el full de treball acabat que es presenta a la pàgina 1 del tutorial.
Afegir format en negreta
- Seleccioneu la cel·la A1 per ressaltar-la.
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta .
- Feu clic a l'opció de format en negreta tal com s'identifica a la imatge de dalt per enreixar les dades a la cel·la A1.
- Repetiu la seqüència anterior de passos per enrutar les dades a les cel·les A5 a D5.
Canvi d'Alineació de dades
Aquest pas canviarà l'alineació per defecte esquerra de diverses cel·les a l'alineació central
- Seleccioneu la cel·la C3 per ressaltar-la.
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta.
- Feu clic a l'opció Centre d' alineació tal com s'identifica a la imatge de dalt per centrar les dades a la cel·la C3.
- Repetiu la seqüència anterior de passos per alinear el centre les dades de les cel·les A5 a D5.
Fusiona i les cèl·lules del centre
L'opció Combinar i Centre combina una sèrie d'elements seleccionats en una cel·la i centra l'entrada de dades a la cel·la més esquerra de la nova cel·la combinada. Aquest pas combinarà i centrarà el títol del full de treball - Càlculs de deduccions per a empleats ,
- Seleccioneu les cel·les A1 a D1 per ressaltar-les.
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta.
- Feu clic a l'opció " Fusiona i centre" tal com s'identifica a la imatge de dalt per combinar les cel·les A1 a D1 i centreu el títol a través d'aquestes cel·les.
S'afegeixen les vores inferiors a les cel·les
Aquest pas afegirà vora inferior a les cel·les en què continguin dades a les files 1, 5 i 9
- Seleccioneu la cel·la combinada A1 a D1 per ressaltar-la.
- Feu clic a la pestanya Inici de la cinta.
- Feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat de l'opció Frontera tal com s'identifica a la imatge de dalt per obrir el menú desplegable de les vora.
- Feu clic a l'opció de la vora inferior del menú per afegir un límit a la part inferior de la cel·la combinada.
- Repetiu la seqüència anterior de passos per afegir una vora inferior a les cel·les A5 a D5 ia les cel·les A9 a D9.